調達業務とは？業務フローや課題を抑えて効率的に取り組もう
調達部門は、製造に必要なヒト・モノ・カネを、購入・レンタル・リースなどの手段で用意する業務を担っています。
膨大なデータを扱ってサプライヤーを比較・検討し、材料を製造部へ安定供給するとともに、調達にかかるコストやリードタイムの削減に努めることが主なミッションです。
ただし、調達は製造業における重要な位置にあるため、把握しておくべき重大な課題もいくつかあります。
この記事では、調達業務と購買業務の違い、基本的な業務フロー、取り組むべき課題などについてご紹介しています。
効率的に業務を進める方法についてもご紹介するため、調達業務・購買業務で課題を感じている方は、ぜひご覧ください。
調達業務とは？購買との違い
調達業務（Procurement）や購買業務（Purchasing）は、物品を適切な数量・タイミング・価格で手配する業務です。
手配するのは、自社で内製できない材料や技術が主となるでしょう。
他社の提供する材料・技術を継続的かつ安定的に生産工程で用いるためには、調達部門や購買部門による交渉と取引・手続きが欠かせません。
また調達業務や購買業務の質は原価や材料の質を左右するため、とくにメーカーで重視される傾向にあります。
企業によっては調達と購買を同じ意味で使うケースもありますが、調達業務と購買業務には大きなふたつの違いがあります。
それぞれを確認し、認識の齟齬（そご）や勘違いを生まないためにも、異なる業務・職種として認識しておく必要があるでしょう。
購入以外の選択肢も検討する
物品の手配方法について、購入に限定して検討するのが購買、契約・リース・レンタルなども考慮するのが調達という違いがあります。
購買業務では、物品の購入をミッションとするため、手配方法は「購入」のみです。
一方の調達業務は、物品・機材・人材・資金を確保して必要な場所へ届けるまでをミッションとすることから、雇用契約・リース契約・レンタル契約などにも対応する必要があります。
納品物の品質と期日も管理する
狭義の購買業務は、物品を発注・購入することを仕事とします。
一方調達では、サプライヤー（供給元・取引先）の選定と交渉、納品物の品質管理、納期管理なども担う点が特徴的です。
納期管理では、サプライヤーの生産状況を把握するほか、生産計画の共有や、協働によりリードタイム短縮にも取り組みます。
調達業務によってリードタイムが短縮されれば、よりスムーズな生産体制を実現できるでしょう。
こうした違いから、物品を購入することに主軸を置くのが「購買業務」、生産計画のスムーズな進行と管理をも担うのが「調達業務」といった違いがあります。
6ステップの調達業務フロー
調達業務に際しては、下記の6ステップを円滑に進める必要があります。
それぞれの業務内容やポイントについて確認しておきましょう。
- 購買計画の立案
- サプライヤー選定
- 取引先への見積もり依頼・契約
- 取引先へ発注
- 納品受け取り後検収・支払い
- 物品の保管・移動
ステップ1｜購買計画の立案
調達業務をはじめるにあたり、「何が」「どれくらい」「いつまでに」必要なのかを、関係部署へヒアリングします。
各部署が挙げた要望と具体的な要件・仕様などを収集し、情報を整理しておきましょう。
需給予測については、感覚に頼りがちになっていて、精度に問題を抱えられているケースも少なくありません。
生産業務で必要な物品が明確になったら、物品それぞれの市場動向や相場などをかんがみ、割り当てる予算と購買計画を定めます。
ステップ2｜サプライヤー選定
国内外のさまざまなサプライヤーから、自社・プロジェクトに適した取引先を見つける必要があります。
取引実績があるサプライヤーに限定するのではなく、新規開拓も視野に入れて検討しましょう。
また取引先候補は、QCDにのっとって定めた評価基準・調達プロセスにしたがって評価・選定します。
- Q（Quality：品質）･･･材料ごとに品質保証がされるか。仕様書の作成に応じてもらえるか など
- C（Cost：価格）･･･価格交渉により、原価率を下げられるか。品質相応の価格に設定されているか など
- D（Delivery：納期）･･･サプライヤーの生産能力は十分で、安定かつスピーディな納品ができるか
