BPRコンサル×BPMで実現する購買管理業務の最適化

購買業務において生じがちな課題とは？

購買業務は、企業活動に必要な物品やサービスを調達する重要な役割を担っています。

しかし、多くの企業において、購買業務には以下のようなさまざまな課題が潜んでいます。

 

最初に購買業務で生じがちな課題についてご紹介します。

発注ミスの発生

手書きや口頭での発注は入力ミスや伝達ミスが発生しやすく、納期遅延や余剰在庫の原因となります。

 

発注ミスは、サプライヤーとの信頼関係悪化や機会損失につながりかねません。

短期的な損失だけでなく、長期的な損失につながるリスクも考えられます。

在庫管理の煩雑さ

在庫の種類が多かったり、入出庫が多かったりする場合には、購買部において煩雑な管理業務が求められます。

業務に負荷がかかるのはもちろんのこと、過剰在庫や在庫不足が発生しやすくなることにも注意しなくてはなりません。

在庫管理の煩雑さは、最終的に資金繰りの悪化や顧客満足度の低下を招く可能性があります。

業務の属人化

購買部においては、特定の担当者に業務が集中しているケースもよく生じています。

 

業務の属人化が生じると、以下の問題につながります。

 

・業務の非効率

・ノウハウの喪失

・人材育成の遅れ

・顧客満足の低下

 

また、属人化により特定のスタッフに負荷がかかっている状況では、ミスが生じやすくなる点にも注意しなければなりません。

無駄なコストの発生

購買業務が十分に機能していない場合は、適切な価格交渉やプロセスの最適化が行われないまま購買・調達を行う事態にもつながりかねません。

 

その場合、相場よりも高額な価格で購買をしてしまったり、購買の工程で余分なコストが生じてしまったりすることがあります。

 

無駄なコストの発生は、利益率の低下や競争力の低下を招きます。

BPMシステム導入による購買業務の自動化｜業務効率の最大化

購買業務における課題解決のためには、現状を分析し、業務フローの可視化・課題の抽出・改善策の提案を行う必要があります

 

この章では、業務効率化につながるBPM（Business Process Management）システム導入のポイントを解説します。

BPMとは？

購買業務の課題を解決する有効な手段のひとつが、BPMシステムの導入です。

ここでは、BPMシステムの定義や目的・導入方法の解説に加え・BPRコンサルティングとの連携による購買業務の改善方法を説明します。

定義

ビジネス・プロセス・マネジメント（BPM）は、企業がその業務プロセスを継続的に改善・最適化するための手法です。

BPMシステムとは、企業の業務プロセスをモデル化し、実行、監視、改善するためのツールです。

具体的には、ドラッグ&ドロップなどの簡単な操作で業務の流れを作図したり、定期的なタスクを自動化したり、進捗状況を管理したりできる機能を搭載しています。

これらの可視化や自動化により、人的ミスを削減し、業務効率を向上させることができます。

導入の目的

BPMシステムの主な導入目的は以下のとおりです。

 

・コスト削減

・業務効率化

・業務品質の向上

・業務の可視化

・対応の柔軟性

 

業務プロセスの可視化・自動化を実現することにより、購買部門において生じている多くの課題について役立つ機能が利用できます。

導入の手法

BPMシステムの導入は、業務のミエルカ・IT業界ツールの活用・組織の見直しの3つのポイントを押さえる必要があります。

具体的には、以下のステップで導入します。

 

・業務分析：現在の課題や目標を明確にします

・プロセス設計：競合他社や業界のベストプラクティスを参考に、業務の流れを設計します

・システム構築：BPMシステムやRPAなどのITツールを活用し、業務の自動化・効率化を図ります

・運用・改善：導入後も効果測定と改善を繰り返して、よりよいシステムを目指します

 

BPMシステム導入には、マネジメント層からのトップダウンと現場からのボトムアップの両方が不可欠です。

BPMシステムとBPRコンサルティングの関連

BPMシステムの導入効果を最大化するためには、BPRコンサルティングとの連携が不可欠です。

BPRコンサルティングとBPMシステムは、互いに補完し合う関係にあるからです。

 

