【購買担当者必見】発注書・発注請書・契約書の違いとは？業務フローと効率化のコツ

発注書・発注請書・契約書の概要とそれぞれの違いとは？

本章では、発注書（注文書）・発注請書（注文請書）・契約書の違いや、受発注時のトラブルの原因になり得る要素をご紹介します。

 

契約トラブルを防ぎ・スムーズな取引を実施できるよう、それぞれの違いを正しく理解しておきましょう。

発注書・発注請書・契約書はどのようなものか

発注書・発注請書・契約書は、いずれも購買業務で重要な書類であり、発行主体・役割・法的効力が異なります。

発注書とは

発注書（注文書）とは、発注者が受注者に対して、取引や業務についての申し込みの意思を示す書類のことです。

 

発注書に詳細を記載することにより、発注者側は発注を依頼する意思表示を行い、受注者側は発注書の交付を受けることで安心して取引を進めることができます。

 

発注書に記載すべき項目としては、以下が挙げられます。

 

• ヘッダー部分：タイトル、発注番号、発注日
• 当事者情報：発注者と受注者の会社名、部署名、担当者名、住所、連絡先
• 注文内容：品名、数量、単価、金額（税抜・税込）、納期、納入場所、支払条件
• その他：納品方法、検収方法、保証条件

 

発注請書とは

発注請書（注文請書）とは、受注側の発注書による申し込みについて承諾の意思を示す書類です。

 

発注請書の発行は義務ではなく、電話やメールで受注の旨を伝えても問題はありません。

 

また、企業によっては、発注書と一体になった書面として、発注者側が発注請書を作成するケースもあります。

 

発注請書に記載すべき項目としては、主に以下が挙げられます。

 

• 発注者・受注者の会社名、住所、連絡先
• 発注番号、発注日、納品希望日
• 品名、数量、単価、金額（税込）
• 支払条件、支払方法
• その他、必要に応じて特記事項（例：納品場所、検収方法など）

 

取引におけるさまざまなトラブルを回避しやすくなるため、発注請書の作成の有無・どちらが作成するかといった点は、契約前に認識のすり合わせをしておくとよいでしょう。

契約書とは

契約書とは、契約の締結を証明するための書類です。

 

契約の詳細をまとめ、内容に相違がないことを確認したのちに、双方が署名・捺印することで締結します。

 

契約書に記載する項目は、主に以下が挙げられます。

 

• タイトル（どのような書面なのかを示すもの）
• 前文（誰と誰が、どのような契約を締結するのかを示す文言）
• 本文（具体的な契約内容）
• 後文（契約書の締結方法・保管方法を示す文言）
• 契約締結日・署名捺印（記名押印）

 

なお、一部の例外を除き、ビジネスシーンにおいても口約束で契約を交わすことは可能です。

 

しかし、口約束だと後から契約内容に関してトラブルが発生した際に、どちらの主張が正しいのかがわからなくなってしまう恐れがあります。

 

このようなトラブルを防止するために、取引内容の詳細を明記し、証拠として残すのが一般的です。

 

発注書・発注請書・契約書の違い

発注書・発注請書・契約書の違いは、以下のとおりです。

 

• 発注書：発注者が受注者に対して、取引や業務についての申し込みの意思を示す書類
• 発注請書：受注側の発注書による申し込みについて承諾する意思を示す書類
• 契約書：契約書とは、契約の締結を証明する書類

 

なお、発注書・発注請書も契約書の一種といえます。

 

これらの違いは、発注書・発注請書が一方の当事者から相手方に対し一方的に交付されるものであるのに対し、契約書は一般的には相互に取交すもの（双方の署名や押印をもって法的拘束力を持つ）という点が挙げられるでしょう。

 

