購買とは？業務内容・必要なスキルなどの基本をチェック！
購買とは、企業で使用するさまざまなものを購入する活動をいいます。
原材料となる「直接材」のほか、消耗品・事務用品などの「間接材」など、幅広い物品を対象に購入を行います。
停滞すれば会社全体の生産状況にかかわる、重要な業務です。
この記事では、購買とはなにか、購買業務の主な内容と必要になるスキル、「購買は難しい」といわれる原因などについてご紹介します。
購買業務を効果的・効率的に進めるための方法もご紹介しているため、購買状況に課題を感じている方はぜひご覧ください。
購買とは？調達との違い
購買とは、企業で必要とする物品を、適切な品質・価格で、必要な分だけ使用する時期までに購入する活動をいいます。
対象となる物品は、原材料や部品といった直接材のほか、事務用品をはじめとした間接材など多岐にわたります。
購買管理に携わる部署は、自社製品の品質や粗利・純利益などの経営面を左右する、権限の大きな部署といえるでしょう。
一方、意味合いの似たことばに「調達」があります。
調達は、物品に限らず、人材の確保やリース・レンタル品の調達なども含むことばです。
企業によっては「購買調達」としてひとまとめになっていたり同じ意味で使われていたりもしていますが、調達は購買よりも広い意味合いがあります。
購買・調達に関する業務が適切に管理されれば、より低コストで商品を製造できるようになります。
純利益を増やし、経営状況を改善するのに大きな効果を発揮するでしょう。
購買業務の軸になる「購買管理の5原則」
購買業務における基本ルールとして「購買管理の5原則」があります。
購買管理の5原則は、製造業において重視されるQCD（品質・コスト・納期）に、取引先と価格をくわえたもの。
具体的には、下記の項目があります。
- 適切な取引先の選定
- 適切な品質の確保
- 適切な数量の決定・確保
- 適切な納期の決定・確保
- 適切な価格の決定
それぞれについて慎重に検討し、信頼できる取引先を選び、価格と品質のバランスが取れた物品を選ぶことが大切です。
詳しくは「購買管理の5原則とは？効果的な購買にするために必要な準備も」でご紹介しているため、気になる方はあわせてご確認ください。
購買の内容と必要なスキル
購買業務の基本的な内容・フローは、下記の5段階に分けられます。
それぞれの基本的な業務内容と、スムーズに進めるために必要なスキルもあわせてご紹介します。
- 購買計画の立案
- 取引先への見積もり依頼・契約
- 取引先へ発注
- 納品受け取り後検収・支払い
- 物品の保管・移動
購買計画の立案
製造する商品の内容や材料を把握し、そのうえで社内のマーケティング部・営業部・生産部といった他部署の要望を汲み取り、購買計画を立案します。
購買管理業務では、より高い品質のものをより安く仕入れることが重要なミッションです。
各部署の要望に応えながらどの物品をどの取引先から仕入れるのか、たとえば下記について検討して、方向性を決める必要があるでしょう。
- 1社から仕入れるのか、2社購買にするのか
- 国内製品に限定するのか、海外のものも含めて検討するのか
- 取引実績のある企業のなかから検討するのか、新規開拓を試みるのか
- 既製品も取り入れるのか、製造から依頼するのか
購買計画の立案にあたっては、他部署の率直な要望を汲み取るヒアリングスキルが必要です。
また、今までの取引データや候補となる企業のデータをもとに、より適した依頼先を見つける情報収集能力が求められるでしょう。
取引先への見積もり依頼・契約
購買計画を立案して方向性が決まったら、取引先候補となった企業へ向けて見積もりを依頼します。
見積もりの際は、なにを、いつまでに、どのくらい必要なのかを整理して伝えましょう。
候補となった各社の回答を確認して、必要に応じて交渉をしながら、取引先を絞り込んでいく必要があります。
また取引先を選定する場合は、その企業の信頼性を確認することも重要なミッションです。
仮に、契約後に取引先が倒産したり納期遅れが頻発したりすれば、直接的に影響を受けることになります。
