調達・購買管理を効率化するには？調達・購買管理システムについて解説

調達・購買管理システムとは

調達・購買管理システムとは、資材の購買や注文伝票、仕入伝票を効率的に作成ができるシステムです。企業の支出のなかでも購買が占める割合は高いため、購買システムを導入することで業務の効率化と利益の向上が期待できます。しかし現状の購買活動は、業種を問わず、業務の煩雑化による人的ミスや属人化による無駄買いに課題を抱える企業が多く存在します。

購買管理システムはリアルタイムで購買状況を可視化できるため、業務負担やコストの削減に効果的です。社内で購買のルールが存在しない場合は、まとめ買いが難しくなるため、購買管理システムの導入を検討すべきです。

特に取引先の企業がM&Aによる合併を行った場合に、本社では工場の購買状況を把握できていないケースが問題視されています。M&Aに加わったグループ会社の購買には、独自のルールがあるため、購買業務の一元化が難しいとされています。しかし、放置するとコンプライアンスに違反する可能性が高まるため、早いうちに改善が必要です。

購買管理システムは、機能のみ販売されているケースや企業の基幹となる業務の一部として提供されるケースがあります。しかし、購買管理の機能のみで販売されている場合であっても、購買は他の業務との連携が欠かせないため、他のシステムとの統合が必要です。

購買管理機能には、以下の8つがあります。

1. 購買計画機能
   購買管理システムでは、製品の生産計画に基づき、必要な資材の調達について可視化できる購買計画機能があります。購買計画に従いながら、仕入業務を行うため、進捗状況の把握に役立ちます。
2. 仕入先管理機能
   仕入業務において購買管理のコストを最適化するために、過去の仕入実績と今後の購買に関する情報を管理する必要があります。仕入先情報や取引履歴が明確であれば、仕入先との価格交渉において有利になります。
3. 取引契約機能
   資材の購入にあたって取引契約を交わす必要があります。購買管理システムの取引契約機能を活用すると、契約内容をデータ化できるため、システム上で過去の取引情報をすぐに見つけられます。
4. 発注管理機能
   発注管理機能は仕入先に発注した資材の情報管理に役立ちます。自社に届いた資材の種類や個数の検品を正確に実施できます。複数の仕入先と取引している場合は、発注業務において人的ミスは避けられません。正しい発注情報の管理ができなければ、検収作業に影響を及ぼします。検品を行う際に消込をすると、発注ミスを減らせます。
5. 価格管理機能
   資材の仕入価格は企業規模で見ると、かなり大きい支出になるため、低コストで適正に維持する必要があります。価格管理機能は、過去の取引履歴を蓄積するため、仕入を行うときの参考材料になります。また、正確な原価管理は製品の適正価格を維持するために必要です。
6. 納期管理機能
   納期管理機能は製造業において、発注した資材の納期までに納品されるまでのステータスを可視化するために活用されています。万が一、納期に遅れが生じる場合もシステム上で関係者に共有できるため、計画の立て直しに役立ちます。
7. 品質管理機能
   品質管理機能では、納品される予定の資材が事前に指示した品質を管理できます。検品で資材の個数と状態を把握したときに品質が悪かった場合は、速やかにスケジュールの調整ができます。あとから仕入先の情報を確認できるため、次回の発注で仕入先の候補を選ぶときに役立ちます
8. 検収支払管理機能
   検収支払管理機能は、納品された資材の検収から支払までを管理できます。納品後は期日までに支払を実施する必要があります。システムで進捗状況を簡単に確認ができるため、検収から支払漏れを防止するのにおすすめです。

調達・購買管理システムのメリット

購買管理システムを導入するメリットは、以下の5つです。

1. 時間とコストを削減できる
   購買業務は、発注伝票の作成や帳票の管理が必要ですが、手作業による手間と人的ミスが起こりやすくなります。購買管理システムの自動入力機能を活用すると、毎回同じ内容を手書きする必要がありません。また、帳票をデータ化すると、自動でまとめられるメリットがあります。印刷にかかる時間とコストの削減ができるので、生産性の向上が期待できます
2. 人的ミスの改善ができる
   購買管理は一般的に「Excel」を活用している企業も多いですが、仕入数を手作業で入力するとミスが起こりやすくなります。購買管理システムでは、自動的に入力できるため、人的ミスの改善が期待できます。また、発注履歴や納入状況を簡単に把握できるので、情報共有に便利です。
3. 購買計画が立てやすくなる
   購買管理システムには、過去の取引履歴が保存されているため、必要なときの欲しい情報を抽出できます。今後の購買において、納入の早さやコストの安さを比較できたり、仕入数の調節ができたりするため、購買計画の参考材料として活用できます。
4. 働き方の多様化に対応できる
   近年のリモートワーク推進により、働き方が多様化しているなかで、書類に押印するために出社する問題が注目されています。購買管理システムを導入すると、見積書や伝票をデータ化できるため、紙の書類を印刷する手間や押印の手間がありません。インターネットが使える環境であれば、リモートワークも可能です。
5. コーポレートガバナンスを強化できる
   購買業務では、金銭でやりとりを行うため、取引金額の水増しや架空請求などの不正が起こりやすい問題があります。不正取引を防止するために、コーポレートガバナンスの強化が求められています。購買管理システムを導入すると、仕入先の選定を可視化できるため、不正取引と架空計上を発見するのに便利です。

購買管理システムの注意点

購買管理システムを導入する際の注意点は、以下の3つです。

1. 他部署との連携の取りやすさで選ぶ
   購買業務において他部署との連携は必要不可欠です。購買は、資材管理や生産管理に必要な資材の仕入れを行う窓口であるため、リアルタイムの情報共有が求められます。購買管理システムを導入する際は、他部署のシステムとの連携で選ぶといいでしょう。
2. 自社の業種に適したシステムで選ぶ
   購買管理システムといっても、企業で取り扱う製品によっては必要な機能も異なります。自社で扱う製品の数や種類に合わせて購買業務に便利なシステムを検討すべきです。
3. 導入実績で選ぶ
   購買管理システムを初めて導入する企業にとっては、他社の導入実績を参考にするといいでしょう。ただし、企業全体のシステムをカバーするERPで導入する場合は、各部署の責任者を集めて意見交換を行いながら検討すべきです。購買は各部署との連携が求められるため、事前にシミュレーションが必要です。

まとめ

本記事では、調達・購買管理の効率化と購買管理システムについて解説しました。
従来の購買業務では、発注伝票や帳票を手作業で行われているため、人的ミスや不正取引が発生しやすい問題があります。
調達・購買管理システムには、調達・購買業務を自動化できる機能が備えられているため、生産性の向上とコスト削減が期待できます。

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また、過去の取引履歴から納入時期やコストを他社と比較できるため、今後の仕入先の選定に便利です。

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