RFQ・RFI・RFPの違いとは？調達業務での活用方法や登場シーンについて解説

RFQ(見積依頼書)・RFI（情報提供依頼）・RFP（提案依頼）とは、調達業務（Procurement）の見積取得及びサプライヤー選定において重要な役割を果たしています。
この記事では、RFQ(見積依頼書)やRFI（情報提供依頼）やRFP（提案依頼）について解説します。

RFQ・RFI・RFPとは

RFQ・RFI・RFPのそれぞれの役割を説明していきます。

・RFQとは
「RFQ」とは（Request for quotation）の略であり、日本語で「見積依頼書」です。
商品やサービスの購入を検討する際に、重要なのが「見積り」ですが、提供するサプライヤーに見積を依頼する時に口頭やメール文では十分な情報を与えることは難しいです。希望する内容・条件を明記した「RFQ」見積依頼書が必要になります。

・RFIとは
「RFI」とは（Request for Information）の略であり、日本語で「情報提供依頼書」です。
サプライヤーに対して、「どんな商品・サービスを提供してくれるのか」を確認する依頼書で、初めて商品やサービスを導入する場合や取引をしたことがない業者に発注する場合など、検討を始める段階で使用する依頼書になります。

・RFPとは
「RFP」とは（Request for proposal）の略で、日本語で「提案依頼書」です。
サプライヤーに買い手側の要望に沿って提案してもらう時に提出する依頼書で、具体的に切り込んだ提案をお願いするため、他の依頼書とは違って記載する項目も多いのが特徴です。

取引先選定時のフロー

「RFQ」「RFI」「RFP」が取引先選定時にどのような流れで使われるかについて説明していきます。
大まかな流れは以下のとおりです。

1.買い手側の現状課題を解決する商品・サービスの導入決定
2.目的の商品・サービスを扱うサプライヤーへ情報提供の依頼「RFI」を提出
3.情報収集後に商品・サービスの仕様、スペックや機能などを確認する
4.導入における費用算出のため、見積書依頼「RFQ」を各サプライヤーへ提出
5.見積書をもとに要望をまとめ、提案依頼「RFP」をサプライヤーへ提出
6.「RFP」をもとにサプライヤーを選定する

取引先選定時フローの中で、「RFQ」「RFI」「RFP」がそれぞれどのような役割を持つのか見ていきましょう。

「RFI」で各サプライヤーの情報を収集する

導入したい商品・サービスが初めて取り扱うものになる場合、関係するサプライヤーに「RFI」を使用して幅広い情報の収集を行わなければいけません。
「RFI」に盛り込む情報は以下のとおりです。

・趣旨・目的
・会社情報
・導入実績
・商品・サービスの内容
・聞いておきたいこと

・趣旨・目的
どのような目的でどのような情報が欲しいのかを明確に記載することで、サプライヤーから希望に沿った回答をもらえるようにします。

・会社情報
サプライヤー側にもどのような会社なのか、どんな製品を扱っているのかなどの情報を正しく理解してもらうため、買い手側の会社情報を記載します。
サプライヤーとのファーストコンタクトを含むので、自己紹介的な項目ともいえます。

・導入実績
何社に導入されたか、どのくらいの規模の会社に導入されたのかなど実績を聞いておくことで、サプライヤー側の知識量と対応力を見定めることが可能です。

・商品・サービスの内容
業者側に記載してもらう商品やサービスの名称や基本情報の項目を盛り込みます。
どんな機能があって、その機能がどのように問題を解決するのかを分かるように依頼書を作成しましょう。
比較対象するための大事な項目です。

・聞いておきたいこと
買い手側の要望や取引条件などを記載し、回答をもらえる項目を作成しましょう。

各サプライヤーで条件に合う・合わないがあるため、「RFI」の最初の段階で把握できれば選定の手間を削減できます。

「RFQ」で概算費用を確認する

「RFI」で収集した情報から商品・サービス導入をさらに検討していきますが、導入にかかる費用の部分でどういった部分でコストが発生するのかは想定しにくいものです。
そこで「RFQ」を使って、概算費用を各サプライヤーに算出してもらいます。
基本的な依頼書は下記の内容を含むものとなります。

・依頼主の情報
・商品・サービスの仕様
・想定費用
・問題発生時の補償条件

・依頼主の情報
依頼主情報は会社がどういった製品を取り扱っているかなどのプロフィールになるので、必ず記載します。

・商品・サービスの仕様
導入時の工程をイメージするために必要な項目です。
仕様書の提出により回答するケースが多いです。

・想定費用
「RFQ」でも一番重要な部分です。
見積りを比較する際に内訳が必要になるため完全な内訳を記載してもらえるよう依頼しましょう。

・問題発生時の補償条件
不良品が納品された場合やサービスに不具合が起きた場合などの補償を明確にしておく必要があります。

「RFP」でサプライヤーに購入側の希望に沿った提案をしてもらう

「RFQ」と「RFP」は一緒に依頼される場合もありますが、それぞれに役割の違いがあります。
「RFQ」と少し似ていますが「RFP」に盛り込まれる内容は下記のとおりです。

・現状の課題と導入の目的
・完成・運用までのスケジュール
・依頼範囲
・契約条件
・細かい詳細を入れた見積り

ひとつずつ見ていきましょう。

・現状の課題と導入の目的
各ベンダーから的確な提案をしてもらうために、現状の課題と導入目的などの会社全体の意向を明確に伝えておきましょう。

・完成・運用までのスケジュール
「RFP」に最終運用までのスケジュールを記載します。
スケジュールは社内で承認をもらう時間やサプライヤー側の計画のスピード感などを把握して作成しなければいけません。
運用までに日数が足りず、追加費用でスケジュールを延ばさなければいけないなどリスクがあるのでスケジューリングは注意して行いましょう。

まとめ

今回は「RFQ」「RFI」「RFP」について説明しました。

・「RFQ」＝購入したい商品・サービスの見積作成依頼書
・「RFI」＝サプライヤーの商品・サービスについての情報依頼書
・「RFP」＝収集した詳細をもとに、サプライヤーに依頼する提案依頼書

それぞれの依頼書が取引先選定時にどのように役立つのか、役割の違いが理解できたのではないでしょうか？
今回説明したプロセスを経ることによって購買の適正化を実現できますが、「購買管理」には５つの原則があります。

01. 適正な取引先（サプライヤー）を選定する
02. 適正な品質を確保する
03. 適正な数量を決定して確保する
04. 適正な納期を決定し指示し守らせる
05. 適正な価格で購入する

5つの原則は「RFQ」「RFI」「RFP」によって適正化されると言っても過言ではありません。
ぜひ「RFQ」「RFI」「RFP」の重要性を理解し、活用していきましょう。

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