購買業務とは？仕事内容から現場の課題・解決方法をご紹介

購買業務とは？基本的な知識を解説

購買業務に関わり始めたばかりの方の中には、そもそも購買業務とはどのようなものか、いまいちピンときていない方もいるかもしれません。

 

そこで本章では、購買業務についての基本的な知識を解説します。

購買業務とは

購買業務とは、企業活動に必要なものを外部から購入する業務のことです。

 

購入対象は部品や資材・原材料などの有形のものにとどまらず、役務やサービスなどの無形のものも含まれます。

 

購買業務の主な目的は、必要なときに・必要なものを・必要なだけ・低コストでは発注先から買い入れることです。

 

もし購買業務が滞ってしまうと、商品を製造できないなどさまざまな問題が発生してしまいます。

 

一見地味に思われがちな購買業務ですが、非常に重要な役割を果たしているといえるでしょう。

購買業務の重要性

購買業務の重要性は、必要なタイミングで資材や部品を購入するだけにとどまりません。

 

購買業務は、企業における利益の創出にも重要な役割を果たします。

 

企業が利益を生むには、基本的に売上を上げるか原価を抑えるかのどちらかになります。

 

つまり、購買業務が適切な発注先を選択し、価格交渉を通じて低価格で原材料を仕入れられれば、企業の利益が向上するのです。

 

特に、製造原価の高い製造業では、購買業務の役割がより重要になるといえるでしょう。

購買と調達の違い

購買と混同されることも多い業務が調達ですが、この2つは仕事内容が異なります。

 

・購買：生産計画に基づいて今必要な設備・部品・材料などを購入する

・調達：要求者が求めるもの・サービス・人材などを適切なタイミングで提供する

 

購買は生産に必要な原材料などを購入することを指しており、調達と比較すると限定的な意味を持ちます。

 

つまり、購買は調達の1つの手段といえるのです。

 

しかし、実際の現場では厳密に区別することなく同じ意味合いで使用しているケースも多いため、社内での役割を改めて確認しておくことをおすすめします。

購買業務の基本的な仕事内容

購買業務の基本的な仕事の流れは以下の通りです。

 

1.購買計画の策定

2.見積依頼・依頼先の選定

3.発注

4.納品・検収

5.支払い処理

6.在庫管理

 

本章では、それぞれのステップの内容を詳しく解説します。

購買計画の策定

購買計画の策定とは、生産計画に基づいて必要な資材・部品を購入するための計画を策定することです。

 

購買計画には、生産に必要な資材・部品が「どのようなもので」「いつ」「いくらで」「どれくらい」購入するのかなどが含まれます。

 

このとき、過去の購買実績や市場動向なども考慮して計画を策定しなければ、企業が高い利益を生み出すことが難しくなります。

見積依頼・依頼先の選定

購入を希望する商品を取り扱っているサプライヤーに、見積もりを依頼します。

 

このとき、複数のサプライヤーが同じ商品を取り扱っている場合には、相見積もりを行いましょう。

 

各社に見積もりを作成してもらい「品質」「納期」「価格」などを比較し、最適なサプライヤーを選びましょう。

発注

注文するサプライヤーが決まれば、発注を行います。

 

発注の方法はさまざまですが、見積書の内容をもとに発注書を作成し、発注先にFAXやメールなどで送付するのが一般的です。

 

また発注先によって、電話で発注の受付をしているところもあります。

納品・検収

発注した資材や部品が届いたら、品物の品質や数量をチェックします。

 

届いた品物に不備や数の不足がないかを検収段階でしっかり確認し、後々のトラブルにつながらないようにしましょう。

 

もし納期通りに品物が届かない場合は、電話やメールなどで催促の連絡を入れます。

支払い処理

発注先から請求書が届いたら、経理部門に支払い処理を依頼しましょう。

 

検収された商品の情報と請求書に間違いがないことを確認し、指定された期日までに支払いを行います。

 

発注先とのトラブルの原因となるため、入金不備がないようにしましょう。

在庫管理

仕入れ・検収を済ませた資材や商品は、在庫として管理します。

 

