購買業務の流れとは？5つの基本ステップとポイントを解説！
「購買業務の流れについて、きちんと把握できていない」と、課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
購買に際しては、さまざまなデータや書類を扱う必要があるほか、守らなければならない条件を細かく把握しておく必要があります。
しかしあらかじめしっかりとした取り決めがされておらず、不明瞭な点が多いために、引き継ぎの際にトラブルが生じることも少なくありません。
そこでこの記事では、購買業務、および購買管理業務における基本的な流れと、ポイント・注意点、効率的に進める方法について詳しくご紹介します。
購買の基本的な流れ
購買業務では、基本的に下記の流れで取り組みます。
5つあるステップそれぞれのポイントや注意点などを把握したうえで、正確に運用することが大切です。
- 購買計画の立案
- 取引先への見積もり依頼・契約
- 取引先へ発注
- 納品受け取り後検収・支払い
- 物品の保管・移動
また購買業務で意識すべきルール「購買管理の5原則」に関しては「購買管理の5原則とは？効果的な購買にするために必要な準備も」で解説しています。
購買業務における基本的な方針から見直したい方は、合わせてご確認ください。
購買の流れ1｜購買計画の立案
製品に必要な材料をまとめて、購買計画を立案します。
その際、マーケティング部・営業部・生産部などの社内他部署の要望を汲み取ったうえで、購買先を決めることが大切です。
購買業務における重要なミッションは、各部署の要望に応えながら、適切な物品をより安く、よりよい品質で、必要な時期までに必要量用意することです。
そのためには、たとえば下記について検討しておく必要があります。
- 1社から仕入れるか、二社購買か
- 国内製品か、海外製品も検討するか
- 既存の取引先から選定するか、新規開拓を試みるか
- 既製品を使うか、製造から依頼するか
購買計画立案のポイント
購買計画の立案に際しては、定量目標（数値化できる目標）と定性目標（数値化できない目標、目指す状態の指針）を設定することが大切です。
定量目標は、受入不良率・原価低減率・納期遵守率をいい、QCD（品質・コスト・納期）に関わる指標です。
受入不良率で不良品の割合を確認、原価を抑えて営業利益を確保し、自社・取引先ともに納期を遵守することで、安定した製造ができるようになります。
今までの取引で確認された数値を確認し、無理のない定量目標を設定、購買計画を立案しなければなりません。
定性目標は、問題解決力・事務処理能力・関係構築能力をいい、主に購買担当者の能力に関する指標です。
取引先とのやりとりや事務処理のなかで、スムーズに業務を進められる能力を持つ人物を配置することが重要になります。
これらの目標を設定したのち、PDCAサイクルを回しながら最適化を目指していきましょう。
購買計画立案における注意点・課題
購買計画立案に際しての課題は、主に「扱うデータ量が多い」「数値で明確に測れる目標だけではない」ことが挙げられます。
たとえば取引先・物品・数量などを決める際に、これまでの取引データが一元化されていなければ、適切な選定をするのに大きな労力を割かねばなりません。
スケジュールに余裕がなかったり人手が足りなかったりする場合は、十分な検討ができず、適切な取引先を選べない可能性が高まります。
場合によっては、相場より高い金額で仕入れてしまったり、不良品の割合が多い取引先を選んでしまったりするかもしれません。
また定性目標では、単純に数値化できない目標や、成果が反映されるまでに時間のかかる目標が設定されることになります。
定性目標に対する評価は主観に寄ってしまうケースが多いため、システムによって可視化するような、適切な評価ができる仕組みも整える必要があるでしょう。
購買の流れ2｜取引先への見積もり依頼・契約
この章では、購入計画を立案したあとの見積依頼や契約までの流れを解説します。
各社の見積依頼に対する回答を確認したのちに、取引先を絞り込みましょう。
選定や契約のポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