BPMシステムは現場レベルでの継続的な業務改善に焦点を当て、業務プロセスの可視化と管理を行います。

一方、BPRコンサルティングは企業の業務全体を根本的に見直すコンサルティングサービスです。

 

BPRコンサルティングで理想的な業務プロセスを設計し、BPMシステムで効率的に運用することで企業全体の業務改善を実現できます。

BPRコンサル×BPMの相乗効果による購買管理におけるメリット

BPRコンサルティングとBPMシステムは、両者を連携させることで購買管理業務の最適化を最大限に引き出せます。

ここでは、BPRコンサルティングとBPMシステムを同時に導入することによる相乗効果とメリットを説明します。

目標・あるべき姿の明確化

BPRコンサルタントは、現状の購買業務を詳細に分析し、非効率な点や問題点を明らかにします。

 

問題視される課題の具体例は、担当者に依存した属人的な業務や、紙ベースでの情報管理による遅延などです。

 

これらの具体的な課題を特定し、企業の目標や戦略に合致した「理想的な購買業務の姿」を定義します。

これは、単なる業務効率化にとどまらず、コスト削減、リスク低減、サプライヤーとの関係強化など、多岐にわたる目標を網羅したものです。

 

BPRコンサルタントは、BPMシステムの導入を視野に入れながら、業務の課題を改善するための具体的な計画を提案します。

プロセス・手法の改善と定着

BPRコンサルタントが策定した改善策のなかで、承認プロセスの自動化や発注情報システムの一元化管理などの業務は、BPMシステムを導入することで実現可能となります。

 

BPMシステムを導入しない場合にもマニュアル共有・研修の実施・定期的なモニタリングなどの改善は可能です。

しかし、手作業やエクセルなどの従来のソフトウェアではできることに限界があります。

 

BPRコンサルタントは改善と定着を図るために、BPMシステムの導入後も運用支援や改善提案を行います。

購買管理の最適化

BPRコンサルティングとBPMによる相乗効果は、以下のとおりです。

 

・課題の明確化と解決：（具体例）発注情報の自動入力や承認フローの自動化による発注ミスの低減

・業務プロセスの効率化：（具体例）請求書の自動処理や支払い業務の自動化による担当者の負担の軽減

・継続的な改善：BPMのデータ分析によるボトルネックとなっている工程の可視化と対策の実施

 

BPRコンサルティングとBPMは、互いの強みを補完し合い、購買管理業務を総合的に最適化するための強力な組み合わせとなります。

BPRコンサル×BPMシステムの導入ステップ

BPRコンサルティングとBPMシステムを連携させる際は、以下のようなステップで導入を進めます。各ステップの詳細について見ていきましょう。

検討

導入ステップの最初の段階である現状の課題認識と目標設定においては、購買管理業務における課題や問題点を洗い出し、現状を把握した後、導入によって達成したい目標を明確化します。

 

ここでは具体的な数値目標を設定することが重要です。例えば「リードタイムを20%短縮する」「購買コストを10%削減する」のように目標を設定します。

 

目標設定まで完了したら、BPRコンサルタントとBPMシステムの選定を行います。

 

BPRコンサルタントは、実績、専門性、コミュニケーション能力などを重視し、経験豊富で自社の課題やニーズに合った人または会社を選びましょう。

BPMシステムは、機能、柔軟性、導入コスト、サポート体制などを評価ポイントとし、自社の業務規模や予算に合ったものを選定します。

分析

依頼するBPRコンサルタントとBPMシステムが決まったら、コンサルタントからの指示や提案を受けて、以下の対応を進めます。

 

・業務フロー分析

・課題抽出

・原因分析

・改善策検討

 

このステップでは、現場の声を収集し、データに基づいた分析を行うことが重要です。

また、ベンチマーキングを活用し、他社の優れた取り組みを参考にすることも有効です。

設計

BPRコンサルタントの支援のもと、改善された業務プロセスの「あるべき姿」を設計します。

 

