経費の基礎知識を完全マスター！経費として計上できる費用ってどういうこと？
企業活動を行ううえで日々発生する経費。身近な用語でありながら、実はよく理解していないという方も多いのではないでしょうか？経費管理は組織の利益にも関わる非常に大切な業務のひとつ。この記事では、そんな経費の基礎知識を丁寧に解説します。
経費を算出する意味とは？
日々支払う費用の中から経費を算出するのには、いくつかの理由があります。バックオフィスとしての経費管理の意識だけでなく、社員が理解して経費計上することができるよう、まずは経費を算出する意味から確認していきます。
純粋な利益を明確にするため
経費を算出する意味の一つ目は、組織の利益を明確にするためです。総売り上げからすべての経費（人件費・仕入れ代金など）を差し引いたものが純利益となりますが、この利益の算出には総経費額が必要となります。利益がわかれば組織の状態を把握でき、先々の戦略や対策を考える材料にもなりますので、そのためにも経費を明確にすることが必要になるのです。
経費率を把握するため
経費を算出するのは、経費率を把握する目的もあります。売り上げに対して経費の比率が高くなれば、当然ながら利益は減少するものです。そのため、定期的に組織の経費率を算出し「使い過ぎていないか」をチェックします。そうして通年でのバランスをとり、健全な経営状態を保つことに役立てます。経費率を常に把握できる管理体制があることが、理想の状態だといえるでしょう。
納税額を減らすことができるため
無駄な税金を支払い過ぎないよう、適正な申告をするためにも経費算出は必要です。基本的には事業所得に対して税金が課せられますので、必要経費をしっかりと申告すれば納める金額を最小限にすることができます。
一方で経費計上を怠れば、本来は経費となる部分も所得となるため、より多くの納税額が求められるのです。このことからも経費の算出は非常に重要であり、そのための経費計上の周知や経費管理などにも、気を遣う必要があると言えるでしょう。
経費として認められるのはなにか
さまざまな支出があるなかで、経費として認められるものはどのようなものがあるでしょうか。社内ルールを整備する際の参考にできるよう、具体例を交えて整理していきます。
経費として計上できる費用
経費として認められる費用は「利益を生むための支出」が基本の考え方です。現場の社員が行う営業活動の支出から組織運営に必要なものまで、企業における支出の種類は幅広くあります。それぞれの視点でひとつひとつ確認していきましょう。
・消耗品費
営業活動などで使用するボールペンやファイル、社内で使用するツールやコピー用紙などの文房具や消耗品は、消耗品費として計上できます。ちなみにPCやデスク、携帯電話などの費用に関しても10万円以下であれば消耗品費での申告が可能。業務に関わる内容であるかを精査したうえで、もれなく計上しておくことが大切です。
・研究開発費
業務上必要な研修やセミナーなどへの参加費用に関しては、研究開発費としての計上が可能です。社員の費用をどこまで負担するかは組織ルールによりますが、基本的な研修費用などは経費となります。
・旅費交通費
営業時のタクシー代や公共交通機関利用代金など、移動に関わる費用に関しては旅費交通費で計上することができます。また、出張に伴う宿泊費用なども、旅費交通費として計上することが一般的です。必要以上の費用にならないようチェックしながら、しっかりと経費計上しておきたい項目のひとつです。
営業活動などで発生する交通費の算出は、レシート等が発行されず難しい面もありますが、業務用のICカード（PASMOなど）を使用することで経費計上が容易になります。エビデンスとの突き合わせも非常に簡単にできますので、仕組み作り段階から工夫をしておくと計上までが非常にスムーズです。
・支払手数料
業務に伴う入金や、荷物・郵便物の送付などに関わる費用も経費として認められます。少額であれば雑費で計上することもできますが、まとまった金額であれば支払手数料としての計上も可能。金額などに応じた項目にて経費申請を行います。
・接待交際費
取引先との会食や営業時の飲食代金は、接待交際費として計上することができます。社員からの申請は業務用途であることを充分に確認し、利益の創出に必要なものであったかの確認もあわせて行いたいところです。また、お客様に渡す手土産やお菓子、贈り物などに関しても接待交際費として認められます。社員からの申請は、正しく無理のない経費申請を周知しておきましょう。
・雑費
比較的少額のものなどで、どの分類にも入らないような経費に関しては、雑費での計上が可能です。「その他」に当たる分類ですので非常に使いやすい項目ですが、安易に雑費とすると使用用途が不明瞭になることがあります。できるだけ用途にあった項目での計上を心掛けることが、組織の経費管理上は重要です。
