企業における購買とは？役割や仕事内容・必要なスキルを解説
備品や資材・原材料など、企業活動にかかわるさまざまなものを購入する「購買」は、企業においてなくてはならない存在です。
特に製造業における購買業務は、事業戦略の中心となる非常に重要な役割を担います。
ただ、実際に現場で働く中で「どのようなことが求められているのか」「何をすれば企業に貢献できるのか」と頭を悩ませている担当者もいるかもしれません。
そこでこの記事では、企業における購買の基礎知識について解説した上で、一般的な業務内容や求められる能力を解説します。
また、企業の購買担当者が抱えがちな課題とその解決方法もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
企業における購買とは？役割・種類を解説
購買業務に従事している方の中には「企業における購買の役割って何だろう？」と考えたことがある方も多いはずです。
そこで本章では、企業における購買とはどのようなものなのかについて解説します。
そもそも購買とは
購買とは、企業活動において必要な資材や部品・消耗品などを購入することを指します。
購買業務の主な目的は、必要なものを必要なタイミングで、できるだけ低コストで購入することです。
また、購買の仕事は購入して終わりではなく、請求書の発行やその後の検収までも管理します。
このように企業における購買の基本的なフローは同じですが、会社や業種によって若干業務が異なるケースもあるため、よく確認して行うのが大切です。
企業における購買の本質的な役割
企業活動に必要なものを購入するのが購買ですが、ただものを買うだけではなく、実は企業経営において重要な役割を担っています。
ここでは、企業における購買の本質的な役割を2つご紹介します。
役割1.必要なものを必要なタイミングで、必要な量そろえる
1つ目の役割が、必要なものを必要なタイミングで、必要な量そろえるという役割です。
もし購買業務が滞ってしまい、必要なものの到着が遅れてしまったり、量が足りなかったりすると、企業活動が止まってしまいます。
例えば、製造業であれば必要な部品や原材料が届かない・足りないとなると、生産ラインがストップし、製品が生産できなくなってしまうのです。
役割2.低価格で高品質なものをそろえる
購買のもう1つの重要な役割が、できるだけ低価格で高品質なものをそろえることです。
企業が利益を向上させるためには、基本的には売上を上げるか、コストを削減するかのどちらかが必要になります。
購買担当者は、このコストを削減するために、低価格で商品を仕入れる必要があるのです。
しかし、低コストは達成していても、比例して低品質なものを仕入れていては、作り出される製品の質も下がってしまいます。
これでは企業の経営に悪影響が出てしまう可能性が高いため、コストを下げつつ、品質を維持もしくは向上させることが重要です。
企業における購買の種類
企業における購買には「集中購買」と「分散購買」の2種類があります。
ここでは、それぞれの種類の特徴をご紹介します。
種類1.集中購買
集中購買とは、企業に支社や工場などが複数ある場合に、購買業務を社内の一箇所に集約する購買方法です。
全部署・全事業所の購買を取りまとめて発注するため、まとめ買いによる値引きが受けられる可能性が高く、コスト削減につながりやすいのがメリットです。
一方、購買の窓口を1本化することで、拠点の数や取引先が多い場合には、担当者の業務量が比例して増えてしまう点はデメリットといえるでしょう。
種類2.分散購買
分散購買とは、それぞれの事業所や工場で発注作業を行う購買方法のことです。
拠点ごとに購買部門を置き、それぞれのタイミングで必要なものを購買します。
拠点ごとに必要なタイミングで発注できるため、現場の状況に合わせて納期を柔軟に調節できるのが主なメリットです。
ただし、集中購買と比較すると1回の購入量が減ってしまうため、購入単価が上がってしまい、利益を圧迫する可能性がある点には注意しなければなりません。
◆集中購買・分散購買について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
企業における購買部門・担当者の基本的な5つの業務内容
企業における購買部門・担当者の業務は業種や会社ごとに多少異なりますが、大元の部分は同じことがほとんどです。
そこで本章では、企業における購買部門・担当者の基本的な5つの業務内容についてご紹介します。