その後、設計した業務プロセスをBPMシステムに落とし込み、システムの要件を定義します。

要件が定まったらBPMシステムの構築を行い、必要に応じて既存システムとの連携も検討すべきです。

 

ここでは業務の標準化、効率化、自動化を重視するのはもちろんのこと、システムの使いやすさにも配慮しましょう。

また、セキュリティ対策や、法規制への準拠も考慮します。

実施

構築したBPMシステムを導入して運用テストを行い、導入したシステムが正常に動作するかを確認します。

 

同時に、従業員に対してBPMシステムの使用方法や新しい業務プロセスの説明を行い、教育・研修も実施するのもポイントです。

問題なければ、BPMシステムの本格的な運用を開始します。

モニタリング・評価

運用を開始したら、次にBPMシステムの導入による効果を測定します。目標達成度を評価し、必要に応じて改善策を検討します。

BPMシステムの運用状況を定期的に見直して改善点を洗い出し、継続的な業務改善を行いましょう。

 

このステップでは、定量的な指標だけでなく、定性的な評価も行います。

例えば、ユーザーの満足度や、サプライヤーとの関係改善などです。また、BPMシステムから得られるデータを活用し、さらなる改善につなげます。

 

これらのステップを踏むことで、BPRコンサルティングとBPMシステムの導入をスムーズに進め、購買管理業務の最適化を実現できます。

ただし、ステップの内容は企業の状況に応じて柔軟に調整することが大切です。

BPRコンサルティングの選び方

BPRコンサルティング会社を選ぶ際は、いくつかのポイントに注目する必要があります。

ここでは、BPRコンサルティング会社を選ぶ際のポイントと、無料のトライアルを活用する重要性についても説明します。

実績をチェックする

重要となるのが、BPRコンサルティング会社の導入実績です。

類似業界や同じ規模の企業への導入実績があるかを確認し、具体的な成功事例を参考にして、その会社がどのような成果を上げているかを確認します。

 

また、顧客の声や評判をチェックし、コンサルティング会社の信頼性やサービスの質を評価します。

専門性を確認し、自社に合うか確認する

BPRコンサルティングの依頼先を選定する際には、購買業務に関する専門知識やノウハウを持っているかを確認します。

このときに重視すべき点は、自社の業界の購買管理においての知見の有無です。

 

また、知識の専門性以外に以下の点を確認しましょう。

 

・円滑なコミュニケーションが取れるか？

・自社の課題やニーズを理解してもらえるか？

・自社の文化や風土とマッチしているか？

 

BPRコンサルティングは、コンサルタントとの二人三脚で進めることになるため、信頼できるか否かは非常に重要なポイントです。

実行・管理能力があるかチェックする

プロジェクトを円滑に進めるための計画立案能力や、進捗管理能力を持っているか確認します。

 

さらに、発生した問題に対して、迅速かつ適切に対応できる問題解決能力があるかもチェックします。同時に、改善策の実行を支援する体制が整っているかも見ておきましょう。

 

コンサルティング会社の実行・管理能力は、リファレンスチェックや直接の面談を通じて評価します。また、プロジェクト計画書や体制図などの資料を確認することも有効です。

料金体系を把握する

料金体系が明確で、自社の予算に合っているか確認するとともに、契約後の追加費用の可能性もチェックしておくことが重要です。

 

料金体系は、固定報酬型、成果報酬型、時間報酬型などさまざまな体系があります。自社の状況に合った料金体系を選択し、コストと効果のバランスを考慮しましょう。

問い合わせ・トライアルでサービスを確認する

多くのBPRコンサルティング会社は、無料相談やトライアルを実施しています。

 

これらの機会を利用してコンサルタントとの相性を確認したり、具体的な提案内容を聞いたりして自社に最適なコンサルティング会社を選ぶことができます。

 

