【簡単解説】検収書の基本知識から作成方法・注意点まで徹底解説
目次 検収の基本知識とその重要性 検収とは？ 検収の重要性 検収の一般的な流れ 検収書の概要と交付の目的 検収書とは？ 検収書とそのほかの書類との違い 納品書との違い 受領書との違い 支払い通知書との違い 検収書を交付する目的 検収書の作成における注意点 不備があった場合の対応方法を用意する 業界や企業ごとのルール・慣習を把握する 検収書の記載項目と作成方法 検収書の必須記載項目 発注内容との照合...
intra-mart Procurement Cloud
納期管理とは、設定された納品期日に間に合うよう、製造や生産の進捗を管理する取り組みをいいます。
しかしなかには、納期管理がされておらず、納品が遅れ製造スケジュールに影響が生じるケースもあります。
そのために、バイヤー側には「サプライヤーがなかなか納期を守ってくれない」「サプライヤーに納期を遵守してもらうためにどのような取り組みをすればよいのだろう」とお悩みの方も少なくありません。
この記事では、納期管理・サプライヤーマネジメントとはなにか、バイヤーがサプライヤーの納期を管理する重要性、ポイントなどについてご紹介します。
サプライヤーの納期を管理し、安定した生産体制を構築したいとお悩みの方は、ぜひご覧ください。最初に納期管理の定義について明確にしておきましょう。
納期管理の意義を理解することは、遅延や欠品を起こさないためだけでなく、製品の品質向上・業務効率化・リスク対策などに対してのメリットにつながります。
納期管理は経営判断に直接影響を及ぼす重要事項です。
納期管理とは、設定された納品期日に間に合うよう、受注者側が製造・生産・制作の進捗を管理する取り組みをいいます。
納期を厳守できるような体制作りに取り組むのはもちろん、納期短縮を図る取り組みも含まれます。
対してバイヤー（発注者側）は、製造スケジュールが滞りなく進むよう、サプライチェーンを意識して社内・外注先（サプライヤー）双方の納期を管理しなければなりません。
このように、サプライヤーと自社との間に強固かつ長期的なパートナーシップを確立し、納期を遵守させ、サプライチェーン全体の品質を高める取り組みを「サプライヤーマネジメント」といいます。
購買・調達部署は社内外の納期を把握し、サプライチェーンマネジメントを適切に運用する力が求められるでしょう。
サプライチェーンやサプライチェーン最適化に関しては、詳しくご紹介している下記の記事もあわせてご確認ください。
納期管理やサプライヤーマネジメントが重要といえる理由として、「サプライチェーン全体の業務遅延を防止し、品質を向上させる」ことが挙げられます。
サプライチェーンに組み込まれた企業が製造業務を遅滞させると、それ以降で製造・販売に関わる複数の取引先にも大きな影響を与えてしまいます。
納期の遅れに合わせて複数の企業が製造スケジュールを調整しなくてはならず、サプライチェーン全体へ負荷がかかるでしょう。
納期遅延の影響が大きい場合は、最悪の場合、リリース日や発売日を変更せざるを得なくなる可能性もあります。
そうでなくても、下記のような悪影響が生じることもあるでしょう。
そのため、納期遅れが常態化している企業がある場合は、必要に応じて「取引の中止」「サプライヤーの再検討」「サプライヤー選定体制の見直し」などの対応をせざるを得なくなるでしょう。
このように、業務の効率化と製造の安定化を狙うため、納期管理やサプライヤーマネジメントは重要な位置づけにあります。
バイヤー・サプライヤー双方で協力して取り組む必要がある業務です。
サプライヤーマネジメントの方法は、主に下記の3ステップにまとめられます。
それぞれの工程でどのようなポイントに注意すべきかを確認し、体制を整備しましょう。
はじめに、サプライヤーの種別ごとにカテゴリー分けし、競争力目標を明確化する必要があります。
各社の事業環境や、サプライヤーの業界における位置関係などを分析し、納入物の品質水準と達成時期目標を策定します。
これにより、サプライヤーをどのチェック項目に基づいて管理していくのか、どの企業に対してどれくらいの強度でマネジメントしていくのかといったゴールが設定できるようになるでしょう。
サプライヤーマネジメントでは、継続的な評価の実施と、評価結果をビジネス戦略へ反映・活用できる仕組みを構築する必要があります。