取引先の選定
購買担当者がまず行う業務が、取引先の選定です。
関係する部門と打ち合わせを行い、何を・どれだけ・いつ・どのくらい購買すべきかという情報を「見積依頼書」にまとめます。
見積依頼書を各サプライヤーに送付し、返ってきた見積結果は関係部門を交えて比較検討し、取引先を選定します。
見積結果を比較する際は、QCD（Quality（品質）・Cost（コスト）・Delivery（納期））の観点で比較し、評価することが重要です。
QCDは基本的にトレードオフの関係にあり「品質は高いけど価格も高い」「納期は短いけど品質も低い」となりがちです。
そのため、自社が何を重要視するのかに応じて、取引先を選定する必要があるでしょう。
価格の交渉
取引先の選定が終われば、価格の交渉をします。
購買による価格交渉をすることで、コストダウンを図る目的があります。
具体的には、多くの数量を発注する代わりに単価を下げてもらう「ボリュームディスカウント」などが挙げられるでしょう。
ただし、過度な交渉は取引先との関係を悪化させるリスクもあるため、十分に注意しましょう。
発注
依頼部門・サプライヤーと協議の上で取引先が決定すれば、発注を行います。
一般的に発注を行う際は、発注書を発行します。
発注書はビジネスにおいて必須というわけではありませんが、取引内容や金額のズレなどによるトラブルを避けるため、準備しておくのが無難でしょう。
なお、発注書を記載する際は、ミスがないよう情報が正しいかどうかのチェックが非常に重要です。
入荷・検収・在庫管理
発注が完了すれば、最後に入荷・検収作業を行います。
取引先に発注した物品はあらかじめ決定した納入日に納品されるため、数は合っているか、品質は満たしているかなどをチェックしましょう。
検収を行う際は、納品された現物・現物と一緒に入っている納品書・発注書の内容を照合し、合致しているかを確認します。
なお、品質については購買担当者では適切かどうか見分けられない場合もあるため、依頼部門に検収を協力してもらいましょう。
もし、数量や品質に不備があった場合には取引先に連絡し、再配達・交換などの対応を依頼します。
サプライヤーとの関係構築
購買担当者の業務にはものを購入するだけでなく、サプライヤーとの関係構築も含まれています。
サプライヤーと良好な関係を築くことで、物品の価格が妥当であることの判断材料を提供してもらいやすくなったり、価格交渉がしやすくなったりします。
これにより、適正な金額で物品が買いやすい環境が構築できるため、無駄なコストが発生しにくくなるのです。
サプライヤーとの関係を維持・向上させるのも、購買担当者の重要な役割です。
購買業務の成否を左右する「購買管理の5原則」とは？
購買業務を円滑に進めるための原則として「購買管理の5原則」があります。
本章では、購買業務の成否を左右する「購買管理の5原則」の内容をご紹介します。
信頼できる取引先を選定する
購買管理の5原則の中で最も重要といえるのが、信頼性の高い取引先を選ぶことです。
もし、安定して商品が供給できない、財政面に不安があるといった取引先を選定してしまうと、業務に直接的な支障が生じてしまいます。
取引先を選ぶ際は、事前に以下の項目を調査し、取引を進めていけるか判断する必要があります。
・取引先の財務状況を与信管理で調査する
・購入する資材の調達ルートを確認する
・こちらの依頼に対して前向きに協力してくれるか
安定かつ安心した取引を実現するため、取引先の選定は慎重に行いましょう。
適正な品質を確保する
購買業務では、仕入れた物品が求める品質に達しているかを確認する必要があります。
仮に、コスト削減をかかげて低価格の資材を購入できても、比例して品質が落ちてしまっては、自社の製品の評価も落ちてしまいます。
適正な品質を確保するための方法の例は以下のとおりです。
・実際に使用する部門の担当者とともに検査する
・取引先に適切な品質管理体制が敷かれているかをチェックする
・取引を始める前に品質要件を明確化しておく
・不良時の対応を明確にしておく
自社だけでなく、サプライチェーン全体で品質を保証する仕組みを整えることが求められるでしょう。
適正な数量を設定し、確保する
購買業務において、適正な数量の物品を確保することも、重要な業務です。
例えば、製造業において原材料が足りなくなってしまうと、生産計画の変更を余儀なくされたり、最悪の場合業務そのものが停止したりしてしまいます。