与信管理に問題がないか、円滑なコミュニケーションが取れるかなどを確認しておきましょう。
取引先を絞り込めたら、契約書を締結します。
書類に不備がないことはもちろん、製造から依頼する場合は、下請け法に違反していないかのチェックも欠かせません。
取引先を見つけて契約するまでには、市場価格や取引先情報などの膨大なデータを読み取り、判断するスキルが求められるでしょう。
契約業務の際は、法律に関する知識も必要になる場合があります。
取引先へ発注
各部署が必要とする物品の品目と数量を取りまとめて発注します。
部署ごとにそれぞれ発注すると、下記のリスクがあるため、購買部門で取りまとめると効果的です。
- リードタイムの把握漏れによる発注の重複リスク
- 必要になった際にこまめに発注したり、部署が別々で発注したりすることによる、ディスカウント適用の機会損失リスク
- 保管スペースを無視した発注をし、追加の保管スペースを用意しなければならなくなるリスク
購買部門は、発注してから納品されるまでの「発注リードタイム」や、製造によって消費されるまでの「製造リードタイム」がどれくらいあるかを把握しておき、適切に発注がなされているかを確認する必要があります。
また適切な発注になっていない場合、各部門への説明・説得が必要になる場合もあるでしょう。
購買物品に関する知識と、コミュニケーションスキルが求められます。
納品受け取り後検収・支払い
納品を受け取ったら、必ず検収をします。
購入した物品が求めている品質を満たしているか、破損品やすでに痛んでいるものはないかなどを確認し、あれば取引先へ伝えて早急に対応してもらう必要があるためです。
仮に検収で見つかる不良品が多い場合は、取引先の変更も視野に入れる必要があるでしょう。
検収して問題がなければ、支払い業務を進めます。
料金に間違いがないかを細かく確認し、所定の方法で支払いを済ませます。
納品受け取りから支払いまでは、不良品があった際に円滑に話を進めるコミュニケーションスキルや、事務処理のスキルが求められるでしょう。
またトラブルの際にスムーズに対応してもらえるよう、日ごろから取引先との信頼関係を構築しておくことも大切です。
物品の保管・移動
購買した物品は、それぞれの特性に合った適切な保管環境のもと、在庫として管理していく必要があります。
温度や湿度だけでなく、物によっては、直射日光や振動を避けることも必要です。
購買後に管理を怠り頻繁に廃棄すれば、値下げ交渉が上手くいっていたとしても、企業としての利益を圧迫してしまうでしょう。
また在庫の過不足が生じていないか、定期的な棚卸しも不可欠です。
常に余剰在庫がある場合は、保管場所や保管にかかる費用の削減や、品質劣化防止のため発注量を見直す必要があります。
発注量を定期的に確認し、リードタイムも踏まえて在庫状況をチェックしておくことが大切です。
物品の保管や移動に際しては、それぞれの物品に適した扱いができるよう、商品知識が求められるでしょう。
購買業務が難しいといわれる理由
購買に関連する業務は「難しい」「たいへん」といわれることも少なくありません。
それには、主に下記の理由が関係しています。
- 膨大なデータを扱う必要があるため
- 人数に対して業務量が膨大なため
- 正しく分析をする知識を求められるため
- 高い対人スキルを求められるため
それぞれなにが問題・課題になっているのかを把握することで、スムーズかつ効率的な購買活動ができるようになるでしょう。
まずは、自社の購買体制が整えられているのか、改善の余地がどこにあるかを確認しておくことが大切です。
膨大なデータを扱う必要があるため
購買業務で扱うデータの種類や量は、膨大です。
たとえば、先ほどご紹介した業務フローで必要になるデータに限っても、下記のものが挙げられます。
- 購買計画の立案…購買する物品の市場価格、物品が安くなるタイミングの目安、取引先の与信管理など
- 取引先へ見積もり依頼し契約する…見積もり料金、材料の市場価格、各企業のイレギュラーへの対応可・不可、過去の取引データなど