ただし、業界によっては選択肢が多すぎたり、希望条件に合致しているか否かの確認が難しかったりして、最適なサプライヤーを見つけることに苦労されているケースも少なくありません。
効率よく最適な業者を探すことが重要です。
ステップ3｜取引先への見積もり依頼・契約
選定した複数のサプライヤーに対し、見積もりを依頼します。
見積もり書がそろったら、書面をもとに「提供される物品は提示した要件を満たしているか」「価格設定は適切か」などをそれぞれ評価し、設計部門・製造部門などの関係部署も交えて取引先を決めます。
その際「取引先を1社に絞って、品質の標準化を狙う」「複数社と契約して、突発的な供給断絶・不安定化のリスクを分散させる」など、方向性も決めておく必要があるでしょう。
また、見積もり内容をもとに価格交渉をして、コスト削減に努めるのも調達業務の重要なミッションです。
原価情報や市場動向、他社の見積もり結果などをもとに、品質・納期に悪影響を及ぼさない範囲で交渉を進めます。
比較・検討や交渉を経て依頼するサプライヤーが決まったら、契約書を締結します。
取引基本契約書を作成して業務の円滑化を狙うか、どのような内容を盛り込むかといった点も検討しておきましょう。
ステップ4｜取引先へ発注
契約で締結した方法で、発注書を作成・送付します。
あらかじめ適切な方法を設定しておかないと、発注ミスや納期の遅延などの要因になるため、事前の取り決めは非常に重要です。
サプライヤーと協働して納期管理をし、必要に応じて調達ルートや生産スケジュールを調整することも視野に入れておきましょう。
ステップ5｜納品受け取り後検収・支払い
納品されたら、検品・受け入れ・品質検査をします。
使用時に不良品が見つかった場合は製造スケジュールに大きく影響するため、できるだけは早い段階で検品を実施し、スピーディな対応をする必要があります。
また受領が終わったら、契約書で取り決めている方法で支払いを実施しましょう。
都度払い・月末締めなどの支払い方法を確認しておき、契約内容との齟齬（そご）なく振り込む必要があります。
ステップ6｜物品の保管・移動
受け入れた物品の質を落とさないよう、適切な保管ができる場所や、製造する場所へ移動させます。
保管場所を間違えると大量の廃棄が生じてしまう可能性もあるため、物品の特徴を把握し適切に取り扱う必要があります。
また調達業務に際しては、購買管理の5原則を把握しておくことも重要です。
購買管理の5原則は「購買管理の5原則とは？効果的な購買にするために必要な準備も」で解説しているため、あわせて確認しておきましょう。
調達業務における課題
調達業務における課題は、主に6つあります。
ひととおり確認し、自社における対処方法について検討しておきましょう。
- 業務量が膨大
- コスト削減がうまくいかない
- リスク管理が適切になされていない
- 属人化しやすい
- サプライチェーンマネジメントを意識する必要がある
- 調達業務に適性のある人物が少ない
業務量が膨大
調達業務は、品目や製造数などによるものの、業務量が膨大になる傾向にあります。
基本的に、調達業務はサプライヤーの選定・リスク管理・サプライマネージメント全体の最適化など、さまざまな業務を対応します。
物品の調達全般にかかわるため、データ（部品・コスト・納期・与信管理など）の比較・決定、書類締結、社外交渉、契約締結後の定型業務、納期管理など、煩雑化しやすいといえるでしょう。
くわえて多岐にわたる業務が同時進行するため、マルチタスクにも対応しなければなりません。
滞りなく業務を進めるためには、適切なシステム導入により人的負担を減らすか、膨大な業務量を無理なくカバーできる人材を投入する必要があります。
コスト削減がうまくいかない
調達が効率化されていない場合、時期やツールの部署などによって、コストにバラつきが生じる場合があります。
また、異なる取引先から発注している場合、スケールメリットを活かせず結果的にコスト削減に失敗してしまいがちです。
さらには、同じ商品を社内の別の人が、異なる金額で発注するなどの非効率が生じることも考えられます。
これらの対策によって生じる無駄は、多くの企業が抱えている調達業務の問題です。
調達部署の機能を集約するには、拠点間の情報を一元的に管理できるシステムの導入が必要不可欠です。
