地方自治体様
【地方自治体 大阪府四條畷市様】 調達・購買業務のデジタル化
導入効果
事業者の利便性向上と四條畷市の業務負荷軽減を実現。業務標準化とガバナンスの確立が最大の成果。
導入前の課題
事業者側に郵送コストや収入印紙代、来庁にあたっての交通費の負担、時間的な負荷
予算要求に向けた仕様書確定までの業務の属人化
解決策
発注機関と入札参加者との連携を実装
intra-mart Procurement Cloudの導入により、事業者にとっては来庁にかかる時間、コストの圧縮やペーパーレス化の促進につながっている。四條畷市側の業務負荷軽減の観点でも、実証実験時と同水準の改善効果が得られている。システム化を進める上で既存の業務プロセスを見直し、標準化したことは、公平公正な公共調達に資する仕組みと庁内外のステークホルダーの業務生産性向上を同時に実現するきっかけとなった。
未来
「予算・契約・会計DX」で電子調達システム導入も
網羅的なデジタル化とデジタルツールの最適な配置でより大きな効果が生まれる
四條畷市は現在、予算化から契約、支払いまで、調達関連業務のプロセスを網羅的に見直しつつデジタル化する「予算・契約・会計DX」に取り組んでいる。今回のintra-mart Procurement Cloud導入もその一環だが、同時に電子契約サービスなども導入済みだ。また、24年度以降は電子調達システムの導入を検討しており、これらのシステムとintra-mart Procurement Cloudの連携を進め、業務のデジタル基盤を強化・拡充していく。
また、intra-mart Procurement Cloudの活用範囲も拡大し、契約後の支払いにおける請求書受理・管理にも使う予定だという。
行政サービスや庁内業務のデジタル化は、局所的に進めるだけでは効果は限定的だ。「電子調達システムの導入も含めて網羅的な取り組みを進めることで、より大きな効果が生まれると考えている」と桃井氏。デジタル化によるさらなるガバナンスの向上を目指すとともに、デジタル化で創出した時間を使い、市民を誰一人取り残すことのないきめ細やかな行政サービスの実現に向けて、リソース配置も最適化できると見ている。
購買ルールに関する
お悩みを解決する機能
過去案件のコピーや見積仕様書のテンプレート等を活用し、一度に複数社へ見積の依頼ができます。これにより担当者の業務負荷を一気に軽減が実現し、相見積りの取得や比較を容易に。結果、面倒だった見積取得業務を簡単にすることで適正購買を促します。
見積依頼（RFQ）機能
適切な購買を実現するため、200種類以上の見積仕様書のテンプレートを提供し、自動で作成される見積比較表やサプライヤとのチャットで比較や交渉をサポートし、適正価格での購買を実現します。
請求・支払い管理機能
利用者が多く定期的に購入する物品、サービスがある場合は、オリジナルのカタログを作成し、特別価格で購入する仕組みを構築することが可能です。お気に入り、物品の比較検討をする機能も備えています。
受発注機能
取得した見積からスムーズな発注手配が可能。オリジナルカタログを作成することにより会社全体の購買を統制することもでき、業務効率の大幅アップが実現します。出荷や検収もシステムの簡単な操作で登録も可能で、各種帳票の管理や電帳法に対応したお取引を行うことができます。
契約管理機能
契約書のひな形管理やリーガルチェック、受領・発行、契約書の保管まで、契約書のライフサイクルを管理できる機能を搭載。約20項目の充実した検索機能や契約期限切れのアラート機能、進行状況ごとにタブで管理を行うことができ契約書の締結漏れ等を防ぎます。PCとインターネット環境さえあればいつでもどこでも契約書が確認でき、細かな権限設定で安全に契約書を管理することができます。
