【地方自治体】調達・購買システム選定のポイント！自治体DXとGtoB（Government to Business）

地方自治体の業務

地方自治体の業務は多岐にわたり、調達・購買業務だけでなく教育、保健、福祉、環境保護、都市計画、交通、消防など多肢にわたります。

これらの業務は、地方自治体が直接行う場合もあれば、民間企業に委託する場合もあります。

地方自治体の業務は伝統的に紙ベースで行われてきたため、下記のような課題があります。

1.効率性の欠如
　多くの地方自治体では、業務プロセスが手作業で行われており、時間と人手を大量に消費します。
これは、行政サービスの提供速度を遅くし、公務員の生産性を低下させます。

2.透明性の不足
　紙ベースの業務では、情報の追跡と共有が困難であり、これにより透明性が損なわれます。
これは、市民の信頼を損なう可能性があります。

3.データ活用の困難
　紙ベースの業務では、データの収集、管理、分析が困難であり、これによりデータ駆動の意思決定が妨げられます。

これらの課題を解決するためには、自治体DXが必要となります。
まずは、地方自治体の調達・購買業務　Source-to-Pay (S2P：ソーシングから支払) について詳しく解説をします。



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予算・起工・契約締結請求業務

予算から起工、契約締結請求までのプロセスは以下のようになります。

1.事業構想・計画検討
新しいプロジェクトや事業を立ち上げる際には、事業構想や計画を検討します。
地方自治体のニーズや市民の要望に基づき、プロジェクトの目的や目標を明確化します。

2.見積依頼（RFI/RFQ）
プロジェクトや事業の実施にあたっては、業者や事業者に下見積書や提案を依頼することがあります。
提案依頼は、業者に対してプロジェクトの詳細や要件を提示し、提案を求める手続きです。

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3.下見積書・仕様書提出（事業者：サプライヤー）
提案依頼に応じた業者からは、下見積書や提案書が提出されます。
また、地方自治体側からは、プロジェクトの仕様書や要件書などが提供され、業者はこれらの情報を基に見積書を作成します。

下見積書依頼は、地方自治体が行う調達プロセスの一環であり、事業者に対してプロジェクトの情報や要件を提供し、事業者から見積書の提出を求める手続きです。

下見積書には、プロジェクトの概要や目的、予定される作業内容、期限、予算などの詳細が記載されます。

また、提出期限や提出方法などの手順も含まれる場合があります。

事業者は下見積書を受け取った後、プロジェクトに関する追加の情報収集や調査を行い、自社の能力やリソースを考慮して見積書を作成します。

4.仕様書確定
提案書や見積書の提出を受け、地方自治体側では仕様書を確定させます。
仕様書は、プロジェクトの詳細な内容や要件を定めた文書であり、契約の基礎となります。

5.予算要求（10月頃～）
仕様書が確定した後、プロジェクトの予算要求が行われます。
予算要求は、プロジェクトに必要な費用や資金を地方自治体の予算に組み込むための手続きです。

6.予算化（2月～3月頃）
予算要求が承認されると、プロジェクトのための予算が地方自治体の予算に組み込まれます。
予算化されたプロジェクトは、資金の確保が行われたことを意味します。

7.起工
予算が確保された後、プロジェクトの実施が開始されます。
この段階で実際の工事や作業が始まり、プロジェクトの進行が開始されます。

8.契約締結請求
プロジェクトが完了し、契約締結の段階に入ると、業者から契約締結請求が行われます。
地方自治体は、業者との契約に基づいて支払いを行い、プロジェクトの完了を確認します。

これらの段階を通じて、地方自治体は効果的なプロジェクトの計画、実施、および完了を行います。

入札業務

次に入札業務の一般的な手順を説明します。

1.入札参加資格登録
事業者が入札に参加するためには、事前に入札参加資格の登録が必要です。
地方自治体が定める条件を満たし、登録手続きを完了した事業者のみが入札に参加することができます。

2.契約案件登録・入札審査会
地方自治体が発注する契約案件を登録し、入札審査会を開催します。
入札審査会では、契約案件の内容や条件が審査され、入札に関する規則が適切に遵守されているかを確認します。