リスク管理が適切になされていない
持続可能な事業展開をしていくにあたり、重要なリスク対策がなされていない場合があります。
たとえば、下記のようなケースが考えられるでしょう。
- 与信調査が不十分だったために、突如取引先が倒産してしまい、生産工程に大きな乱れが生じてしまう
- サプライヤーを1社に絞っていたため、世界的に原材料の供給が不安定になった際、供給が断絶してしまった
- 法律の知識が不十分なまま契約業務を担当したために、下請法に違反してしまった
- 交渉の末にコストを削減できたが、サプライヤーが利益を確保できておらず、長期的な取引ができない状況を作ってしまった
担当者には、潜在的なリスクを広く探り、もっとも低リスクの選択肢を選ぶスキルが求められます。
しかし検討・意思決定の際には、膨大なデータの把握・比較・分析と、多角的な視点による検討が必要です。
属人化しやすい
「調達部門で長期的に勤務している人物に依存してしまう」「担当の企業や部品が決まっており、○○さんでなければわからない」など、属人化してしまう点も大きな課題です。
例えば、特定の担当者しか知らないサプライヤー情報や商談の情報が存在する場合、担当者の不在や離職によって業務が停滞したり、意思決定の遅れ・判断の誤りなどのリスクにもつながりかねません。
属人化を防ぐには、調達部署内のだれもが同じ情報にアクセスできる環境を整え、やり取りの流れを共有することが効果的です。
情報が一元化され、調達業務に際して発揮されるノウハウを他者が吸収していくことで、調達業務がよりスムーズに進むようになるでしょう。
サプライチェーンマネジメントを意識する必要がある
調達業務の質は、自社を含めた製造全体の流れ（サプライチェーン）に大きく影響します。
無理のない納期設定と適切な管理・遵守、原価の削減、リードタイムの削減といったミッションが成功するか否かは、下流に位置する企業にも影響を及ぼすでしょう。
そのため調達部署は、直接かかわるサプライヤーとのやり取りだけでなく、サプライチェーンマネジメント（SCM）への理解と、サプライチェーン全体を意識した業務改善にも取り組む必要があります。
調達業務に適性のある人物が少ない
調達業務を担当する適性の高い人材像として、下記の条件を満たしていることが挙げられます。
- サプライヤーの経営状況・技術力・品質保証・生産能力・リソースなどに問題がないか見極められる
- 視野が広く、マルチタルクに対応できる。注意力があり、予防に努められる
- スケジュール管理能力がある。柔軟な計画変更に対応できる
- コストダウンを実現できる交渉力や、多方面と良好な関係を築ける高いコミュニケーション能力がある
- 国内外から正確な情報を集める情報収集能力を備えている。国内外における市場動向に関する知識を備えている
とはいえ、こうしたスキルを備えた人材は非常に少ないため、実務を通じて育成していかなければなりません。
しかし情報の一元化されておらず非効率的な業務が多い場合は、担当者の負担が大きいために、人材が育つ前に離職してしまう可能性もあります。
調達業務を自身の手腕のみで対応できる人材は非常に限られることから、理想的な人員配置を実現するのは難しい課題といえるでしょう。
調達業務を効率化するにはシステム導入がおすすめ
調達業務を問題なく円滑に進めるためには、調達業務で役立つ機能を備えたシステムを導入するのが効果的です。
システム導入に際しては「購買管理システム」と「ERP（購買管理機能）」の選択肢がありますが、ここでは、より低コストで導入できる「購買管理システム」についてご紹介します。
メリットとデメリットについて、それぞれ確認しておきましょう。
また購買管理システムに関しては「購買管理システムとは？購買の悩みを解決する4つのメリット」で詳しくご紹介しているため、あわせてご確認ください。
システムを導入するメリット
購買管理システムを導入する主なメリットは、下記の3つがあります。
調達業務の効率化やムダ・ムラの排除、リスク低減に役立つため、ひととおり確認しておきましょう。
- 複数拠点間のデータをリアルタイムで反映・統一できる
- 購買の現状を把握しやすい・業務効率化を
- 情報共有により属人化を防げる
複数拠点のデータをリアルタイムで反映・統一できる