品質維持と納期管理の面でいえば、たとえば、下記の評価項目を重点的に確認していく必要があるでしょう。
とくに納期遵守率は必ず確認しておくとともに、数字が悪いときには、サプライヤー・納品数・納品方法などの見直しが必要です。
また不良品の割合や業績評価をもとに発注数を見直したり、協力度評価をもとに関係性強化の取り組みを再検討したりする必要も出てくるでしょう。
サプライヤーの評価が終わったら、結果に応じて、下記のカテゴリーに分類します。
それぞれで達成目標を設定し、具体的な施策立案と計画策定に着手しましょう。
たとえば、コアサプライヤーに近づくほど調達額を増やし、廃止サプライヤーへ近づくほど削減するといった見直しが可能です。
集約・開拓・強化など、カテゴリーに応じた施策を展開しましょう。
サプライヤーに納期を遵守してもらうために重要なポイントは、下記の3つがあります。
具体的な内容についてそれぞれ把握し、日ごろの業務で活かせるように準備しておきましょう。
サプライヤーに納期を遵守してもらうためには、第一に「契約遵守を意識してもらうこと」が重要なポイントといえます。
取引基本契約書には「発注内容に異議がある場合、〇日以内に申し入れをすること」といった内容を盛り込むケースが少なくありません。
上記の記載があるにもかかわらず、申し入れなく遅延した場合は、契約違反をしていることになります。
納期遅れが起きたとき、あるいは納期遅れが想定されたときには契約について再度確認し、強く意識してもらうように日ごろから連絡しておく必要があるでしょう。
納期遅れが生じた場合、その原因や理由となった物事があることが推測されます。
たとえば納入期限に無理があった場合は、リードタイムの確認も含めてスケジューリングの見直しが必要です。
一方、十分な納入期限があったにもかかわらず遅延した場合は、サプライヤー社内の工程監査をはじめとした原因追及を実施する必要もあるでしょう。
納期遅れが生じるとサプライチェーン全体に影響が及ぶため、企業の垣根を越えて干渉したり、対応によっては契約先の切り替え・新規開拓に踏み切ったりすることも重要です。
バイヤー・サプライヤー間で、日ごろから綿密なコミュニケーションを取れる体制を構築しておくことも重要です。
両者間に良好な関係性がなければ、自然と、積極的な協力体制は維持されにくくなってしまいます。
その結果としてサプライヤー社内における自社の優先順位が下がることで、納期遅れの連絡を直前にされたり、無断で遅れられたりする可能性が高まるでしょう。
そこでバイヤー側企業ができるのは、サプライヤーがモチベーションを高く維持して取引できる関係性の構築に努めることです。
たとえば、日ごろから納期遵守に対するお礼を伝えたり、無理な納期でお願いした際はお礼状を出したりといった取り組みができるでしょう。
また購買・調達部署をはじめとして、サプライヤーと接する際のコミュニケーション方法なども、重視したいポイントとなります。
納期管理やサプライヤーマネジメントへ取り組む際に役立つツールとして、主に下記の4つがあります。
納期管理に特に重要な役割を果たすツール・システムは、以下の4つです。
ツールを活用しない場合には、「購買や発注の状況が可視化されずに、納期の遅延や発注漏れが頻繁に起こる」「サプライヤーとの関係性構築がスムーズにいかない」「過去の購買・発注履歴を確認できず、無駄な労力がかかる」などの問題にもつながりかねません。
それぞれの機能の概要を確認しておきましょう。
サプライヤー管理システムは、サプライヤーに関連する情報を取得・整理し、効率的に評価するために役立つシステムです。
サプライヤー評価の効率化、評価の質向上、サプライヤー選定の最適化の際に役立ちます。
搭載されている機能はシステムによって異なりますが、基本的には下記の4機能が搭載されています。
ただし、導入費用や使用料金として、使用人数や導入方法に応じてまとまった費用がかかる点を把握しておきましょう。
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトごとに進捗を可視化・把握することに特化したツールです。
納期・工数・タスクなど、プロジェクト情報を把握して管理・共有するのに役立ちます。
搭載されていることの多い主な機能は、下記の8つです。
またサプライヤー管理システムと同様に、導入の際は比較的まとまった費用がかかる傾向にある点を把握しておきましょう。