ただし、注意が必要な点として、契約書の内容を網羅した請求書や発注請書も存在します。

購買取引基本契約書・覚書・協定書・NDAなどの契約書は、取引の全体的なルールや条件を定めるものです。

一方、発注書や発注請書は個々の取引内容を具体的に記載する書類で、通常は契約書とは区別されます。

 

しかし、中には契約書の内容をほぼ網羅した詳細な発注書や発注請書も存在し、これらが契約書と同等の拘束力をもつこともあるため、注意が必要です。

発注書・発注請書・契約書の役割

発注書・発注請書・契約書の作成や取り交わしの役割は、売買契約のトラブルを防ぐためです。

 

受発注時に起こり得るトラブルとして多いのは、コミュニケーションミスによる認識の齟齬（そご）が挙げられます。

 

たとえば、商品を「5個注文する」と伝えたつもりが、相手には「15個」と聞き取られてしまい、結果過剰な在庫を生み出し利益を大きく損なう恐れがあります。

 

また、発注書を作成した際に入力ミスや発注書の未達があった場合、注文したはずの商品が適切な時期に届かない状況も起こり得るでしょう。

 

各書類に取引・契約内容の詳細を明記し証拠として残すことで、こうしたトラブルは回避できる可能性が高まります。

紙・電子化・EDI化した場合の違い

発注書・発注請書・契約書は、紙または電子データとして一定期間保存しなければいけません。

 

また、2022年1月から施行された電子帳簿保存法の改正により、一部は電子保存が義務付けられることになったため、扱いには十分な注意が必要です。

 

以下の項目にて、電子帳簿保存法・保存期間・印紙の有無についてご紹介します。

電子帳簿保存法による書類の保管方法と保管期限

電子帳簿保存法における各種書類の保管の仕方についてですが、まず紙の場合は保存にあたっての要件は特に定められていません。

 

ただし、税務署などから提出を求められた際、すぐに探し出せるようにしておく必要があるため、取引先ごとあるいは年度ごとに原本をまとめてファイリングしておくとよいでしょう。

 

電子取引により送受信した国税関係帳簿書類は、電子帳簿保存法の改正により電子データでの保存が義務付けられています。

 

【電子データの保存方法】

• やり取りしたシステム上での保存
• PDFファイルなどでの保存
• 画面のスクリーンショットによる保存

 

電子取引の一種であるEDIも電子帳簿保存法の要件に該当します。

 

電子帳簿保存法に対応したシステムを活用すれば、データの一括管理だけでなく、業務効率化にも役立つでしょう。

 

また国税関係帳簿書類は、法人が原則7年、個人が5年という一定期間の保存が法律により義務付けられています。

 

規定されている保存期間を守って、大切に書類を保存しておきましょう。

印紙の必要性

印紙は、PDF・FAX・電子データで送信する場合は貼る必要がありません。

（ただし、PDFやFAXで送信したあと、用紙を印刷し受注者に送る場合には印紙が必要です）

 

そして、書面で送付する場合は、それぞれで印紙の必要性が異なります。

 

発注書は、以下の条件下で必要とするケースがあります。

 

• 契約の成立が発注書の交付で決まる場合
• 発注書に双方の署名や押印がされている場合
• 発注書で見積書の承諾に応じる場合

 

発注請書は、契約書の一種でもあるため、請書が課税文書に当たる場合は収入印紙の貼付を必要とします。

 

契約書に関しては、書面でやり取りをする場合は収入印紙が必要です。

 

各書類それぞれで印紙を必要とするケースが異なるため、書類を送付・送信する際は印紙の必要性をチェックしておきましょう。

建設業法・下請法の要件

建設業法とは建設工事の取引について、下請法は下請取引について定めた法律のことであり、契約書など一部書類の提出が義務付けられています。

建設業法の要件

建設業法とは建設工事の取引について定めた法律であり、原則として契約は書面の相互交付により行うものと定められています。

 

建設業法上認められている契約方法は、以下の3つです。

 