見積もり依頼と取引先選定時のポイント
見積もり依頼時のポイントは、なにを、いつまでに、いくつ必要かを整理して伝えることです。
相見積もりの結果を比較しやすいよう、見積もりの情報は同じ条件で出しておくとよいでしょう。
また取引先の選定の際には、相手方の信頼性についても確認する必要があります。
倒産や支払いの遅延などのリスクを抑えるには、取引先の与信管理に問題がないか、円滑なコミュニケーションが取れるかなどを確認しておくことが大切です。
与信管理では下記の流れで情報を確認する必要があるため、あらかじめ手順をチェックしておきましょう。
- 取引先の信用調査、情報収集･･･取引先のサイトや、法務局から取り寄せる商業登録簿、調査会社への依頼などを利用する。取引先へヒアリングする。
- 与信審査･･･定番分析（数値データの分析）、定性分析（経営者の資質、事業の見通しを判断）、商流分析（取引先における事業全体の流れを分析）
- 与信承認
- 与信事後管理･･･取引開始後も、債権管理や取引先の見直し、問題案件の発生頻度などをチェックする
契約時のポイント
契約書を締結する際は、書類に不備がないことを細かくチェックします。
製造から依頼する場合には、コンプライアンスにも注意する必要があります。
たとえば、下請け法に違反していないかのチェックです。。
また契約方法に応じて、契約書締結には注意すべきポイントがあります。
- 書面契約･･･署名押印をしたうえで、必要に応じて収入印紙の貼付
- 電子契約･･･電子署名を利用する際の要件を確認し、作成・交付
いずれの契約方法でも「契約締結日・効力発生日の認識にずれがないか」「収入印紙は必要か・どちらが負担するのか」「製本方法」など、あらかじめ情報をすりあわせしておきましょう。
さらに、スムーズな購買ができるよう、必要に応じて基本契約書を交付して「担当者名と日付、詳細が記載されていればFAXでも可」「品番や数量がわかれば、メールでも可」などの取り決めをしておくと、のちの発注業務がスムーズになります。
見積もり依頼・契約時の注意点
見積もり依頼時や契約締結時には、綿密な情報収集ができる能力と、法律に関する知識が求められます。
たとえば与信審査を怠れば、取引先の都合による不利益を被る可能性が上がってしまうでしょう。
契約書締結でミスがあれば、契約の不履行や認識の食い違いによるトラブルが生じたり、収入印紙貼付忘れによる過怠税負担が生じたりする場合もあります。
専門的な知識が必要になるため、相談できる場所を見つけておいたり十分なチェック体制を構築したりして準備しておくことが大切です。
あるいは、サポートを受けられるようにシステムやツールを導入するのもよいでしょう。
購買の流れ3｜取引先への発注
契約業務が終わったら、実際に発注をします。
発注方式には定量発注方式と、定期発注方式のふたつがあります。
定量発注方式は、スポット購買とも呼ばれ、在庫数が一定水準を下回った際に発注する方法です。
定期発注方式は、定期購買とも呼ばれ、定期的に発注する方法をいいます。
購入する物品が直接材か間接材かによって、発注方式を使い分けるとよいでしょう。
発注時のポイント
発注時に注意すべきことは複数ありますが、特に注意しておきたいのが部署ごとでで個別に発注することによる情報の共有不足です。
部署がそれぞれで発注すると、下記のリスクが生じる可能性が高まります。
- リードタイムが把握できない
- 発注が重複したり漏れたりする
- 顧客の購入履歴などの情報が分散することにより、うまくデータ管理されない
- 過剰在庫を抱える
- 発注方法が統一されない
発注業務は購買部署を通して行うよう、あらかじめ仕組み作りをしておくことが大切です。
発注時の注意点
購買部門は、発注リードタイム（発注してから納品されるまでの期間）や製造リードタイム（製造開始から完成までのリードタイム）を確認する必要があります。
リードタイムが把握できていないと、在庫過多になったり不足が生じたりして、製造業務に支障が出る可能性が高まるためです。