- 取引先へ発注…自社内の各部署が必要とする物品数データ、現在の在庫データ、各種リードタイムの有無など
- 納品受け取りして検収・支払い…製品の品質水準に関するデータ、今までの不良品混入に関するデータ、品質をチェックするポイントのデータなど
- 物品の保管・移動…物品の保管方法、使用期限など
こうした情報を一つひとつ調べなければならない場合、まとまった時間と人数が必要です。
膨大なデータをすぐに参照できるようにオンラインツールを使って関連情報を一元化しておくことで、購買業務の難易度が下がり、より大きな効果を得られる可能性があります。
人数に対して業務量が膨大なため
購買部門は、営業部門のように直接案件を獲得してきたり、製造部門のように製品を直接取り扱ったりする部署ではありません。
そのため人件費をかけにくく、業務量が膨大にもかかわらず少人数で対応せざるを得ないケースが多く見られます。
また非効率的でありながら、いままで使ってきたエクセルや紙の資料でなんとか対応できてしまっているために、まとまったコストを費やしてシステムを導入してよいのかと悩む方もいらっしゃるでしょう。
しかし手入力や手作業で購買管理をする場合、ヒューマンエラーでミスが生じたり、資料探しに時間がかかり残業代が発生したりする可能性が高まります。
くわえて契約・請求・支払いでミスがあれば、企業間のトラブルに発展しかねません。
上記のようなトラブルを防ぐためには、情報を一元化してまとめておいたり、効率的に書類の作成・チェックやデータ照会などの業務ができるようになるシステムを導入したりすることが効果的です。
正しく分析をする知識を求められるため
購買にかかわる部署では、市場価格のデータや取引先のデータをそろえたうえで、分析し、より利益率を高めるための施策を検討することも大切な業務です。
しかし多岐にわたる購買品・取引先それぞれを正しく分析するのはたいへんなうえ、マーケティングに関する専門的な知識が求められる場合もあります。
くわえてご紹介したとおり、業務量に対して人員数が足りないケースも多く、十分に分析をしていられないケースもあるでしょう。
効果的に購買管理をするためには、分析をサポートしてくれるシステムを導入したり、分析スキルを備えた外部機関の協力を仰いだりすることを検討する必要があるかもしれません。
高い対人スキルを求められるため
購買部署は、取引先に対して「もう少し値下げをしてほしい」と交渉したり、イレギュラーなことが起きた際に短納期に対応してもらえるよう頼んだりする場合もあります。
取引先（受注側）は高く売りたいのに対して値下げを提案するため、慎重に交渉するとともに、日ごろから信頼関係を構築しておくことが大切です。
またときには「とにかく購買にかかるコストを減らすように」と社内から強くいわれる場合もあります。
しかし下請法に反する価格での購買や、取引先にとって大きな不満・負担が生じる購買は、長期的に見ると自社にも損が生じてしまうでしょう。
その際は、社内での説得も必要になる可能性があります。
購買管理の業務を円滑に進めるためには、社内・取引先にかかわらず、根拠となるデータと高い対人スキルが求められるでしょう。
購買業務を効率的に進める方法
購買業務を効率的に進めるために役立つ方法として、4つの方法があります。
下記についてそれぞれご紹介するため、自社で取り入れられそうな方法はどれか、ひととおり確認して検討してみましょう。
- 購買管理システムを導入する
- 書類を電子化する
- 購買担当人数を増やす
- アウトソーシングする
購買管理システムを導入する
購買業務を全般的に効率化するためには、購買管理システムを検討しておきましょう。
購買管理システムは、購買業務をスムーズに進めるための機能を搭載した、購買に特化したシステムです。
オンプレミス型とクラウド型（SaaS）、スポット購買型とカタログ購買型、直接材対応型と間接材対応型などさまざまなタイプがありますが、基本的には下記の機能を搭載しています。
- 購買計画機能…生産計画にのっとり、どこからなにをいくつ購買するかを計画するのに役立つ機能