資材切れによる製造ラインのストップなどのトラブルを起こさないことが重要である一方、過剰な在庫は資材の劣化を招き、最悪の場合使えなくなってしまうこともあります。

 

そのため、在庫の把握とともに発注量の管理を実施し、在庫コントロールを適切に行うことは購買業務の重要な要素といえるでしょう。

購買業務の現場で発生しがちな5つの課題

購買業務に携わっていると、さまざまな課題が発生します。

 

本章では、購買業務の現場で発生しがちな5つの課題をご紹介します。

発注先情報が整理されておらず、適正価格での購買ができていない

発注先の情報が適切に整理されていないことで、適正価格での購買ができていないケースがあります。

 

発注先情報が適切に管理されていれば、同じ商品の価格を比較でき、最適な価格で購入できるはずです。

 

また、発注先からの情報に気づかず、期間限定のクーポンなどのお得情報を見逃してしまうこともなくなるでしょう。

支社ごとに購買することで重複発注・過剰在庫が発生している

支社・部門ごとに購買管理している場合、企業全体で見ると重複発注や過剰在庫が発生していることもあります。

 

例えば、ある資材がA工場で過剰在庫になっている場合、同じ資材をB工場でも使っているのであれば、移動させることで過剰在庫を避けられるはずです。

 

しかし、支社・部門ごとに購買管理している場合はそれぞれの在庫状況が把握できないため、過剰在庫のままになってしまい、余計なコストがかかってしまいます。

購買業務が煩雑化しミスが発生している

購買業務をアナログな手法で行うことで、注文や在庫管理が煩雑化し、ミスの原因になっているケースです。

 

例えば、サプライヤーAはメール、サプライヤーBは電話、サプライヤーCはFAXなど、それぞれ発注方法が異なると、その分手間がかかってしまいます。

 

また、購買業務の煩雑化により請求書の受領忘れや紛失などが起こってしまうと、支払いが滞ってしまうことも考えられます。

 

これらにより、ミスが起こってしまうだけでなく、時間も必要以上にかかったり、コンプライアンス上のリスクも発生したりしてしまうのです。

企業全体で購買情報が共有されず不正取引が発生している

支社や部門の担当者が購買業務を行っている場合、企業全体で購買情報が共有されていないケースもあります。

 

このように購買業務が担当者まかせの状態になってしまうと、不正取引が発生してしまう可能性があるのです。

 

購買業務に関わる 不正の例としては、消耗品の架空発注や資材の無断転売などが挙げられます。

 

これらは社内だけにとどまらず、一般消費者や顧客、株主などを含む社会全体に大きな影響を及ぼしてしまいます。

 

「関わる」と「かかわる」が混ざっていたため統一させていただきました。

 

元：かかわる

幅広くリスク対策を講じる必要がある

一個人としてではなく企業として行う購買業務には、さまざまなリスクが存在します。

 

リスクはもちろん放置してはならないため、それぞれリスク対策を講じる必要があるのです。

 

ここからは、購買業務に潜むリスクについて解説します。

サプライヤーリスク

サプライヤーは、購買業務を行ううえで欠かせない存在です。

 

サプライヤーから物品の供給が何かしらの原因で止まってしまうと、購買ができなくなってしまうことはもちろん、企業全体の業務にも大きな支障が発生してしまいます。

これがサプライヤーリスクです。

 

例えば、サプライヤーが急に倒産してしまったり、自然災害で工場が稼働できない状態になってしまうと、物品の購買ができません。

 

物品が供給されなければ商品・製品の製造がストップしてしまうため、ビジネスチャンスを逃してしまいます。

また、リスク対策を行っていなかったという企業イメージの悪化につながってしまうなどの問題も起こってしまいます。

情報セキュリティリスク

購買業務には、情報セキュリティリスクも付きまといます。

 

メールやFAXで発注をしている場合、メールアドレスや番号を誤ってしまうと、社内の購買情報やサプライヤーの情報が漏れてしまう可能性があります。

 