反対に、原材料が多すぎると保管コスの上昇や在庫管理にあたる従業員の作業工程の増加を招く場合があります。
また、長期保管により資材が劣化し、廃棄処分になってしまうことも考えられるでしょう。
常に適正な数量を確保するためには、以下のポイントに注意する必要があります。
・製品需要の予測を最適化する
・在庫管理を徹底する
・自社に必要な数量を取引先が供給できるか確認する
・資材ごとの適正量を設定する
購買部で適正量がわからない場合は現場からヒアリングするなどし、効率的に仕事が行える環境を作りましょう。
納期を適切に管理する
納期の管理とは、物品が納品される日程を取引先と調整し、決定する手順のことを指します。
もし適切に納期が管理できていなければ、生産に遅れが出たり、業務がストップしたりしてしまう可能性があります。
納期を管理する際は、以下のポイントに着目しましょう。
・発注リードタイム（発注してから納品するまでの時間）はどれくらいか
・取引先が短納期発注に対応しているか、対応している場合どれくらいで納品可能か
また、仕入先を一つに絞ってしまうと、納期遅延のリスクが高まってしまいます。
そのため、複数の取引先と契約しておくなどのリスク回避策を準備しておくと、万が一の際も安心できるでしょう。
適正価格で購入する
仕入れる物品について、価格が適正であるかを管理することも購買業務の重要な要素です。
もし価格が極端に高ければ利益を圧迫しますし、反対に安すぎる価格で購入すると自社の製品の品質が下がってしまう可能性があります。
物品の価格を適切に管理するには、以下のポイントに着目します。
・市場価格と比較して高すぎない・安すぎないか
・品質と価格のバランスが合っているか
価格が適正でないと判断した場合、取引先に対して価格交渉を行うこともあるかと思います。
その際は、なんとなくの感覚ではなく、信頼できるデータをもとに交渉すると、説得力が高まり成功する確率を上げられるでしょう。
◆購買管理の5原則について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
→購買管理の5原則とは？効果的な購買にするために必要な準備も
企業の購買担当者に求められる5つの能力
購買業務は企業において重要な役割を担うことから、さまざまな能力が求められます。
本章では、企業の購買担当者に求められる5つの能力をご紹介します。
コミュニケーション能力
企業の購買担当者には、コミュニケーション能力が必須といえます。
なぜなら、購買部門内や関係部署などの社内の従業員はもちろん、取引先の担当者など社外の方ともコミュニケーションを取る必要があるためです。
通常時の発注だけでなく、場合によっては価格の交渉やトラブル時の対応なども行わなければならないため、ただ話せる・連絡できるだけではなく、日頃から良好な関係を保つためのコミュニケーション能力が求められます。
そのため、最低でも人と話すのが苦ではない方に向いている仕事といえます。
交渉力
購買業務を行う担当者には、価格における交渉力も求められます。
企業が購買部門に求めるのは、できるだけ安く高品質な物品を仕入れることです。
そのために、時には取引先に対して価格交渉する必要もあるのです。
ただし、仕入れ側は「安く買いたい」と思っていても、販売する側は「できるだけ高く売りたい」と考えているため、前提として利害は一致していません。
そのため、こちらの意見のみを押し通そうとすると、取引先との関係が悪化してしまう可能性があります。
取引先の利益も頭に入れつつ、価格交渉を進めていくという高度な交渉力が求められるのです。
リサーチ力
企業の購買業務にかかわるのであれば、リサーチ力も求められる能力の一つです。
購買担当には、可能な限り安く、自社のニーズに合った物品を、安定して購入することが求められます。
そのためには該当物品の価格水準や取り扱いのあるサプライヤー、現在の市場の状況など、さまざまな情報を仕入れる必要があります。
また、海外のサプライヤーと取引がある企業の場合は、海外情勢にも目を配る必要が出てくるでしょう。
これらのことから、購買担当者には必要な情報を早く・正確にリサーチする能力が必要となるのです。
注意力
企業の購買業務には、細かいミスを見つけられる注意力が必要になります。
なぜなら、万が一ミスにより物品の遅延や未発注などが起こってしまうと、社内の業務に大きな問題が発生してしまうためです。