- 仕入れ先管理機能…過去の取引記録と今後の予定を管理する機能
- 取引契約機能…契約内容を確認・閲覧する機能
- 発注管理機能…発注情報を管理する機能
- 価格管理機能…過去の取引も含め、購買価格を参照・管理できる機能
- 納期管理機能…納品されるまでのステータスが反映される機能
- 品質管理機能…納品物の品質を確認し、基準に満たなかった納品物の個数や状態を管理する機能
- 検収支払い管理機能…納品後、検収・支払いまでのステータスを管理・把握するための機能
購買業務に関する情報を一元化することで、日ごろの購買活動をより効果的・効率的にできます。
購買管理システムに関しては「購買管理システムとは？購買の悩みを解決する4つのメリット」でも解説しています。
種類や選び方について、詳細を確認したい方はあわせてご確認ください。
書類を電子化する
大々的なシステムを導入するほどの予算を確保できない場合は、契約書・発注書などの電子化（オンライン対応）をするのも効果的です。
電子化して取引先ごとにまとめておけば、過去の取引履歴を確認しやすくなります。
くわえて、紙の書類から移行することで、コピー用紙・インク代の節約、保管場所の削減、収入印紙代の削減なども可能です。
ただし、電子契約にする場合は、取引先の協力も仰がなくてはならないデメリットもあります。
頻繁にやりとりのある取引先がある場合は、電子契約に対応できるかを確認しておきましょう。
購買業務の担当人数を増やす
購買管理業務の進捗が遅れ気味になっている場合は、人員を増やして対応するのもひとつの選択肢です。
マンパワーが増えれば、より多くの業務をこなせるようになるでしょう。
くわえて、十分な人員数を確保したうえで担当者を細かく分けることで、購買にまつわるトラブル（取引先との癒着、私用物品の購入など）も起きにくくなります。
「システムは導入がたいへん」「導入してもきちんと扱えないと思う」といった場合は、いったん、購買管理担当者を増やして対応してみましょう。
購買業務をアウトソーシングする
購買管理業務に充てられる人材がおらず、システムもきちんと扱えるか不安という場合は、購買業務をアウトソーシングしてしまう方法もあります。
マーケティングの知識を持つ外部企業へ委託することで、購買業務の最適化を図れるでしょう。
ただし、アウトソーシングをする場合は下記のデメリットも生じるため、慎重な検討が必要です。
- 外部企業に対して、原価をはじめとした購買情報を公開する必要がある
- 情報をやりとりする際にセキュリティリスクが生じる
- 購買業務を実際に担当してもらえるまでに、調査や準備で時間がかかる
- サービスを利用するコストが発生する
購買管理業務をスムーズにするなら「intra-mart Procurement Cloud」
「よりよい効果が期待できる購買体制にしたい」とお思いの場合は、購買管理システムの活用をご検討ください。
購買管理に特化しており、さまざまな機能が搭載されているため、購買業務に大いに役立つでしょう。
また、購買管理システムを検討する際は「intra-mart Procurement Cloud」をご確認ください。
「intra-mart Procurement Cloud」は、調達管理・購買管理・カタログ購買・支払い管理・販売管理・金融EDIの6機能を備えた購買管理システムです。
支出の最適化や、購買業務の効率化に貢献できます。
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- 導入実績
まとめ
購買とは、企業が必要とする直接材・間接材などの物品を購入する活動をいいます。
リースやレンタル、人材手配も含めた「調達」とは異なり、物品の購入にフォーカスした取り組みを指すことばです。
しかし購買業務にあたっては、膨大なデータを扱うとともに高い対人スキルが求められるため、難しいと感じる方も少なくありません。
ご紹介したポイントや役立つツールを参考にして、より効率的かつ効果的な購買業務になるよう、購買管理体制を見直してみましょう。