• 請負契約書
• 基本契約書＋発注書・発注請書の交換
• 発注書・発注請書の交換

 

契約書は、建設工事の規模・金額を問わず作成する義務があるため、たとえ少額の工事であっても書類を作成する義務があります。

 

また、作成した施工体制台帳は工事完了後も5年間保存する義務があるため、すぐに破棄しないようご注意ください。

下請法の要件

下請法とは下請取引について定めた法律であり、下請法が適用される取引では、親事業者は下請事業者に対して発注書を交付することが義務付けられています。

 

対象となる取引は、以下が挙げられます。

 

• 製造委託
• 修理委託
• 情報成果物作成委託のうち、プログラムの作成委託
• 役務提供委託のうち、運送・物品の倉庫保管・情報処理委託
• プログラムの作成委託以外の情報成果物作成委託
• 運送・物品の倉庫保管・情報処理委託以外の役務提供委託

 

下請法が適用されるか否かは、取引当事者の資本金の額または出資の総額で決定されます。

購買における発注書作成のステップと注意点

発注書は、商品の製造・業務などを発注する旨の意思表示＝契約の申し込みを行うための書面です。

 

発注書の作成にもいくつかの手順と注意点が存在するため、本章にて詳細をご紹介します。

発注書作成のステップ

発注書（注文書）の主な役割は取引先との認識を合わせることにあり、発注書を作成・発行することで認識の相違によるトラブルを未然に防ぐことができます。

 

発注書作成から保管までの流れは、基本的に以下のように進められます。

 

1. 見積書の内容確認
2. 発注書の作成
3. 発注書の送付
4. 発注請書の受領（企業によっては発注書と発注請書が一体となっているケースもある）
5. 書類の保管

 

特に、取引の回数が少ない（付き合いが浅い）企業との契約は、お互いの認識を確認するためにも、発注書を作成・証拠として残しておいたほうがよいといえるでしょう。

発注書作成時に注意すべきポイント

発注書は、基本的に受注者から見積書を受け取ったあと（見積内容に了承を得たあと）に発行します。

 

この理由は、発注書は見積書の内容に基づいて発行される正式な文書であるため、見積書がないと単価や納期などの具体的な条件を発注書に記入できないためです。

 

発注書に記入する内容は、認識のズレをなくすためにも、見積書をもとに受注者と確認しながら決めるとよいでしょう。

 

発注書作成においてよくみられる課題

発注書の作成・管理において散見される課題としては、以下が挙げられます。

 

【人的ミスの発生】

→手書きやExcelでの発注書作成は、転記ミスや計算ミスなどの人的ミスが発生しやすく、修正作業に手間と時間がかかります。

　また、誤った発注書が送信された場合、納品遅延や余分なコストが発生する可能性もあります。

 

【情報共有の遅れ】

→発注書が紙媒体の場合、関係部署への共有や承認に時間がかかり、業務の遅延につながる恐れがあります。

　また、発注状況の把握が難しく、納期管理や在庫管理に支障をきたす可能性もあります。

 

【管理コストの増大】

→紙媒体の発注書は、保管スペースが必要となり、紛失や破損のリスクにつながります。

　また、過去の発注書を検索する際にも手間がかかり、管理コストが増大する原因となり得ます。

 

これらの問題を解決する最善の方法として、購買管理システムによる電子データでの管理が挙げられます。

 

後述でご紹介する通り、発注書・発注請書・契約書を電子化すれば多くのメリットを得られ、コスト削減や業務効率化を図ることができるでしょう。

購買担当者の発注請書の扱いや保管のポイント

発注請書（注文請書）は発注を受ける意思を証明するための契約書の一種であり、その扱いや保管方法には注意が必要です。

 

この章では、発注請書の取り扱い方や注意点についてご紹介します。

発注請書の確認と保管

発注請書は、受注者側が発注書を確認した後に作成し発注者側に送ることもあれば、発注者側が発注書と一体になった書面を作成して受注者側に送ることもあります。

 