クラウド型の購買管理システムなら、複数拠点間のデータを一元化できます。
複数拠点の状況がリアルタイムで反映されるため、迅速な情報共有とメッセージのやり取りが可能です。
社内の調達業務を集約したい場合に、役に立つシステムといえるでしょう。
調達の現状を把握しやすい・業務効率化を狙える
購買に必要な各種データ・書類・やり取りの履歴などをまとめて確認できるようになるため、調達の状況を把握しやすくなります。
エクセルをはじめとしたフリーソフトを使っていたり、紙ベースで管理したりしている場合は、資料探しに多くの時間を費やしているケースも多いのではないでしょうか。
購買管理システムがあれば、必要な情報を検索してすぐに確認できるため、業務の効率化を狙えます。
情報共有により属人化を防げる
購買管理システムによってサプライヤー・物品・価格相場などの情報が一元管理されれば、記録が残るため、属人化を防ぎやすくなります。
各担当者のやり取りがわかれば、不在時の代理対応や、トラブルがあった際の原因究明も可能です。
調達業務で求められるノウハウを他者が閲覧・吸収できるプラットフォームとしての役割も担えることから、調達業務をより効果的にしたい場合にも適しているといえるでしょう。
システムを導入するデメリット・注意点
購買管理システムの導入に際しては、メリットだけではなく、把握しておくべきデメリット・注意点もあります。
知らないまま導入に踏み切ると、後悔してしまう可能性もあるでしょう。
下記の2点について、それぞれご紹介します。
- まとまった費用がかかる
- 既存システムと連携できないとさらに業務量が増える
まとまった費用がかかる
購買管理システムの導入には、数百～1,000万円といった、まとまったコストが必要です。
クラウド型は利用人数に応じた費用が、オンプレミス型はシステム構築費用・セキュリティ体制の構築費用などがかかります。
また対象とする物品の種類（直接材・間接材）や、搭載されている機能によっても費用が異なります。
事業規模によっては、購買管理システムの導入コストと効果が釣り合わない可能性もあるため、慎重な検討が必要です。
既存システムと連携できないとさらに業務量が増える
製造業の場合、すでに在庫管理システムをはじめとした基幹システムを導入している場合も多いでしょう。
既存システムと連携できない購買管理システムを導入してしまった場合は、データ移行という大きな業務が生じてしまいます。
負荷の大きな追加業務が生じて通常業務が圧迫される可能性もあるため、あらかじめデータ連携の可不可を確認しておきましょう。
システムを導入するなら「intra-mart Procurement Cloud」がおすすめ
調達業務の効率化を狙って購買管理システムの導入を検討する際は、ぜひ「intra-mart Procurement Cloud」をご検討ください。
「intra-mart Procurement Cloud」は、ソーシングから支払いまで、調達業務をワンストップで効率化できるクラウド型購買管理システムです。
初期費用５０万、年間６００万と利用者数、サプライヤー数によらず、非常に低価格で導入することが可能です。
「intra-mart Procurement Cloud」を導入することで、支出の最適化、調達業務の効率化、早期導入を実現できます。
また「intra-mart Procurement Cloud」では、デモンストレーションの利用や1部署1品目のスモールスタートもできるため、システム導入がはじめてという場合も安心です。
「調達業務を効率化して、より高い効果を発揮できる仕組みを整えたい」とお思いの場合は、ぜひ「intra-mart Procurement Cloud」から詳細をご確認ください。
まとめ
調達とは、企業が自社の売り上げなどの目標を達するために、広範な視点で物品・サービス・人などを適切な数量・タイミング・価格で手配する業務です。
サプライヤーとの交渉により仕入れ価格・納期・取引業態などを決定するため、経営を左右する業務の一つです。
しかしこの記事でご紹介したとおり、業務における課題も多く存在します。
必要に応じてシステムを導入し、ムダやムラのない、効率的な調達業務ができる環境を整えましょう。
