サプライヤーポータルとは？機能・メリット・種類を徹底解説！
目次 サプライヤーポータルとは？定義と主な機能 サプライヤーポータルでできること・主な機能 サプライヤーポータルでできること 主な機能 企業間取引 取引開始（オンボーディング） 情報共有（バイヤー、サプライヤー間） サプライヤー情報（企業名、資本金、与信情報等）の管理 相互コミュニケーション 見積・発注・請求・支払などの調達EDI機能 サプライヤーポータルの必要性・メリット サプライヤーとの関係強...
intra-mart Procurement Cloud
「購買業務の流れについて、きちんと把握できていない」と、課題を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
購買に際しては、さまざまなデータや書類を扱う必要があるほか、守らなければならない条件を細かく把握しておく必要があります。
しかしあらかじめしっかりとした取り決めがされておらず、不明瞭な点が多いために、引き継ぎの際にトラブルが生じることも少なくありません。
そこでこの記事では、購買業務、および購買管理業務における基本的な流れと、ポイント・注意点、効率的に進める方法について詳しくご紹介します。
購買業務では、基本的に下記の流れで取り組みます。
5つあるステップそれぞれのポイントや注意点などを把握したうえで、正確に運用することが大切です。
また購買業務で意識すべきルール「購買管理の5原則」に関しては「購買管理の5原則とは？効果的な購買にするために必要な準備も」で解説しています。
購買業務における基本的な方針から見直したい方は、合わせてご確認ください。
製品に必要な材料をまとめて、購買計画を立案します。
その際、マーケティング部・営業部・生産部などの社内他部署の要望を汲み取ったうえで、購買先を決めることが大切です。
購買業務における重要なミッションは、各部署の要望に応えながら、適切な物品をより安く、よりよい品質で、必要な時期までに必要量用意することです。
そのためには、たとえば下記について検討しておく必要があります。
購買計画の立案に際しては、定量目標（数値化できる目標）と定性目標（数値化できない目標、目指す状態の指針）を設定することが大切です。
定量目標は、受入不良率・原価低減率・納期遵守率をいい、QCD（品質・コスト・納期）に関わる指標です。
受入不良率で不良品の割合を確認、原価を抑えて営業利益を確保し、自社・取引先ともに納期を遵守することで、安定した製造ができるようになります。
今までの取引で確認された数値を確認し、無理のない定量目標を設定、購買計画を立案しなければなりません。
定性目標は、問題解決力・事務処理能力・関係構築能力をいい、主に購買担当者の能力に関する指標です。
取引先とのやりとりや事務処理のなかで、スムーズに業務を進められる能力を持つ人物を配置することが重要になります。
これらの目標を設定したのち、PDCAサイクルを回しながら最適化を目指していきましょう。
購買計画立案に際しての課題は、主に「扱うデータ量が多い」「数値で明確に測れる目標だけではない」ことが挙げられます。
たとえば取引先・物品・数量などを決める際に、これまでの取引データが一元化されていなければ、適切な選定をするのに大きな労力を割かねばなりません。
スケジュールに余裕がなかったり人手が足りなかったりする場合は、十分な検討ができず、適切な取引先を選べない可能性が高まります。
場合によっては、相場より高い金額で仕入れてしまったり、不良品の割合が多い取引先を選んでしまったりするかもしれません。
また定性目標では、単純に数値化できない目標や、成果が反映されるまでに時間のかかる目標が設定されることになります。
定性目標に対する評価は主観に寄ってしまうケースが多いため、システムによって可視化するような、適切な評価ができる仕組みも整える必要があるでしょう。
この章では、購入計画を立案したあとの見積依頼や契約までの流れを解説します。
各社の見積依頼に対する回答を確認したのちに、取引先を絞り込みましょう。
選定や契約のポイントについて解説しますので、ぜひ参考にしてください。
見積もり依頼時のポイントは、なにを、いつまでに、いくつ必要かを整理して伝えることです。
相見積もりの結果を比較しやすいよう、見積もりの情報は同じ条件で出しておくとよいでしょう。
また取引先の選定の際には、相手方の信頼性についても確認する必要があります。
倒産や支払いの遅延などのリスクを抑えるには、取引先の与信管理に問題がないか、円滑なコミュニケーションが取れるかなどを確認しておくことが大切です。