3.案件公表
入札審査会で審査を通過した契約案件は、一般に公表されます。
公表された契約案件に対して、事業者は入札に参加することができます。

4.申請希望表提出
事業者は、入札に参加するために申請希望表を提出します。
申請希望表には、事業者の情報や参加希望する契約案件の詳細が記載されます。

5.申請集約
地方自治体が受け取った申請希望表を集約し、入札に参加する事業者のリストを作成します。

6.指名業者選定委員会
入札に参加する事業者を選定するための委員会が開催されます。
委員会は、申請希望表や事業者の実績、提出された資料などを基に、入札に参加する事業者を選定します。

7.指名通知（見積依頼）
入札に参加する事業者に対して、指名通知が送られます。
指名通知には、見積もりの提出期限や入札書類の提出方法などが記載されます。

8.質問・回答
入札参加事業者は、入札に関する疑問や質問を地方自治体に提出することができます。
地方自治体はこれに対する回答を提供し、参加事業者の理解を深めます。

9.入札書提出
指定された期限までに、入札参加事業者は入札書類を提出します。
入札書類には、価格や納期、実施計画などの詳細が含まれます。

10.落札処理・入札結果公表
入札書類の提出期限が過ぎると、地方自治体は入札書類の評価を行い、最も優れた提案を選定します。
選定された事業者に対して落札通知が送られ、入札結果は一般に公表されます。
これらの手順を通じて、地方自治体は公正かつ透明な方法で契約を行い、効果的なサービス提供を実現します。

本業務は、地方自治体向けの電子調達システム(*)を利用するケースが多くみられます。

しかし、契約案件数に比較して、

・イニシャルコストとランニングコストが見合わない、
・人件費が減らない、
・紙による入札や見積合わせなど一定数が残り網羅的に電子化できない、
・使い勝手があまりよくない

という課題が改善されれば、調達DXが促進されることが期待されます。

(*)電子調達システム
・契約案件登録（業種情報の入力・更新）
・入札参加申請
・入札公示案件の公表、閲覧
・質問・回答の公表・共有
・指名通知（見積依頼）情報の修正
・落札処理（くじ落札機能含む）

随意契約業務

地方自治体の随意契約は、法定の入札手続きを経ずに、一定の金額以下の契約を締結する手続きです。

以下は、随意契約の業務手順についての説明です。

1.見積依頼
随意契約を行う際、地方自治体は必要なサービスや商品について、事業者に対して見積もりを依頼します。
見積もり依頼には、必要な仕様や条件、期限などが含まれます。

2.見積提出(事業者)
事業者は、地方自治体からの見積もり依頼に応じて、指定された期限までに見積もりを提出します。
見積もりには、提供するサービスや商品の内容、価格、納期などが記載されます。

3.見積合わせ
地方自治体は、提出された複数の見積もりを比較し、内容や価格などを検討します。
見積もりの内容や条件が適切であるか、また契約に適した事業者を選定するための作業を行います。

4.採用決定
地方自治体は、見積もりの内容や条件を検討した上で、最適な見積もりを提出した事業者を選定します。
採用された事業者に対して契約書の交付や、サービスの提供開始の通知が行われます。
随意契約の業務手順は、公正かつ透明なプロセスに基づいて行われますが、法定の入札手続きに比べて柔軟性があります。

この手順を通じて、地方自治体は必要なサービスや商品を効率的に調達し、市民や地域のニーズに応えることができます。

契約締結業務

地方自治体の契約締結業務手順について説明します。

1.契約書・約款送付
契約の内容を明確にするため、地方自治体は契約書（鑑）と約款を事業者に送付します。契約書には、契約の内容や条件が記載されています。

2.契約書製本・送付(事業者)
事業者は、受け取った契約書（鑑）と約款をもとに、契約書を製本し、地方自治体に送付します。契約書の内容が確認され、承認されるまでの手続きです。

3.契約書受領
地方自治体は、事業者から送られてきた契約書を受領します。
契約書の内容が正確であるかどうかを確認し、必要な手続きを行います。

4.契約書記名・押印・請書受領
地方自治体は、契約書に必要な署名や押印を行います。
また、支払いを行うための請求書を受領します。

5.契約書・請書保管
契約書と請求書は、適切に保管されます。契約の内容や支払いのスケジュールなどが記録され、管理されます。

6.契約決定通知
契約が正式に成立したことを、関係者に通知します。
契約の内容や条件、支払いのスケジュールなどが含まれた通知が行われます。

検査業務

検査業務手順について説明します。

1.完了届送付（成果物）
事業者は、契約に基づき提供した成果物に関する完了届を地方自治体に送付します。

2.検査
提供された成果物やサービスが契約書に定められた条件に適合しているかどうかを検査します。
検査の結果に基づき、支払いの可否が決定されます。

請求、支払い業務

最後に、請求・支払い業務手順について説明します。
1.請求書送付（事業者：サプライヤー）
地方自治体は、支払いのための請求書（支払通知書）を事業者に送付します。
事業者は押印し、請求書を地方自治体に送付します。

