調達・購買管理におけるガバナンス強化の必要性について解説

企業における調達・購買管理とは

企業購買とは、言い換えると企業活動に必要なものを社外から購入することです。購入の対象となるのは原材料や部品といった直接材と呼ばれるものだけでなく、設備や備品、消耗品といった物や、外部パートナーによるソフトウェア開発や配送などの業務そのものも含まれ、これらは間接材と呼ばれます。 

このような企業購買において、購買の集約化がされておらず各部署・各拠点毎に購買している結果、集約すればスケールメリットによる割引を受けられるほどの量であるにも関わらず、定価のまま購入してしまっているという場合もしばしばあります。会社全体としてどのような物をどの程度の量買っているのかということを把握し、このような状況を是正することにより、競争力のあるサプライヤーへの集約化や割引交渉といったことも可能となります。これにより、支出の削減にも繋がります。

以上のようにコストマネジメントの面から見て購買管理のガバナンス強化には大きいメリットがあります。

【よくある課題】

• 購買品ごとに別々のサイトや方法で購入しており、業務が非常に煩雑であり、購買品の把握が困難。
• 各拠点や各部署で勝手に購買しており、本部から統制がかけられていない。そのため、高値購入なども頻発している。

調達・購買において発生する問題

間接材購買が不透明なまま行われていることには、コスト面以外にも大きな問題があります。それは不正・不可解購買が発生する可能性があるということです。例えば、PCの発注担当者がPCを私的に使用するため、あるいは転売目的で会社経費にて購入したり、CM制作担当者が取引先と共謀しCM製作費等の架空発注によって不当に金銭を得る、などいったケースです。購買管理が属人的に行われていることでブラックボックスとなり、担当者以外の目が届かなくなった結果、これらのような事件が発生しました。しかも発覚まで時間がかかることが多く、さらに記録が残っていないため全貌が把握しにくいということも大きな問題点となっています。実際に大企業においても同様の事案は発生しており、購買に関するガバナンス向上は喫緊の課題となっています。 

不正・不可解購買は極端な例であるとしても、納品元が実態不明であったり、過去に重大なトラブルを起こしていたような企業であると、問題が発生する可能性は増大します。これらのようなリスクを回避するためにも、どのような企業からどのように購買しているのかという実態を把握することが重要なのです。

【実際に発生した事件例】
　・楽天モバイル（株）  　　…基地局整備の物流（保管料、輸送量）架空発注詐欺100億円、元本部長逮捕（2023年3月）
　・(株)博報堂プロダクツ  　…不正発注で特別損失約27億円、元社員逮捕(2022年5月)
　・(株)TOKAI HD.　　　　 …グループ会社元社員が5億円以上の架空請求(2021年12月)
　・日本放送協会　　 　　　 …PCなどの不正発注でNHK元職員逮捕(2021年6月)
　・ネットワンシステムズ(株)　…不正発注で被害額約2億円、元社員逮捕(2021年6月)
　・(株)博報堂DYMP 　　　   …7億円超の架空発注、元社員ら逮捕(2020年11月)

ガバナンスを強化するために必要なこと

購買を見える化しガバナンスを強化すると一口にいっても、大企業ともなると取引先は数千社程度になることもあり、さらに全ての取引を一括で管理するのは容易ではありません。また、各費目について知見を深めそれぞれの取引先の妥当性を検証するには莫大な工数が必要です。それら全ての業務の内製化は現実的ではなく、専門的知識を保有した企業に依頼したり、購買管理用のツールを導入することが最適と言えます。 

見積のやりとりから契約管理、購買、支払・請求まで一気通貫での記録が残り取引の詳細確認が可能になるクラウドサービスが普及しています。また、取引サプライヤーのコンプライアンスチェックの機能も備わっているため、必要に応じて取引先として問題がないかについて調べることも可能です。ぜひ一度購買管理のガバナンス強化についての課題を一挙に解決するようなクラウドサービスの導入をご検討ください。