受注者側が作成した発注請書を受け取った際は、発注書の内容と相違がないかをチェックしておきましょう。

特に、品名・数量・金額・納期などは注意深く確認し、相違点があれば、すぐに取引先に連絡して修正を依頼してください。

 

また、発注請書は、後々のトラブル発生時における重要な証拠となるため、大切に保管しておきましょう。

 

紙で受け取った場合も、念のため電子データで併せて保存しておくことをおすすめします。

発注請書がない場合の対応

発注請書は、一部を除き発行の義務がないため、取引先によっては発行されない場合があります。

 

口頭やメールでのやり取りのみで契約が成立することもありますが、後々のトラブルを避けるためにも、以下の対応を検討しましょう。

 

• 発注者側が発注請書を作成する（発注書と一体となった書類を作成するなど）
• 受注者側に発注請書の発行を依頼する
• 口頭やメールでのやり取りの内容を記録しておく

 

双方の認識を明確に記録しておくことで、万が一トラブルが発生した際に証拠として活用できるでしょう。

発注請書に関する課題

購買部で発注請書を管理する場合、以下が課題として挙がりやすいでしょう。

 

【保管スペースの確保】

→発注請書は、取引の証拠として長期間保管する必要がある。

　特に、紙媒体の場合は保管スペースを確保する必要があり、書類の量が増えるほど保管場所の確保が困難となる。

　オフィススペースが限られている中小企業ほど、大きな負担となり得る。

 

【紛失・破損のリスク】

→紙媒体は、水濡れや火災、地震などの災害によって紛失・破損するリスクが生じます。

　万が一、紛失・破損した場合、取引の証拠となる書類が失われ、トラブル発生時に対応が難しくなる可能性があります。

 

【検索性の低さ】

→過去の請書を検索する場合、紙媒体では一件ずつ確認する必要があることから手間がかかり、業務効率の低下につながります。

 

【管理コストの増大】

→紙媒体の保管にはファイリングや整理整頓など多くの手間がかかり、かつ書類の劣化を防ぐためのコストも必要になります。

 

総じて、紙媒体では管理に手間とリスクが生じるため、購買管理システム（電子データ）にて管理したほうが効率はよいといえるでしょう。

電子化が発注書・発注請書の課題解決のカギになりうる！

発注書や発注請書は、契約をトラブルなく進めるうえでの重要な書類です。

 

しかし、手書きやExcelなどで作成すると手間やコストがかかるため、購買管理システムを導入して管理するのが有効な手段といえるでしょう。

 

本章では、発注書・発注請書の作成を電子化するメリットや具体的な活用方法をご紹介します。

発注書・発注請書の作成を電子化するメリット

発注書（注文書）・発注請書（注文請書）の作成を電子化することで、以下のようなさまざまなメリットを享受できます。

コスト削減

発注書・発注請書を電子化することで、印刷代や収入印紙といったコスト削減が可能となります。

 

発注書・発注請書を数多く取り交わす企業にとって、印紙代にかかる費用負担は決して少なくないでしょう。

 

また、印紙代のほか書類の印刷・郵送代、紙媒体で保管する場合は保管場所の賃料やファイル・キャビネットといった備品代も削減できるため、大幅なコスト削減を見込める可能性もあります。

取引の迅速化

発注書や発注請書を紙でやり取りする場合、書類の確認・返送までに日数がかかってしまいます。

 

また、書類の印刷・封入・ポストへの投函・FAX送信などにも手間がかかるため、総じて業務効率の低下につながるでしょう。

 

発注書や発注請書を電子化すれば、メールに添付し簡単に送信できるため、タイムロスが少なく迅速に処理できるようになります。

 

郵便事故で書類が届かない（遅れる）・書類紛失などのリスクも防げるため、業務効率が格段にアップするはずです。

ペーパーレス化の促進

発注書・発注請書を電子化することで、書類の印刷が不要となりペーパーレス化を促進できます。

 