・地代家賃
オフィスが入居している部屋の賃料や店舗家賃などは、地代家賃として経費となります。また、事業目的で使用している駐車場などの経費計上も可能です。事業をするうえで割合の大きくなる経費項目のひとつであるため、しっかりと精査し計上をすることをおすすめします。
・水道光熱費
オフィスなどで使用する、電気やガス、水道などのインフラについては水道光熱費で計上します。灯油などを使用している場合も計上は可能なため、オフィス内の設備や請求を確認しておくと良いでしょう。
・通信費
インターネットや携帯電話、固定電話の通話料は、通信費に分類されます。最近では少ないですがファックスなどの費用も同様に計上が可能です。
・法定福利厚生費
健康保険・介護保険・労災保険・雇用保険・厚生年金保険等に関する費用は、法廷福利厚生費となります。専門機関などへのチェックを通し、可能なものは経費として計上しておくと良いでしょう。
・修繕費
新しい機能追加に関する費用は不可ですが、故障したものの原状復帰に費やした費用は経費となります。金額の比較的大きな項目ですので、忘れずに申請をする必要があります。
・租税公課
固定資産税などの不動産に関する税の一部と、自動車税などの税金は経費として認められます。すべての税が計上できるわけではありませんので、しっかりと確認のうえ可能な部分のみ申請しておきましょう。
ご紹介した項目以外にも経費計上が可能なものはありますが、基本的には項目設定自体も組織によって変更が可能です。依頼している税理士などがいる場合は、事前に確認のうえ社内ルールの整備を進めるとスムーズです。
経費として計上できない費用
次に経費として認められない費用を確認していきます。
・私的な費用
事業に関係のないプライベートな支出に関しては、当然ながら計上できません。社内で経費管理する場合も、事業に関する経費に私的なものが混ざってしまっていないか、慎重に精査する必要があります。
・法人税や住民税
法人税、住民税などは経費にすることはできません。法人税などの納税は法人に課せられた義務のひとつ。これらを経費にすることはできませんので、組織の経費管理をするうえで把握しておく必要があります。
経費の不正申告には重大なペナルティがある
経費に計上できないものを含めて申告した場合などは、税務調査を経て重大なペナルティが課せられる場合があります。一時的な利益を求めて不正を行なえば、組織全体の信用をも失いかねません。慎重な経費管理のもと、不正のない経費申告を実施しましょう。
不正申告の際のペナルティ例
不正申告を行った際に課せられる、いくつかのペナルティを下記に整理しています。内容を把握するとともに、正しい経費管理の大切さを再度認識するのにお役立てください。
・無申告加算税
確定申告の期限を超過しても無申告であった場合は、ペナルティが課せられます。内容は、本来の税額に上乗せする形で50万円までは15％、50万円以上は20％加算された金額を支払う罰則。期限を過ぎた後でも申告をすれば、追加される割合が軽減される場合もあるので、万が一期限を過ぎた場合も早めに申告を行いましょう。
・過少申告加算税
期限内申告の場合でも申告内容に誤りがあり、本来納めるべき税額よりも少ない申告をした場合は過少申告課税が課せられます。罰則の内容は、申告した納税額の10％を追加で納めること。こちらも通知を受ける前に修正申告を行なえば罰則対象にはならないため、誤りに気付いた際はできるだけ早く対応する必要があります。
・不納付加算税
法で定められた納税期限までに、完納されなかった場合の罰則が不納付加算税です。未納金額の10％が上乗せされた金額を、納付する必要があります。
・重加算税
確定申告時の不正を隠蔽した場合や、期限を過ぎても一向に手続きのない場合は重加算税が課せられる場合があります。ほかのものより更に悪質とみなされるため、「不納付加算税」と「過少申告加算税」は35％の追加となり、「無申告加算税」の場合は40％の金額が加算されます。
二重帳簿などの不正が代表的なものですが、金銭的負担だけでなく組織の信用の失墜も避けられません。無知からの不正を招くことにも注意して、知識を蓄えながら正しい経費申告を行うことが事業者には求められています。
まとめ
本稿を通して経費管理の基礎知識について解説しました。経費計算は経営の指針を決定する材料のひとつであり、適正な税額を支払い、組織の利益を最大化させるためにも大切な業務です。誤った申告をすれば、信頼を落とし兼ねないペナルティを負うこともあるため、経費を含めた組織全体の支出を間違いなく管理することが非常に重要です。
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