チャットツールは、参加者同士のコミュニケーションを取るのに役立つツールです。
主な機能には下記の5項目があり、スピーディな進捗確認や、強固な協力体制の構築ができます。
導入コストは発生するものの、サプライヤー管理システムやプロジェクト管理ツールと比較すると、低コストで導入が可能です。
社内外問わず、情報共有のスピードを高めたい場合に適しているツールといえるでしょう。
購買管理システムは、企業における購買・調達業務を効率化する際に役立つ機能を備えたシステムです。
取り扱う物品や対応範囲によってさまざまな種類に分かれていますが、搭載されていることの多い基本機能として、下記の8つが挙げられます。
ただし、サプライヤー管理システム・プロジェクト管理ツールと同様に、規模や導入方法に応じてまとまったコストがかかる傾向にあります。
購買管理システムに関しては下記の記事でも解説しているため、気になる方はあわせてご確認ください。
現実的には、以下のような納期管理に関する課題を抱えながら、どのように解決すればよいかわからないとお考えの担当者さまは少なくありません。
・サプライヤーから、しばしば納期が守られないことがある
・サプライヤーに納期を問い合わせても、正確な回答を得るまでに時間を要する
・複数のサプライヤーから、バラバラのフォーマットで納期の情報が届くため、管理に手間がかかっている
・納期の遅延に関する原因究明や代替品の調達に手間と時間がかかる
これらの課題は、納期に関する情報が一元管理できていないこと・効率的かつ緻密な管理がされていないこと・サプライヤーとのコミュニケーションが不足していることなどが原因として挙げられます。
問題解決のためには、納期管理やサプライヤーマネジメントへ本格的に取り組む際は、膨大な情報を一元管理でき、部署間を横断してコミュニケーションが取れるシステムの導入が理想的です。
日々の業務効率が改善されて余裕が生まれれば、より堅固な管理体制になるようブラッシュアップしたり、問題が発生した際により細やかな対応が取れる体制作りをしたりできるようになるでしょう。
そこで解決策として検討していただきたいのが「intra-mart Procurement Cloud」です。
「intra-mart Procurement Cloud」は、ソーシングから支払いまで、調達業務をワンストップで効率的に進められるクラウド型の購買管理システムです。
「intra-mart Procurement Cloud」の主な機能
・納期管理：発注から納品までの進捗状況を一元管理
・発注管理：発注書作成・社内の承認・発注書送信などの業務の標準化・自動化
・アラート機能：納期の遅延が生じる場合、担当者が迅速に対応できるようアラートを通知
・情報共有：サプライヤーとの情報共有を効率化・チャットでのリアルタイムなコミュニケーション
「intra-mart Procurement Cloud」はクラウド型のため、比較的低コストで導入・活用ができます。
さらに1部署1品目からのスモールスタートやデモンストレーション利用にも対応しているため、システムの操作性や「情報を扱いきれるか」といった点に不安のある方でも安心してご利用いただけます。
システムの内容・機能・特徴や導入実績など、詳しくは「intra-mart Procurement Cloud」からご確認ください。
納期管理やサプライヤーマネジメントは、安定して製造業務をしていくために重要な業務です。
バイヤー・サプライヤー双方の企業が強く意識し、納期遵守の取り組みを協力して進める必要があります。
そのためには、バイヤー側からも「契約遵守を意識付けする」「原因究明体制を構築しておく」「日ごろからサプライヤーと良好なコミュニケーションを取る」といった点を意識しておくことが大切です。
ご紹介した内容をもとに、必要に応じてシステムによるサポートを利用しながら、安定的かつ持続可能なビジネスを目指しましょう。
納期管理をはじめとした購買全般の管理やサプライチェーンとの関係強化には「intra-mart Procurement Cloud」がおすすめです。
導入に際してのサポートやフォローについても対応しているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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