用紙・プリンターのインク代・印刷にかかる電気代・紙の書類を保管するためのファイルやキャビネットが不要になるといったメリットも得られるでしょう。

 

また、紙媒体での運用は、森林伐採・CO2排出など環境への負荷が少なくないため、ペーパーレス化することで「環境保全に貢献している」という企業のイメージアップにもつながります。

セキュリティの強化

発注書・発注請書を紙媒体で運用する場合は、盗難・紛失・消失・経年劣化といったさまざまなリスクが生じます。

 

しかし電子化すればIDやパスワードによって管理されるため、盗難・紛失のリスクを低減したり、閲覧制限をかけたりすることが可能です。

 

ファイアウォールの導入や定期的なセキュリティ診断により情報漏洩からデータを保護でき、劣化の心配もないため、電子化したほうがより安心して運用できるようになるでしょう。

テレワークへの対応が可能

発注書や発注請書の電子化は、テレワークへの対応にも効果を発揮するでしょう。

 

紙の場合は、印刷・押印・収入印紙の貼付・郵送手続き・書面の確認・ファイリング・保管場所への格納など、オフィス以外での対応が難しい作業が発生します。

 

しかし、発注書や発注請書を電子化していれば、上記一連の業務をパソコン上で完結できます。

 

購買管理システムの具体的な活用方法

購買管理システムとは、投資効率の最大化・業務の効率化を管理し、企業の利益を最大化することを目的としたシステムのことです。

 

クラウド型の調達・購買システム「intra-mart Procurement Cloud（iPC）」では、システムを活用して、以下のような調達・購買業務全般の悩みをさまざまに解決できます。

 

• 適正価格、適正量での調達が難しい

→150種類のテンプレートや過去の見積・取引情報を活用して、複数社へ一括で見積依頼が可能です。

　業務負担を大幅に軽減し、相見積もりの取得や比較が容易になります。

 

• 見積書・契約書・発注書などの作成業務や管理が煩雑

→JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」を取得＋電子帳簿保存法の要件にも対応しているため、書類作成の手間も煩雑なファイリング作業も必要なくなります。

 

• 不明瞭な取引があり確認業務に時間がかかっている

→注文書・納品書・発注書の3点突合、システムによる自動化など内部統制の整備が容易であり、不明瞭な支払や財務報告の信頼性を確保することが可能です。

　何度も同じ内容を申請する業務負荷から解放されるだけでなく、確認・承認作業のストレスもなくなります。

 

• 発注書の受領忘れや紛失により支払が滞ってしまう

→取引先から適格発注書をデータとして受け取り、30秒ほどで所管部署から経理部門への支払依頼が完了します。

　さらに、発注書が届くと通知メールが受信され支払申請の漏れが軽減されます（管理部門でも購買状況を把握することができ、支払漏れなどの2重チェックも可能）。

　発注書の作成及び発注書の受領機能は、インボイス制度、電帳法にも対応しておりコンプライアンスの面でも安心です。

 

購買管理システムを導入することで、業務の効率アップを実現し、さまざまなメリットを得ることができるでしょう。

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• クラウド型のため、比較的低コストで導入・活用できる

 

調達・購買業務を大幅に効率アップできるため、購買管理システムをお探しの企業の購買担当者様は、ぜひ intra-mart Procurement Cloudをご検討ください。

 

まとめ

発注書・発注請書・契約書はそれぞれで役割こそ異なるものの、いずれも受発注のトラブルを防ぐうえでの重要な書類です。

 

また、紙媒体での書類作成・管理は、多大なリスクやコストが発生する恐れがあるため、業務効率化を目指すうえで購買管理システムの導入を検討してみるのも一つの手段といえます。

 

それぞれの違いを正しく理解し、スムーズな購買業務を実現しましょう。