与信管理では下記の流れで情報を確認する必要があるため、あらかじめ手順をチェックしておきましょう。
契約書を締結する際は、書類に不備がないことを細かくチェックします。
製造から依頼する場合には、コンプライアンスにも注意する必要があります。
たとえば、下請け法に違反していないかのチェックです。。
また契約方法に応じて、契約書締結には注意すべきポイントがあります。
いずれの契約方法でも「契約締結日・効力発生日の認識にずれがないか」「収入印紙は必要か・どちらが負担するのか」「製本方法」など、あらかじめ情報をすりあわせしておきましょう。
さらに、スムーズな購買ができるよう、必要に応じて基本契約書を交付して「担当者名と日付、詳細が記載されていればFAXでも可」「品番や数量がわかれば、メールでも可」などの取り決めをしておくと、のちの発注業務がスムーズになります。
見積もり依頼時や契約締結時には、綿密な情報収集ができる能力と、法律に関する知識が求められます。
たとえば与信審査を怠れば、取引先の都合による不利益を被る可能性が上がってしまうでしょう。
契約書締結でミスがあれば、契約の不履行や認識の食い違いによるトラブルが生じたり、収入印紙貼付忘れによる過怠税負担が生じたりする場合もあります。
専門的な知識が必要になるため、相談できる場所を見つけておいたり十分なチェック体制を構築したりして準備しておくことが大切です。
あるいは、サポートを受けられるようにシステムやツールを導入するのもよいでしょう。
契約業務が終わったら、実際に発注をします。
発注方式には定量発注方式と、定期発注方式のふたつがあります。
定量発注方式は、スポット購買とも呼ばれ、在庫数が一定水準を下回った際に発注する方法です。
定期発注方式は、定期購買とも呼ばれ、定期的に発注する方法をいいます。
購入する物品が直接材か間接材かによって、発注方式を使い分けるとよいでしょう。
発注時に注意すべきことは複数ありますが、特に注意しておきたいのが部署ごとでで個別に発注することによる情報の共有不足です。
部署がそれぞれで発注すると、下記のリスクが生じる可能性が高まります。
発注業務は購買部署を通して行うよう、あらかじめ仕組み作りをしておくことが大切です。
購買部門は、発注リードタイム（発注してから納品されるまでの期間）や製造リードタイム（製造開始から完成までのリードタイム）を確認する必要があります。
リードタイムが把握できていないと、在庫過多になったり不足が生じたりして、製造業務に支障が出る可能性が高まるためです。
発注方法が適切でない場合は、購買部門による調節とともに、各部門への説明や説得が必要になる場合もあるでしょう。
納品を受け取った後の購買の流れは、検収・支払いです。
この章では、研修時にチェックすべき項目のポイントや支払いの流れを解説します。
検収の際は、できるだけ早いうちに、十分な検収作業を済ませておくことが大切です。
QCDを維持し、定量目標が達成されているかを判断するためにも、納品物が基準とする品質を満たしているか、破損品がないかを確認する必要があります。
もし基準に満たない物品があれば早急に取引先へ連絡し、対応してもらうことが、製造スケジュールに変更を生じさせないために重要です。
また担当者の感覚的な検収ではなく、下記の項目を記載した検収書を用いながらチェックするとクオリティの均一化につながります。
検収書は法人の場合は原則7年、個人事業主の場合は原則5年、保存する必要がある点に注意しましょう。
支払いの際は、下記の流れを把握しえたうえで進めましょう。
支払いのタイミングは「都度支払い」と「締め日支払い」の2通りがあるため、契約書にのっとり、取引先ごとに対応します。
検収・支払い業務の際にミスや齟齬があると、取引先との信頼関係を損なう可能性が高まります。
そのため、慎重なチェックが必要です。
また支払い業務が滞ると、キャッシュフローが乱れたり、支払い漏れが生じたりするリスクが高まります。
スムーズかつ抜け・漏れなく支払い業務が進められるよう、情報を把握・管理しなければなりません。
購買した物品は、物の性質に合った保管方法で管理する必要があります。
必要な場合は、より適した保管方法ができるよう、移動させることも検討しましょう。
保管・移動時のポイントには、下記の3つがあります。
商材によっては、適切に保管するために温度・湿度・直射日光・振動などを避けなければなりません。
もし管理を怠り頻繁に廃棄することになれば、値下げ交渉が上手くいっていても、企業としての利益を圧迫してしまうでしょう。
