購買管理には購買プラットフォームが便利！機能とシステムタイプを解説

自社の課題を解決できる購買プラットフォームを選ぶには、提供形態や使える機能・システムタイプの選定が必要です。

 

例えば、簡単に導入可能でインターネット環境があればどこでも使用できるものもあれば、特定の業種に特化しており多言語サポートなどの機能が搭載されているものもあります。

 

そこで本記事では、購買プラットフォームの提供形態・主な機能・システムタイプについて解説するとともに、導入前に比較したいポイントについて解説します。

購買の流れを効率的に管理できずに悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

購買プラットフォームとは？

購買プラットフォームとは、BtoB商品の発注から支払いまでの購買データを一元化・管理を行うサービスのことを指します。

一般的に「購買管理システム」と呼ばれることも多いです。

 

購買管理システムを「購買プラットフォーム」と呼ぶ理由は、そのシステムが単に商品やサービスを購入するための手段にとどまらず、購入者と販売者をつなげる環境やエコシステムとして機能するからです。

 

そもそも「プラットフォーム」とは、元々は建築や鉄道の分野で使われていた言葉で、文字通り「基盤」や「台」を意味します。

しかし、建築や鉄道の分野以外にも構築されたプラットフォームは、異なるユーザーが互いに交流したり、商品やサービスを交換したりする場を提供したりすることが目的とされています。

 

そのため、ITの分野では特定の装置やソフトウェアを動作させるために必要な基盤となる機器やソフトウェア・ネットサービス・動作環境のことをまとめて「購買プラットフォーム」と呼ぶようです。

購買プラットフォームの提供形態

購買プラットフォームの提供形態は、大きく分けて「クラウド」と「オンプレミス」の2種類です。

 

さらに、オンプレミスには「カスタマイズ製品」と「パッケージソフト」があります。

この章では、クラウドとオンプレミスとのそれぞれのメリット・デメリットを理解したうえでの導入が必要です。

 

なお、提供形態によっては自社の業務にマッチしていないこともあります。

購買プラットフォーム・システムを価格や機能で選ぶ前に、希望する提供形態に対応しているかどうかまず確認しましょう。

クラウド

クラウドとは、インターネットを経由してサーバー上で管理する仕組みのことです。

ハードウェアやソフトウェアのインストールが不要などのメリットがあります。

 

【メリット】

・ハードウェアやソフトウェアのインストールが不要

・インターネット環境があればどこからでもアクセス可能

・オンプレミス型と比較して導入費用が安価

・サーバーやインフラの構築不要で管理の手間が不要

 

【デメリット】

・セキュリティ対策が必要

・カスタマイズ性が低い

 

クラウドは「SaaS」としばしば混同されますが、本来の意味は異なります。

 

厳密には、SaaSとはインターネット経由で使用するサービスとしてのソフトウェアのことです。

 

SaaSの特徴は、インターネット環境さえ整っていれば、特にソフトウェアを購入したりダウンロードしたりしなくとも使用できることです。

SaaSは、クラウドの仕組みを使用して提供されます。

オンプレミス

オンプレミスとは、サーバーやネットワーク機器・ソフトウェアなどを使用者が管理する施設内に設置して運用する利用形態のことです。

 

購買プラットフォームの場合、自社のサーバーやパソコンにインストールして運用します。

クラウド型のようにインターネットを経由しないため、通信品質が安定しているなどのメリットがあります。

 

【メリット】

・セキュリティ対策可能で安全性が高い

・社内システムとの連携が簡単

・安定した通信品質

・ノウハウの蓄積が簡単

 

【デメリット】

・初期費用が高い

・システム構築時間が長い（数週間から数カ月程度）

・メンテナンスや障害時はすべて自社での対応

カスタマイズ製品

オンプレミスのカスタマイズ製品とは、オーダーメイドで欲しい機能をカスタマイズできるタイプのことです。

 

機能拡張により、注文方法がFAX利用に限定されているサプライヤーへの発注をPCから自動送信する機能や、品目別の自動集計、同一品目のまとめ発注する機能をつけられます。

 

また、不必要な機能を削除することもできるため、業務に必要な機能のみ残せることも特徴です。

 

【メリット】

・カスタマイズ性が高い

・操作性が高い

・セキュリティ対策可能で安全性が高い

 

【デメリット】

・初期費用が高い

・システム構築時間が長い

パッケージソフト

オンプレミスのパッケージソフトとは、すでに完成されているシステム（ソフトウェア）のことです。

 

購買プラットフォームにてよく利用される機能があらかじめ構築されており、導入までの準備期間が短いなどのメリットがあります。

 

【メリット】

・導入までの準備期間が短い

・導入費用が比較的安い

・品質が保証されている

 

【デメリット】

・カスタマイズ性が低い

購買プラットフォーム／購買システムの機能

購買プラットフォーム・購買システムでは、主に以下の8つの機能が使えます。

 

・購買計画機能

・見積もり・発注機能

・カタログ購買機能

・パンチアウト連携

・検収・支払い管理機能

・契約管理機能

・納期管理機能

・内部統制機能（ワークフロー機能）

 

