【製造業向け】購買管理システムとは？9つの機能とメリットについて解説

購買管理システムとは

購買管理システムとは、購買管理のプロセスをデジタル化し、自動化することで、購買業務の効率化を図るデジタルツールのことです。

購買管理システムを導入することで、手作業によるミスの減少や業務の迅速化、コスト削減などを実現できます。

そもそも「購買管理」とは？

そもそも「購買管理」とは、企業が必要とする商品やサービスを、適切な価格と条件で調達し、効率的に管理するプロセスを指します。
購買管理の目的は、コスト削減、品質の確保、リスクの管理など、企業の利益を最大化することにあります。
購買管理には、供給者の選定や価格交渉、発注、受け入れ、支払いなどの業務が含まれます。

製造業における購買管理では、製品の材料となる直接材の調達も含まれるため、購買部門で「集中購買」を行うことが多いです。
また、直接材だけでなく間接材の品目数も多く、調達先も多岐にわたるケースが少なくありません。さらに、製造拠点などが複数存在し、購買管理に関わる従業員が複数存在することもあります。
このような製造業における購買管理の特徴かを踏まえて、効率化を考える必要があるでしょう。

製造業で購買管理システムを活用するメリット

製造業において、購買管理システムを活用することで得られるメリットは、大きく次の5つです。

購買管理を可視化できる

製造業において購買管理システムを導入する最大のメリットは、購買プロセスを可視化できることです。
製造業では、まだデジタル化やペーパーレス化があまり進んでおらず、紙ベースでの管理が残っている企業も少なくありません。紙による管理では、可視化は困難です。
購買管理システムによって、購入依頼から発注、納品までの全工程を一目で把握できるようになります。
その結果、購買活動の透明性が高まり、管理が容易になります。
また、データに基づいた分析が可能となり、より効果的な購買戦略の策定が行えるようになります。

コストを削減できる

購買管理システムは、コスト削減にも大きく貢献します。これは、システムによる自動化と効率化により、人的リソースの削減や時間を節約できるようになるためです。
前述のように、製造業では紙ベースでの管理習慣が残っており、購買管理も紙によって管理されているため、削減できるはずのコストを削減できていない可能性があります。
たとえば、紙代や印刷代、保管スペースにかかる費用、紙の廃棄処分費用などです。
また、最適なサプライヤーの選定に活用できたり、価格交渉に役立つデータを提示してくれたりするため、購入コストの削減にもつながります。

人的ミスを減らせる

購買管理システムの導入・活用により、人的ミスの発生率を大幅に低減できます。
システムによって自動化することで、手作業による入力ミスや発注ミスを減少させ、より正確な購買プロセスを実現できます。
特に、紙ベースでの管理では、誤って破棄してしまったり紛失したりする恐れもあります。
購買管理システムによる管理に切り替えることで、不必要なコストや時間の浪費の防止につながります。

月次決算を早期に出せる

購買管理システムは、月次決算の迅速化にも寄与します。
購買管理システムによって購買データの収集と処理がスムーズになり、一元管理が可能になります。その結果、決算業務の効率化を図ることができます。
紙ベースで管理していると、紙から数値を転記して計算しなくてはなりませんが、購買管理システムなら自動集計が可能です。
これにより、経理部門の負担が軽減され、より迅速な決算報告が可能になります。

内部統制を強化できる

購買管理システムは、内部統制の強化にも寄与します。
システムによる承認プロセスの透明化や、購買活動の記録・追跡機能により、不正行為の防止やリスク管理を強化できます。
紙ベースでの管理を行っていた場合、改ざんや紛失などのリスクがありますが、ペーパーレス化によって低減できます。

また、規定に基づいた適切な購買活動が担保され、企業のコンプライアンス体制の向上にもつながります。

購買管理システムの主な機能9つ

購買管理システムの主機能は、次の9つです。

見積依頼機能

購買管理システムの核となるのが見積依頼機能です。複数のサプライヤーから一括で見積りを取り、比較・分析することができます。その結果、最適な価格と条件での購入が実現し、コスト削減に大きく貢献します。

また、見積りプロセスの迅速化により、市場の変動に素早く対応することができます。

発注管理機能

発注管理機能は、発注プロセスを自動化し、発注書の作成から送信までをシームレスに行います。購買プロセスの効率化に貢献する重要な機能となっています。

発注の自動化により、手作業によるミスを減らし、迅速な発注が可能になります。
また、発注履歴を管理した上で分析することにより、将来の購買戦略の策定にも役立ちます。

カタログ購買機能

カタログ購買機能では、頻繁に購入する物品を事前に登録し、簡単に注文できるようにしてくれます。
カタログ購買機能を活用することで、頻繁に購入する物品をシステム内で管理でき、定期的な購入が容易になります。その結果、購買プロセスの時間短縮と効率化が実現します。
また、不必要な購入を防ぐことで、コスト削減にも寄与します。

パンチアウト連携機能

パンチアウト連携機能では、外部のECサイトと購買管理システムを直接連携させます。
これを活用することにより、ユーザー企業ではシステム内から直接、外部ECサイトの商品を閲覧・選択・購入できるようになります。
パンチアウト連携機能によって商品の選択肢が広がり、最適な商品を最適な価格で購入することが可能になります。

受入検収・支払管理機能

受入検収・支払管理機能は、商品の受け入れから支払い処理までを一元管理する機能です。
この機能により、商品の受け入れ確認、品質チェック、支払い処理が効率化され、財務管理の精度が向上します。
また、支払い遅延や誤支払いのリスクを減らすことができます。

契約管理機能

契約管理機能では、サプライヤーとの契約内容をデジタルで一元管理します。
これにより、契約違反のリスクを減少させ、契約の透明性を高めます。
また、契約更新の通知や条件変更の追跡が容易になり、契約管理の効率化を図れます。

価格管理機能

価格管理機能では、購入価格の履歴や市場価格の動向を分析し、最適な購入時期や価格を判断します。
これにより、コスト削減の機会を見逃さず、より効果的な購買戦略を策定できます。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では、購買プロセスの各ステップにおける承認や確認作業をデジタル化し、効率化します。
この機能を活用することで、プロセスの透明性が高まり、内部統制が強化されます。
また、プロセスの迅速化により、業務の生産性が向上します。

データ分析機能

データ分析機能は、購買データを詳細に分析し、購買戦略の最適化に役立てることができます。
この機能により、購買パターンの分析やコスト削減の機会の特定、サプライヤーのパフォーマンス評価などが可能になります。
また、データに基づいた意思決定で、より効果的な購買管理を実現できます。

まとめ

製造業における購買管理システムの重要性や、主要な機能、導入によって得られるメリットについて、ご紹介しました。

購買管理システムは、見積依頼や発注管理、カタログ購買、パンチアウト連携、受入検収・支払管理、契約管理、価格管理、ワークフロー、データ分析といった多岐にわたる機能を備えています。
これらの機能を活用することで、製造業における購買プロセスの効率化、コスト削減、人的ミスの減少、月次決算の迅速化、内部統制の強化など、多くのメリットを得られます。

特に、購買管理の可視化は、製造業における購買活動の透明性を高め、より効果的な購買戦略の策定を可能にします。また、自動化による効率化は、人的リソースの削減や時間の節約に寄与し、企業の生産性向上に貢献します。さらに、購買管理システムは、契約違反のリスクを減少させ、財務管理の精度を向上させるなど、企業運営の多方面にわたって利益をもたらします。

このように、購買管理システムは製造業において不可欠なツールであり、その導入により企業の競争力を高めることができます。