また、ITツールで購買情報を管理している場合、サイバー攻撃により情報を窃取・改ざんされる可能性もゼロではありません。

 

情報漏えいが起こってしまうと、ブランドイメージが傷ついてしまい、サプライヤーや顧客からの信頼を取り戻すのに時間がかかってしまうことが考えられます。

内部統制（コンプライアンス違反）リスク

購買業務を行う際は、内部統制リスクも対策が必要です。

 

内部統制とは、企業が事業活動を健全かつ効率的に運営するための仕組みのことです。

 

内部統制がうまくできていなければ、従業員が法令やその他規範を遵守しない行動を取ってしまい、コンプライアンス違反が起きてしまいます。

 

特に購買業務は金銭に直接関わるため不正の温床となりやすく、さまざまなコンプライアンスリスクが存在しています。

具体的には、サプライヤーとの癒着・不正発注、下請法違反などです。

 

このようなことが起こってしまうと企業は社会からの信用を失い、企業価値が大きく低下してしまいます。

購買業務の課題を改善する4つのポイント

購買業務の課題が発生している場合には、改善のために早急に対処する必要があります。

 

もし対処しなければ、時間が経つにつれて問題がより大きくなってしまうのです。

 

そこで本章では、購買業務の課題を改善する4つのポイントをご紹介します。

購買データの一元管理

複数の支社や部門ごとに購買業務を行っている場合、購買データが共有されにくくなってしまいます。

 

このような状況では、企業全体として購買業務のノウハウやサプライヤーの情報が共有・蓄積できず、せっかくのデータを有効活用できているとはいえません。

 

そこで、購買データの一元管理を行うことをおすすめします。

 

購買データを1箇所に集約し、全社のデータを誰でもすぐに参照できる環境を構築することが可能になります。

 

担当者は適正な価格で取引できているか、より有利な取引ができるサプライヤーがないかなどを見つけることが容易になるはずです。

購買業務の見える化

企業として、購買業務を見える化することも課題の解決に役立ちます。

 

なぜなら、誰が何を購入しているかが把握できなければ、不正などのトラブルが発生しても気付けないためです。

 

さらに、トラブルの発生にともなう業務改善のスタートも遅れてしまいます。

 

業務の透明性を確保できれば、問題発生時にすぐに対応でき、業務改善の糸口も見つけやすくなります。

また、購買業務を見える化することで、拠点の取引の妥当性も確認できるのです。

 

もし支社や部門ごとに適正な価格で取引できていない場合でもすぐに発見でき、最適化できるようアドバイスも可能になるでしょう。

購買業務の標準化

購買業務の課題を解決するには、業務の標準化を進めるのも効果的です。

 

もし、購買方法が支社や部門ごとにバラバラで行われていると、購買データを一元管理・見える化していても、情報の共有に支障が発生してしまいます。

 

また、購買業務が各拠点で属人的に行われている状況であれば、引き継ぎの際に問題が生じてしまう可能性もあるでしょう。

 

購買の業務フロー・ルールを全社で統一し、誰が担当になっても同じように発注ができるような環境であればスムーズに情報共有ができ、困ることはないはずです。

購買業務のシステム化

「データの一元管理」「業務の見える化」「業務の標準化」ができれば、購買業務の課題のほとんどは改善できます。

 

ただし、これらを実現するために「購買情報をすべてExcelに転記する」などアナログで作業していては、いくら時間があっても足りません。

 

そのため、購買業務のシステム化が必要になります。

 

システム化を行うことで、必要以上に時間や手間をかけることなく、購買業務の効率化・コスト削減などの改革を推進できます。

購買業務の課題を解決するのに役立つ「購買管理システム」

購買業務の課題を改善したいとお考えであれば、購買管理システムの活用が便利です。

 

購買業務の課題解決となる「データの一元化」「情報の見える化」「業務の標準化」「業務のシステム化」が一気に叶えられます。

 