例えば、発注数が10のところ100と一桁多く記入して発注してしまうと、過剰在庫が発生してしまい在庫管理の手間が増えてしまいます。
また、納品された物品の検収時に不備に気づけなければ、製品を作る過程でエラーが起きてしまう可能性もあるはずです。
一つひとつの仕事においてチェックを欠かさない丁寧さは、企業の購買担当者に求められる能力の一つといえるでしょう。
スケジュール管理能力
企業の購買担当者には、スケジュールを管理する能力も求められます。
企業活動に必要な資材・原材料がなければ、現場は製品を製造したり、サービスを開発できたりしません。
自社が計画通りに企業活動を行うためには、購買部門が「いつまでに発注すればよいのか」「物品の納期はいつか」などの納期管理を徹底して行う必要があるのです。
ちなみに、実際の業務では発注する物品や取引先業者が一つということはないため、複数の納期管理を同時並行で行う必要があります。
そのため、購買担当者にはスケジュール管理能力が必須となるのです。
企業の購買担当者が抱えがちな5つの課題
企業で購買業務を行っていると、多くの課題に直面します。
本章では、企業の購買担当者が抱えがちな5つの課題をご紹介します。
購買情報が共有されない
誰が、何を購買したのかが共有されない状況は、購買業務を行っていると起こりがちな課題です。
例えば、同じ工場内でも各生産ラインの担当者がそれぞれ必要に応じて発注していると、同じ物品を重複して発注し、過剰在庫につながってしまう可能性があります。
また、同じ物品を同じ取引先から発注すればボリュームディスカウントが受けられる可能性がありますが、その機会も失ってしまいます。
くわえて、拠点ごとの購買情報が共有されなければ、どこで・誰が・何を購入しているかわからないため、不正の温床になってしまうことも考えられるでしょう。
発注業務が煩雑化している
アナログな企業の場合、発注業務が煩雑化し、担当者を疲弊させたり、ミスが起こったりする原因になっています。
例えば、見積もりから発注・請求書の管理までを手作業で行っている場合、ITツールを使う場合と比較して工数が増えてしまうため、業務が効率的に行えません。
また、社内外とのやり取りもメール・FAX・電話などさまざまな方法で行っていると、手間や時間がかかってしまいます。
作業が煩雑化した結果、ミスが起こる確率が上がってしまい、適切に業務が進まなくなってしまうのです。
不明瞭な取引が発生し確認に時間がかかる
企業で購買業務を行うと、不明瞭な取引が発生してしまうことがあります。
このような場合、一件ずつ取引履歴をチェックして内容を確認しなければならないため、企業規模が大きいほど時間がかかってしまうのです。
企業において不明瞭な取引はあってはならないため、確認作業は省略できません。
一つの確認に多くの人的リソースを割かなければならず、結果的に企業全体の生産性も下がってしまうのです。
発注書・請求書などの帳票類が適切に管理されていない
購買業務では発注書や請求書など、さまざまな帳票類を取り扱います。
会社によっては帳票類の保管ルールや置き場所が統一されておらず、過去のデータを参照する際に苦労するケースがあります。
また、購買する商品数や取引先が多い場合、帳票類の数が多く探したい情報になかなかたどり着けず、書類探しに必要以上に時間を使ってしまうこともあるはずです。
購買業務の効率化を目指すのであれば、改善すべき課題といえるでしょう。
購買業務が属人化している
企業の購買業務は、それぞれに取引先や物品を担当するケースが多くなっています。
そのため、業務自体が属人化しやすいという特徴を持っているのです。
例えば、商品を仕入れる際の発注方法や取引条件、前工程でのやり取り内容を各担当者しか把握していないことがあります。
この結果、担当者が病気などで休んだ場合に発注業務が滞ってしまったり、異動により引き継ぎする際に時間がかかってしまったりします。
このことで、生産体制に影響が出て、業務効率が下がってしまうなどの悪い影響がでてしまうことがあるのです。
企業における購買業務の課題を改善するポイント
購買業務における課題を放置していると、時間が経つごとにさらに問題が大きくなってしまいます。
そこで本章では、企業における購買業務の課題を改善するポイントをご紹介します。
購買情報の集約・一元化ができる環境を整える