しかし、製品によっては搭載されていなかったり、反対にさらに便利な機能が搭載されていたりすることもあります。

導入後に後悔しないためにも、必ず確認してから検討しましょう。

購買計画機能

購買計画機能とは、材料や部品の価格と個数・納期を管理する機能です。

製品の生産計画に対し、もれなく材料や部品が発注できているかを確認できます。

見積もり・発注機能

見積もり・発注機能は、複数のサプライヤーへの一括見積もり依頼や見積もり結果の比較などができる機能です。

ペーパーレス化の促進につながるほか、従来の電話やメール・FAXでの見積もり依頼業務を一新することにより属人化を防ぎ、見積もりのノウハウを社内に浸透させられます。

 

製品によっては、見積もりの種類が多いものもあるようです。

さまざまなパターンの見積書が必要であれば、そのような製品を選ぶとよいでしょう。

カタログ購買機能

カタログ購買機能とは、購入頻度の高い物品をカタログに登録したり、部門ごとのカタログを作成できたりする機能です。

 

オリジナルのカタログ商品の登録や商品の検索・カート登録・発注・検収・支払いを、ワンストップでできる機能を搭載しているシステムもあります。

パンチアウト連携

パンチアウト連携とは、外部のカタログサイトと連携し複数ＥＣサイトの商品を1つのプラットフォームから購入できるようにする機能のことです。

複数のECサイトを横断して最安値商品を表示する機能を搭載しているシステムもあります。

検収・支払い管理機能

検収・支払い管理機能とは、プラットフォーム上で仕入れた物品の検収情報を登録・管理する機能のことです。

納期の確認や支払処理用データの作成ができるため、検収作業の効率化が図れます。

 

一部の製品では、検収漏れ防止機能も搭載されています。

検収漏れがないか確認する手間が省けるため、さらなる業務効率の向上が期待できるでしょう。

契約管理機能

契約管理機能とは、契約内容や契約条件などを管理する機能です。

契約内容を一元管理することで、業務の属人化防止や取引先との交渉をスムーズに進める効果が期待できます。

納期管理機能

納期管理機能は、発注した部品や資材などがスケジュール通りに納品されているか管理する機能です。

 

製造業において、資材の到着の遅れは生産に影響を与えます。

そのため、このような機能は特に重要であるといえるでしょう。

 

また、一部の製品では販売管理も同時にカバーできるものもあります。

商品の仕入れから受注、納品までの流れを管理できるため、情報を正確に把握して利益を最大化することも可能です。

内部統制機能（ワークフロー機能）

内部統制機能とは、業務ごとに電子承認ワークフローを回し、決済されたらメールで関係者に通知する機能のことです。

承認の電子化・見える化により、不正の防止や業務の効率化が期待できます。

 

また、ペーパーレス化が進められることもメリットでしょう。

書類を印刷して担当者まで届ける手間がないほか、紛失する心配もありません。

購買プラットフォーム／購買システムのタイプ

購買プラットフォーム・システムには、主に以下の3つのタイプがあります。

 

・オールラウンドタイプ

・間接材購買タイプ

・特定業務特化タイプ

 

購買管理は、さまざまな業種で必要な業務です。

そのため、業界別や業務別に使いやすいよういくつかのタイプに分けられています。

オールラウンドタイプ

オールラウンドタイプは、主流な購買管理システムの1つです。

直接材と間接材の購買管理に対応しており、幅広い業務をカバーします。

 

下請法などに対応したコンプライアンス強化機能を備えた製品があるほか、購入依頼から入荷検収まで購入業務全般を網羅的にサポートしています。

 

また、連携できるシステムや取引先が豊富なことも特徴です。

人事・会計システムと連動することで、購入業務以外の効率化を図れます。

intra-mart Procurement Cloud（株式会社NTTデータイントラマート）

 

商品名	intra-mart Procurement Cloud
提供形態	クラウド／SaaS
初期費用	700,000円
月額費用	500,000円～

 

参考：「intra-mart Procurement Cloud」

 

楽々ProcurementⅡ（住友電工情報システム株式会社）

 

商品名	楽々ProcurementⅡ
提供形態	オンプレミス／クラウド／SaaS
初期費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

 

参考：「楽々ProcurementⅡ」

 

楽々販売（株式会社ラクス）

 

商品名	楽々販売
提供形態	クラウド／SaaS
初期費用	150,000円
月額費用	70,000円～

 

参考：「楽々販売」

 

間接材購買タイプ

間接材購買タイプは、補助材料や工場消耗品消耗工具器具備品などの間接材の購買に適しているタイプです。

外部カタログサイトと接続できたり、カタログ横断検索ができたりするなどの機能が搭載されています。

 

また、最安値の物品に素早くアクセスできるため購入費を抑えられるほか、購入業務にかかっていた人的コストも削減可能です。

オフィス用品や各種消耗品の購買プロセスの効率化が目的の場合は、間接材購買タイプを選ぶとよいでしょう。

 

そのほか、「購買業務代行サービスの提供」「建設業界固有の出来高請求への対応」など、独自機能を搭載している製品もあります。

業務効率をさらに上げたいのであれば、自社に必要な独自機能を搭載した製品を選ぶのがおすすめです。

ビズネットの購買管理プラットフォーム（ビズネット株式会社）

 