BPRコンサルティング会社選びは、購買管理業務の改善の成否を左右する重要なカギです。

選択を誤った場合には、業務効率化が実現されないだけでなく、業務フローがより非効率になってしまう事態も考えられるため、トライアルを活用して慎重に判断しましょう。

BPRコンサル×BPMシステムの導入による課題の解決

BPRコンサルティングとBPMシステムを連携して導入することで、購買管理におけるさまざまな課題を解決できます。

購買管理の質の向上

サプライヤーの選定基準や評価プロセスを見直し、最適なサプライヤーを選定できるよう支援します。

 

さらにBPMシステムを導入することで、以下のメリットを期待できます。

 

・契約書の作成・承認・管理の効率化による契約内容の遵守やリスク管理

・購買データ分析による購買傾向や課題の把握

・改善案の立案

 

これらの取り組みにより、購買品質の向上・サプライヤーとの関係強化・コンプライアンスの強化の実現が期待されます。

業務効率化

業務効率化はBPMシステムが得意とする領域です。

 

・見積依頼・発注・検収・請求処理などの定型的な購買プロセスを自動化

・承認フローの電子化

・購買情報の一元管理

 

これらの機能により、購買業務の工数削減・リードタイムの短縮・情報の可視化を実現できるため、購買担当者はより戦略的な業務に集中できるでしょう。

業務標準化

BPRコンサルティングで属人的な業務プロセスを標準化し、担当者による作業品質や工程のばらつきを解消します。

 

また、業務標準化に伴い、購買業務に関するルールやガイドラインを整備することで、コンプライアンスの強化やミス・不正の予防にも効果を発揮するでしょう。

 

長期的には、標準化された業務プロセスが確立することで、人材育成プログラムが確立され、従業員の効率的なスキルアップにもつながります。

コスト最適化

BPRコンサルタントが、無駄なコストの削減や、最適な購買・調達戦略を立案します。

同時にBPMシステムのコスト削減につながる機能を活用することで、コストして帰化につなげます。

具体的にコスト削減につながる機能は以下のとおりです。

 

・在庫状況のリアルタイムでの把握

・適正在庫の管理

・購買プロセスの自動化効率化

 

さまざまな部分でコスト削減ができるため、収益性が向上し、企業の競争力が強化されます。

NTTデータイントラマートが提供するBPRとコンサルティング

NTTデータイントラマートは、BPMシステム「IM-BPM」とコンサルティングサービスを提供し、購買業務の改善を支援しています。

 

「IM-BPM」は、業務プロセスの可視化、自動化、分析、改善を行うツールで、直感的なユーザーインターフェースで使いやすく、柔軟なプロセス変更ができます。

 
また、入力フォームを作成できるIM-FormaDesignerや業務ロジックを作成できるIM-LogicDesignerといったローコードツールとの連携により、業務プロセスの可視化と分析など、スムーズな運用が可能です。

 

非定型な業務でも定型化・自動化を実現できる機能など、豊富な実績に基づくさまざまな機能を搭載しています。

 

NTTデータイントラマートのコンサルタントは、購買管理業務に関する深い知見を持ち、業務プロセスの可視化・課題抽出、改善策の立案・BPMシステムの導入から運用支援・継続的な改善提案まで一貫してサポートします。

 

これらのサービスを活用することで、購買管理業務の効率化と最適化、生産性向上、コスト削減、業務品質の向上を実現できます。

NTTデータイントラマートのBPMシステムとコンサルティングサービスの詳細については、以下のURLをご参照ください。

コンサルティングサービス
IM-BPM

まとめ

購買業務の効率化と最適化は、企業の競争力強化に直結する重要な課題です。

 

本記事で紹介したBPRコンサルティングとBPMシステムの連携は、購買における課題を解決するための強力な手段となります。

 

BPRコンサルトの指示・提案により現状の課題を明確化し、最適な業務プロセスを設計し、それをBPMシステムで自動化することで、業務効率の向上・コスト削減、品質向上など、さまざまな効果が期待できます。

 

購買業務の改革を検討されている企業は、ぜひコンサルティングとBPMシステムの導入をご検討ください。