また、在庫の過不足が生じていないかを確認するために、定期的な棚卸しも不可欠です。
発注量と使用状況を定期的に確認し、踏まえて在庫状況をチェックしておきましょう。
このとき、リードタイムも考慮に入れて計算しないと納期遅れを招いてしまうリスクにつながり兼ねません。
保管・管理業務の際は、管理ルールを作成・周知しておく必要があります。
基本ルールと、管理に必要な下記の情報をまとめた管理表を作成しておきましょう。
また、棚卸し時や普段のチェックにより廃棄した物品がどれくらいあったのかといった情報もまとめておくと、購買業務の見直しに役立ちます。
購買業務の主な流れは、ここまでご紹介してきたとおりです。
しかし、業務に関わる人全員が、上記の流れを把握して適切に運用する必要がある点を把握しておきましょう。
責任の所在があいまいになったり、現状把握があいまいになってしまったりしないためには、購買業務フロー図を作成するのがおすすめです。
購買業務フロー図作成にあたっては、下記の情報を整理しておきましょう。
誰が見ても一見でわかるよう、色分けや記号を用いて、シンプルに作成することが大切です。
またすぐに確認できるよう、オンラインで共有しておいたり、すぐに確認できる場所へ掲示しておいたりするとよいでしょう。
購買業務に際しては、膨大な情報を扱う必要があります。
それらの情報をもとにして正しい分析ができるスキルや、取引先・社内に対して円滑にやりとりができる対人スキルも必要です。
ゆえに難しいと言われることの多い購買業務を効果的に進めるためには、下記の方法を検討するのがよいでしょう。
購買業務に役立つシステムとして、購買管理システムや、電子帳簿システムがあります。
とくに購買業務全体を効率化したい、または情報の一元管理をしたい場合は、購買管理システムがおすすめです。
購買管理システムにはクラウド型とオンプレミス型、カタログ購買型とスポット購買型、間接材対応型と直接材対応型などのようにさまざまな項目で分類が可能ですが、基本的な搭載機能は概ね共通しています。
詳しくは「購買管理システムとは？購買の悩みを解決する4つのメリット」で解説しているため、あわせてご確認ください。
購買管理の部署では、扱うデータ量・業務量に対し、人員不足が生じているケースが少なくありません。
担当者を増やして担当業務を細分化しておくことで、取引先との癒着や私用物品の同時購入といったトラブルも防げる可能性が高まります。
購買管理業務による効果を高めたい場合は、担当人数を増やし、万全なチェック体制を敷いておくことが大切です。
購買管理に際して、「システムを導入しても扱いきれるかわからない」「人員が足りない」といった場合には、アウトソーシングする方法も検討できます。
マーケティングの専門知識を備えた外部企業へ委託すれば、購買業務の最適化を図れます。
ただし、下記のデメリット・注意点が生じることは把握しておく必要があるでしょう。
購買管理システムを導入する場合は、ぜひ「intra-mart Procurement Cloud」をご検討ください。
「intra-mart Procurement Cloud」はクラウド型の購買管理システムで、ソーシングから支払いまでをワンストップで管理できるシステムです。
今まで野村不動産パートナーズ株式会社さま、日本コカ・コーラ株式会社さま、住友三井オートサービス株式会社さまなど、多くの企業さまに活用されています。
「intra-mart Procurement Cloud」では、デモンストレーションの利用や、1部署1品目からのスモールスタートも可能。
購買業務に課題を感じている方は、ぜひ「intra-mart Procurement Cloud」からご確認ください。
購買の基本的な流れは、「購買計画の立案」「見積もり依頼・契約」「発注」「検収・支払い」「物品の保管・移動」の5つです。
それぞれにポイントや注意点があるため、あらかじめ情報を把握・整理しておく必要があります。
ご紹介した内容をもとに、購買業務の内容・方法を見直してみましょう。
目次 サプライヤーポータルとは？定義と主な機能 サプライヤーポータルでできること・主な機能 サプライヤーポータルでできること 主な機能 企業間取引 取引開始（オンボーディング） 情報共有（バイヤー、サプライヤー間） サプライヤー情報（企業名、資本金、与信情報等）の管理 相互コミュニケーション 見積・発注・請求・支払などの調達EDI機能 サプライヤーポータルの必要性・メリット サプライヤーとの関係強...
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