発注方法が適切でない場合は、購買部門による調節とともに、各部門への説明や説得が必要になる場合もあるでしょう。
購買の流れ4｜納品受け取り後検収・支払い
納品を受け取った後の購買の流れは、検収・支払いです。
この章では、研修時にチェックすべき項目のポイントや支払いの流れを解説します。
検収時のポイント
検収の際は、できるだけ早いうちに、十分な検収作業を済ませておくことが大切です。
QCDを維持し、定量目標が達成されているかを判断するためにも、納品物が基準とする品質を満たしているか、破損品がないかを確認する必要があります。
もし基準に満たない物品があれば早急に取引先へ連絡し、対応してもらうことが、製造スケジュールに変更を生じさせないために重要です。
また担当者の感覚的な検収ではなく、下記の項目を記載した検収書を用いながらチェックするとクオリティの均一化につながります。
- タイトル
- 発注者・受注者情報
- 検収日
- 検収担当者・押印
- 納品物の詳細、注文書や納品書との齟齬の有無
検収書は法人の場合は原則7年、個人事業主の場合は原則5年、保存する必要がある点に注意しましょう。
支払い時のポイント
支払いの際は、下記の流れを把握しえたうえで進めましょう。
- 請求書を確認、支払い予定表の作成
- 振り込み
- 取引を出金伝表へ記帳
- 消込
支払いのタイミングは「都度支払い」と「締め日支払い」の2通りがあるため、契約書にのっとり、取引先ごとに対応します。
検収・支払い時の注意点
検収・支払い業務の際にミスや齟齬があると、取引先との信頼関係を損なう可能性が高まります。
そのため、慎重なチェックが必要です。
また支払い業務が滞ると、キャッシュフローが乱れたり、支払い漏れが生じたりするリスクが高まります。
スムーズかつ抜け・漏れなく支払い業務が進められるよう、情報を把握・管理しなければなりません。
購買の流れ5｜物品の保管・移動
購買した物品は、物の性質に合った保管方法で管理する必要があります。
必要な場合は、より適した保管方法ができるよう、移動させることも検討しましょう。
保管・移動時のポイント
保管・移動時のポイントには、下記の3つがあります。
- 商材の性質に合わせた、適切な保管環境を用意する
- 定期的に棚卸しをする
- 出庫や出荷の記録を細かく付け、情報に齟齬や矛盾が生じないようにする
商材によっては、適切に保管するために温度・湿度・直射日光・振動などを避けなければなりません。
もし管理を怠り頻繁に廃棄することになれば、値下げ交渉が上手くいっていても、企業としての利益を圧迫してしまうでしょう。
また、在庫の過不足が生じていないかを確認するために、定期的な棚卸しも不可欠です。
発注量と使用状況を定期的に確認し、踏まえて在庫状況をチェックしておきましょう。
このとき、リードタイムも考慮に入れて計算しないと納期遅れを招いてしまうリスクにつながり兼ねません。
保管・移動時の注意点
保管・管理業務の際は、管理ルールを作成・周知しておく必要があります。
基本ルールと、管理に必要な下記の情報をまとめた管理表を作成しておきましょう。
- メーカー品番
- 保管場所
- 注意事項
- 個数
- 管理コード
- 担当者の名前と部門
また、棚卸し時や普段のチェックにより廃棄した物品がどれくらいあったのかといった情報もまとめておくと、購買業務の見直しに役立ちます。
流れが確定したら購買業務フロー図も忘れずに作成する
購買業務の主な流れは、ここまでご紹介してきたとおりです。
しかし、業務に関わる人全員が、上記の流れを把握して適切に運用する必要がある点を把握しておきましょう。
責任の所在があいまいになったり、現状把握があいまいになってしまったりしないためには、購買業務フロー図を作成するのがおすすめです。
購買業務フロー図作成にあたっては、下記の情報を整理しておきましょう。
- 購買業務に携わる部署がどこか･･･購買部、経理部、財務部、生産部など
- 購買業務に必要な書類はなにか･･･見積書、発注書、納品書、検収書、請求書など
誰が見ても一見でわかるよう、色分けや記号を用いて、シンプルに作成することが大切です。