企業における購買業務をスムーズに行うためには、情報の集約・一元化ができる体制を整えることが重要です。
購買情報を集約・一元化することで、どの仕入先が最も安いのか、スムーズに対応してくれるのかなどが把握できるため、業務の効率化・コスト削減につなげられます。
情報の一元化は紙媒体や口頭では限界があるため、購買管理システムや調達管理システム・生産管理システムなどの、ITツールを活用して行うことをおすすめします。
各拠点の購買を見える化する
購買情報を一元化しても、本社だけでしか確認できなければ課題の解決にはつながりません。
各拠点の購買情報を全社で共有し、いつでも誰でも見られる状態にしておくのが望ましいでしょう。
そうすることで、取引先の選定や物品の価格比較などが容易になり、企業の利益最大化に貢献しやすくなります。
また、購買業務を可視化することで「誰が」「いつ」「どこから」といった情報が把握できるようになるため、意図的な不正や不明瞭な取引があった場合にも早く気付けるでしょう。
購買における業務フローを見直す
企業の購買業務において課題が発生している場合は、業務フローを見直すことも課題解決に効果的です。
業務フローを見直すことで「どこでミスが起こりやすくなっているのか」「どこが非効率なのか」など、ネックとなっている部分が改善できます。
業務フローを見直すためには、まず現状の把握が必要です。
例えば、帳票類の管理ルールがなく適切に取り扱われていないのであれば、保管場所を決めるなどのフローを追加します。
また、購買業務が属人化してしまっている場合は、購買における業務フロー図を作成し、作業の標準化を図るのもよいでしょう。
購買業務におけるボトルネックを改善し、自社に最適な業務フローを構築しましょう。
企業の購買業務改革を推進する「購買管理システム」とは
企業における購買業務の課題を解決するポイントはあるものの、一つひとつを手作業で行うのは時間も手間もかかります。
変化が早いビジネス環境において、時間と手間をかけてしまうのは得策とはいえません。
企業の購買業務をスムーズに改善したいとお考えであれば、購買管理システムの活用がおすすめです。
本章では、購買管理システムとはどのようなものなのかを解説します。
購買管理システムとは
購買管理システムとは、購買業務を効率的に管理することで業務コストの削減・品質の確保・内部統制・ガバナンス強化など、企業の利益を最大化することを目的としたシステムです。
例えば、発注した商品の品目や価格・数量・納期を可視化できたり、過去の取引実績をいつでも確認したりできます。
これにより、急に担当者が変わった場合でも、発注業務に支障が出てしまう心配がなくなるでしょう。
また、購買に関する情報を全社で閲覧管理できるため、不正・不備の防止にもつながります。
購買管理システムは、購買業務の課題解決に大きな効果が見込めるシステムといえるでしょう。
購買管理システムを選ぶポイント
購買管理システムは、現在さまざまな企業が提供しています。
数ある商品の中から、自社に適合したものを選ぶには、以下のポイントを押さえて置く必要があります。
・自社の課題を解決できる機能が搭載されているか
・既存のシステムと連携できるか
・初期費用・月額は予算の範囲内か
・サポートが受けられるか
購買管理システムには、間接材に特化したものや業種に特化したもの、オールラウンドに使えるものなど多數の種類があります。
それぞれ特徴が異なるため、機能や金額・連携の有無などをしっかりと確認したうえで、製品を選ぶことをおすすめします。
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まとめ
企業における購買の本質的な役割は、以下の2点です。
・必要なものを必要なタイミングで、必要な量そろえる
・低価格で高品質なものをそろえる
役割自体はシンプルですが、実践するためには購買管理の5原則を守りつつ、必要なスキルも磨いていかなければなりません。
また、現場ではさまざまな課題がうまれるため、一つひとつクリアし、安定して低価格で物品を仕入れられる環境を構築する必要があります。
もし、購買管理システムで購買業務を改善したいとお考えであれば、NTTデータイントラマートの「intra-mart Procurement Cloud」の導入をご検討ください。
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