2.請求書受取
地方自治体は、事業者から送られてきた請求書を受け取り、内容を確認します。
支払いのための準備が整ったら、請求書の受理を行います。

3.支払処理
支払いが承認され、請求書が受理された後、地方自治体は支出処理を行い、事業者に支払います。

地方自治体のシステム構成

地方自治体内のシステムは、「三層分離」の構成となっています。

三層分離は、情報セキュリティの向上を目指すために、業務に使用するデータの保存やシステム構築に関する領域と、外部インターネットへの接続やサービス提供に関する部分を切り離す仕組みです。

具体的には、以下の3つのネットワークに分離しています。
1つのPC内で切り替えることができる地方自治体もあれば、PC端末自体が分かれて設置されているケースもあります。

1.インターネット接続系
新たに創設されたネットワークです。このネットワークでは、メール閲覧などインターネット関連の業務やメール閲覧などインターネット関連の業務といった領域を扱っています。

2.LGWAN接続系
各自治体の庁内ネットワークと政府を接続し、高度情報流通を可能とする通信ネットワークです。
人事給与や庶務事務、財務会計といった領域を扱っています。
クラウド・バイ・デフォルト原則(※1)により、クラウドサービスを選定し、上記のインターネット接続系を利用するケースが増えてきている傾向があります。

3.マイナンバー利用事務系
社会保障や税など住民情報を中心とした特に機密性の高い情報を扱う領域を利用する事務を行うためのネットワークです。
このネットワークでは、利用している情報の内容から外部からアクセスできないような厳格な情報セキュリティ対策が求められます

この三層分離モデルは、情報セキュリティを強化するとともに、業務効率や利便性を向上させることを目的としています。
しかし、このモデルには、業務効率性・利便性の低下や情報セキュリティ対策のためのコストアップなどの課題も存在します

(※1)クラウド・バイ・デフォルト原則
各府省で政府情報システムの導入をする際の第一候補としてクラウドサービスを検討する方針のことを言います。既存のシステムリプレースや、新規システム化の際にはクラウドサービスをまずは検討することを原則として打ち出したものです。

(※2)クラウド
利用者がソフトウェアを持たなくても、インターネットを通じて、サービスを必要な時に必要な分だけ利用する考え方

調達・購買の自治体DXとは

地方自治体の業務とGtoBは密接に関連しており、地方自治体が効率的に業務を遂行するためには、GtoBの枠組みを適切に活用することが重要です。

これには、デジタル化と自治体DXが大きな役割を果たします。

自治体DX（デジタルトランスフォーメーション）の重要性は、以下のような点に表れています。

1.効率性と生産性の向上
　自治体DXにより、行政業務の手続きが自動化され、時間とコストが大幅に削減されます。これにより、公務員はより重要な業務に集中することができ、全体的な生産性が向上します。

2.透明性の確保
　自治体DXにより、行政の意思決定プロセスや業務遂行状況が明確になり、市民の理解と信頼を得ることができます。

3.市民サービスの改善
　自治体DXにより、市民が必要とする情報やサービスを迅速かつ簡単に提供することが可能になります。
これにより、市民満足度が向上します。

4.データ活用
　自治体DXにより、大量のデータが蓄積され、その分析により新たな知見や価値が生まれます。
これにより、より効果的な政策立案や意思決定が可能になります。

5.地方創生
　デジタル化は地方自治体における新たなビジネスチャンスを生み出し、地域の活性化に寄与します。
特に、デジタル田園都市国家構想は、地方自治体がデジタル化を進める上で大きな指針となります。

以上のように、自治体DXは地方自治体の業務改善、市民サービスの向上、地方創生に大きく寄与するため、その重要性はますます高まっています。

調達DX（ソーシング：下見積、契約締結）

　下見積DX
　　複数の事業者（サプライヤー）に見積を一括で依頼し、受領、比較検討することができます。過去データに基づき分析も可能です。

　契約書DX
　　令和3年1月の「地方自治法規則の改正」により、地方自治体も電子署名法に基づく電子署名を用いて契約を締結できることになりました。

購買DX（パーチェシング：発注、検査）
　事業者に発注申請を行い、事業者が受注処理、出荷処理（サービス提供）等を実施したうえで、地方自治体にて検査（検収処理）を行うことができます。