またすぐに確認できるよう、オンラインで共有しておいたり、すぐに確認できる場所へ掲示しておいたりするとよいでしょう。
購買業務の流れを効率的に進めるには？
購買業務に際しては、膨大な情報を扱う必要があります。
それらの情報をもとにして正しい分析ができるスキルや、取引先・社内に対して円滑にやりとりができる対人スキルも必要です。
ゆえに難しいと言われることの多い購買業務を効果的に進めるためには、下記の方法を検討するのがよいでしょう。
- システムを導入する
- 担当人数を増やす
- 購買業務をアウトソーシングする
システムを導入する
購買業務に役立つシステムとして、購買管理システムや、電子帳簿システムがあります。
とくに購買業務全体を効率化したい、または情報の一元管理をしたい場合は、購買管理システムがおすすめです。
購買管理システムにはクラウド型とオンプレミス型、カタログ購買型とスポット購買型、間接材対応型と直接材対応型などのようにさまざまな項目で分類が可能ですが、基本的な搭載機能は概ね共通しています。
- 購買計画機能…生産計画に合わせて、どのサプライヤーからどれだけ購入するかを選定する際に役立つ機能
- 仕入れ先管理機能…各取引先の基本情報や取引履歴を管理する機能
- 取引契約機能…契約内容を保存し、必要な時に把握するための機能
- 発注管理機能…発注から納品までの流れを可視化する機能
- 価格管理機能…購買価格の情報を過去の履歴も含めて確認できる機能
- 納期管理機能…納品されるまでの現在のステータスを確認するための機能
- 品質管理機能…納品物について、基準に満たなかった数量や不良の内容を管理する機能
- 検収支払い管理機能…検収・支払いのステータスを管理する機能
詳しくは「購買管理システムとは？購買の悩みを解決する4つのメリット」で解説しているため、あわせてご確認ください。
担当人数を増やす
購買管理の部署では、扱うデータ量・業務量に対し、人員不足が生じているケースが少なくありません。
担当者を増やして担当業務を細分化しておくことで、取引先との癒着や私用物品の同時購入といったトラブルも防げる可能性が高まります。
購買管理業務による効果を高めたい場合は、担当人数を増やし、万全なチェック体制を敷いておくことが大切です。
購買業務をアウトソーシングする
購買管理に際して、「システムを導入しても扱いきれるかわからない」「人員が足りない」といった場合には、アウトソーシングする方法も検討できます。
マーケティングの専門知識を備えた外部企業へ委託すれば、購買業務の最適化を図れます。
ただし、下記のデメリット・注意点が生じることは把握しておく必要があるでしょう。
- 原価など自社の購買に関する重要情報や機密情報を外部の企業に公開する必要がある
- 情報セキュリティリスクが生じる
- 選定してからアウトソーシングができるまでに日数が生じる
- 管理システムなどを導入する際にはコストが発生する
購買の流れを見える化・効率化！購買管理システムなら「intra-mart Procurement Cloud」
購買管理システムを導入する場合は、ぜひ「intra-mart Procurement Cloud」をご検討ください。
「intra-mart Procurement Cloud」はクラウド型の購買管理システムで、ソーシングから支払いまでをワンストップで管理できるシステムです。
今まで野村不動産パートナーズ株式会社さま、日本コカ・コーラ株式会社さま、住友三井オートサービス株式会社さまなど、多くの企業さまに活用されています。
「intra-mart Procurement Cloud」では、デモンストレーションの利用や、1部署1品目からのスモールスタートも可能。
購買業務に課題を感じている方は、ぜひ「intra-mart Procurement Cloud」からご確認ください。
まとめ
購買の基本的な流れは、「購買計画の立案」「見積もり依頼・契約」「発注」「検収・支払い」「物品の保管・移動」の5つです。
それぞれにポイントや注意点があるため、あらかじめ情報を把握・整理しておく必要があります。
ご紹介した内容をもとに、購買業務の内容・方法を見直してみましょう。