そこで本章では、購買管理システムの概要と、導入した際の課題解決までの流れについて順を追って解説します。

購買管理システムの導入

ずは、購買管理システムを導入します。

 

ここでは、購買管理システムとはどのようなものなのかを解説したうえで、改善事例や製品の選び方を解説します。

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買業務を効率的に管理することで業務コストの削減・品質の確保・内部統制・ガバナンス強化など、企業の利益を最大化することを目的としたシステムです。

 

例えば、発注した商品の品目や価格・数量・納期を可視化できたり、過去の取引実績をいつでも確認したりできます。

 

これにより、急に担当者が変わった場合でも、発注業務に支障が出てしまう心配がなくなるでしょう。

 

また、購買に関する情報を全社で閲覧管理できるため、不正・不備の防止にもつながります。

 

購買管理システムは、購買業務の課題解決に大きな効果が見込めるシステムといえるでしょう。

購買管理システムによる購買業務の改善事例

ある企業では、間接材の購買に関わるコスト削減・業務効率改善について議論を重ねていました。

 

間接材の品目数が多く、その影響範囲が全国に及ぶことから、間接材購買の改善による高いコスト改善効果が期待されていたのです。

 

そこで、購買管理システムを導入したところ、業務コストは50％削減され、取引価格についてもコストの割高化が解消されました。

 

また、見積もり依頼から納品状況チェックまでのプロセスが25→11にまで減少したことで、業務効率も改善。

 

購買管理システムの導入により、コスト削減・業務効率化を実現した好事例といえるでしょう。

購買管理システムの選び方

購買管理システムは、現在さまざまな企業が提供しています。

 

数ある商品の中から、自社に適合したものを選ぶには、以下のポイントを押さえておく必要があります。

 

・自社の課題を解決できる機能が搭載されているか

・既存のシステムと連携できるか

・初期費用・月額料金は予算の範囲内か

・サポートが受けられるか

 

購買管理システムには、間接材に特化したものや業種に特化したもの、オールラウンドに使えるものなど多数の種類があります。

 

それぞれ特徴が異なるため、機能や金額・連携の有無などをしっかりと確認したうえで、製品を選ぶことをおすすめします。

効率的なサプライチェーンの構築・管理

購買管理システムを導入するだけでも大きな効果が見込めますが、より購買業務を効率化するために、サプライチェーン全体を構築・管理することをおすすめします。

 

サプライチェーンの構築・管理とは、製品がエンドユーザーに届くまでの供給プロセス全体を最適化・効率化する手法のことです。

 

サプライチェーンの構築・管理が最適化されると、常に必要な量・質の製品が必要な分だけエンドユーザーに届くようになります。

社員教育・研修と仕組み化

購買管理システムの導入・サプライチェーンの構築と並行して、導入後の購買業務について社員教育・研修を行いましょう。

 

購買管理システムの使用方法はもちろん、コンプライアンスや情報セキュリティに関する知識も押さえておくと、より効果的です。

 

社員教育・研修をすることでツールの使用方法だけでなく、購買業務に関わる従業員の知識の向上・標準化も見込めるでしょう。

購買管理の自動化

最終的に、購買管理が自動化されることを目指します。

 

購買管理システムは、見積もりや発注業務が効率化されることはもちろんのこと、以下のようなシステムと連携させることで、より業務の自動化を進められます。

 

・予算管理システム

・販売管理システム

・在庫管理システム

・会計システム

 

購買管理システムにさまざまなシステムを連携させ、業務の効率化・自動化を目指しましょう。

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まとめ

購買業務とは、企業活動に必要なものを外部から購入する業務のことです。

業務内容はシンプルですが、企業の利益に直結する重要な役割を果たします。

 

実際に購買業務の現場では、企業ごとにさまざまな課題に直面し、その解決に頭を悩ませている方も少なくないはずです。

課題は放置していると時間が経つごとに大きくなってしまうため、早めの対策が必要になります。

 

もし、できるだけスムーズに購買業務の課題を解決したいとお考えであれば「intra-mart Procurement Cloud」の利用をご検討ください。

 

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