請求・決済DX（請求書受取、支払処理）
　事業者が電子請求書を作成し、地方自治体はその請求書を受領することができます。また、その請求書に基づき支払いを行うことができます。

デジタル田園都市国家構想

デジタル田園都市国家構想は、デジタル技術を活用して地方の社会課題を解決し、地方の個性を活かしながら魅力を向上させることを目指しています。

具体的には、「暮らし」や「産業」などの領域で、デジタルの力で新たなサービスや共助のビジネスモデルを生み出しながら、デジタルの恩恵を地域の皆様に届けていくことを目指します。

DX（デジタル・トランスフォーメーション）は、この構想の中心的な役割を果たします。DXは、デジタル技術を活用してビジネスやサービスを変革し、新たな価値を創出することを指します。

デジタル田園都市国家構想では、地方自治体がDXを推進し、地方と都市の差を縮め、世界と各エリアのつながりを強化することが期待されています。

具体的な取り組みとしては、デジタルを活用したサービスの実装によるスマートシティ推進があります。また、地域内外の関係者と連携し、実効的かつ継続的な推進に向けた体制づくりが求められます。

これらの取り組みは、地域の豊かさをそのままに、都市と同じ又は違った利便性と魅力を備えた、魅力溢れる新たな地域づくりを目指しています。このように、DXはデジタル田園都市国家構想の実現に向けて重要な役割を果たしています。

地方公共団体がデジタル化に取り組むための支援制度として、デジタル田園都市国家構想推進交付金（デジタル実装タイプTYPE1）があります。この制度の特徴は、他の自治体で既に導入されているサービスを活用して、迅速にデジタルサービスを実装できることです。

具体的には、他の自治体のノウハウや実績を得てそのまま展開することができるため、デジタル化に対する知見が十分でなくても比較的低いハードルで取り組み、かつ失敗のリスクを抑えることができます。

採択された場合は、事業費の50%が本交付金より支援され、残りの40%についても、地方創生臨時交付金により支援されます。

また、デジタル実装タイプTYPE1の評価項目には国の施策と連動した政策的優遇措置があり、要件を満たすことで加点されます。

例えばサービス提供者としてスタートアップ企業を活用した場合は4点、定住自立圏や連携中枢都市圏に基づく地域間や、隣接していない遠隔での地域間で連携する取り組みの場合は3点が加算されます。

このように、デジタル田園都市国家構想推進交付金（デジタル実装タイプTYPE1）は、地方公共団体がデジタル化に取り組むための重要な支援制度となっています

まとめ

地方自治体の業務において、効率的な調達・購買システムを導入することは、自治体DX（Digital Transformation）の一環として重要です。

このシステムの導入により、地方自治体内の業務の効率化や支出の最適化、さらにはガバナンスの強化が図られます。

また、事業者側にも郵送コストや収入印紙代、来庁に伴う交通費の負担、時間的な負荷が解消され、GtoB（Government to Business）の関係性が強化され、生産性が向上します。

特に調達・購買業務を円滑に進めるためには、適切なシステム選定が不可欠です。

行政DXの視点からシステムを選定する際には、以下のポイントに留意することが重要です。

業務効率化の追求
業務プロセスの効率化が最重要目標となります。
自動化や合理化が可能な機能を重視しましょう。

データの活用と分析機能の強化
データの適切な管理と分析機能の強化により、予算の最適化や戦略の改善が可能です。

セキュリティとコンプライアンスへの配慮
情報の保護と法令遵守が確保されていることが必要です。

利用者の使いやすさ
使いやすいインターフェースや操作性の高いシステムを選ぶことで、利用者の負担を軽減します。

スケーラビリティとフレキシビリティ
将来の変化に対応できる柔軟性を持つシステムを選定します。

これらのポイントを考慮して、行政DXの視点から最適な調達・購買システムを選定することで、行政サービスの効率化や品質向上に貢献します。

また、GtoB（Government to Business）関係性の強化も重要です。

これは、政府（地方自治体を含む）とビジネス（企業：サプライヤー）との間の関係を指し、調達・購買、税金の徴収、規制の設定などが含まれます。

GtoBの強化により、双方にとってより効率的で生産性の高い関係性が構築されます。

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地方自治体向けに調達・購買業務 (S2P:Source to Pay)の行政DXを実現できる数少ないクラウド型調達・購買システムです。

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