商品名	ビズネットの購買管理プラットフォーム
提供形態	クラウド／SaaS
初期費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

 

参考「ビズネットの購買管理プラットフォーム」

 

SOLOEL（ソロエル株式会社）

 

商品名	SOLOEL
提供形態	クラウド／SaaS
初期費用	2,200,000円～
月額費用	300,000円～

 

参考：「SOLOEL」

 

クラウド型間接材調達支援サービス（富士通コワーコ株式会社）

 

商品名	クラウド型間接材調達支援サービス
提供形態	クラウド／SaaS
初期費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

 

参考：「クラウド型間接材調達支援サービス」

 

特定業務特化タイプ

特定業務特化タイプは、オールラウンドタイプではカバーできない特定業務に特化したタイプです。

 

システム業・広告業・コンサルティング業などのプロジェクト型ビジネス、製造業の見積査定に特化した製品があるほか、多言語サポートを提供している製品もあります。

 

特定の業界・業種向けに開発されているため、ほかのタイプよりも選びやすいことが特徴です。

導入前に購買ルートや効率化したい業務を明確にして、自社に合ったシステムを選ぶとよいでしょう。

SAP Business ByDesign（SAPジャパン株式会社）

 

商品名	SAP Business ByDesign
提供形態	クラウド
初期費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

 

参考：「SAP Business ByDesign」

 

Hi-PerBT　購買管理（株式会社日立ソリューションズ西日本）

 

商品名	Hi-PerBT　購買管理
提供形態	オンプレミス／クラウド
初期費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

 

参考：「Hi-PerBT　購買管理」

 

atwil（SCSK株式会社）

 

商品名	atwil
提供形態	要問合せ
初期費用	要問合せ
月額費用	要問合せ

 

参考：「atwil」

 

購買プラットフォーム／購買システム導入時の比較ポイント

購買プラットフォーム・システムを導入する際は、以下の4点を比較しましょう。

 

・簡単に操作できるか

・自社の課題を解決する機能はあるか

・導入・運用コストは適切か

・ベンダーの対応は適切か

簡単に操作できるか

社内での浸透性を高めるためにも、操作のしやすさは重要です。

 

操作性が高くなければ操作を覚えるまでに時間がかかり、導入しても浸透しにくいでしょう。

操作に時間がかかればその分業務も遅れることになるため、即効性のある効率化は期待できません。

 

操作性の高い製品を探す場合は、「intra-mart Procurement Cloud」のようにユーザーが使いやすいUIデザインを採用している製品がおすすめです。

直感的な操作が可能であるためわかりやすく、簡単に操作できます。

 

自社の課題を解決する機能はあるか

業務の効率化などの自社課題に対し、解決できる機能が搭載されているか確認しましょう。

 

記事内でご紹介した主な機能は搭載されていても、製品によっては欲しい機能が搭載されていないこともあります。

そのため、価格を比較する前に搭載機能を確認することが重要です。

 

欲しい機能が標準装備されていない場合は、カスタマイズ性の高いオンプレミスのカスタマイズ製品か、特定業務特化タイプを選ぶとよいでしょう。

独自機能が欲しい場合はカスタマイズ製品、特定の業種でよく使われる機能が欲しい場合は特定業務特化タイプがおすすめです。

導入・運用コストは適切か

操作性と機能を比較したら、導入・運用コストを比較します。

 

企業規模に対して導入・運用コストが高すぎる場合、操作性が高く便利な機能が搭載されていたとしても、継続して使うことは困難でしょう。

 

もちろん別の製品に乗り換えても構いませんが、何度もシステムを変えてしまうとそのたびに操作を覚える必要があり、社内に浸透できません。

初期費用もかかるため、導入前にきちんと比較したうえで検討してください。

ベンダーの対応は迅速か

最後に、ベンダーの対応について比較します。

 

クラウド型のシステムの場合、障害時の対応が自社でできないことも多くベンダーのサポートが必要です。

しかし、ベンダーの対応が遅い場合は業務に支障が出る可能性もあるでしょう。

 

システムに障害が出た際、ベンダーの対応が完了するまでシステムは利用できません。

また、対応が完了するまでシステムを使用した取引ができなくなるため、対応時間が長ければ長いほど売上や会社の信頼に影響する恐れがあります。

まとめ

購買プラットフォームとは、BtoB商品の発注から支払いまでの購買データを一元化・管理を行うサービスであることがわかりました。

 

提供形態としては大きく分けて「クラウド」と「オンプレミス」の2種類であり、導入までの期間や搭載機能・カスタマイズ性・通信品質など、それぞれにメリット・デメリットがあることもわかったかと思います。

 

さらに「オールラウンドタイプ」「間接材購買タイプ」「特定業務特化タイプ」の3つに分かれています。

そのため、希望する搭載機能や業種・業務内容に応じてタイプを選ぶ必要があるでしょう。

 

「結局どの製品を選べばよいかわからない」

「早く導入できて使いやすいものがよい」

 

このようにお悩みであれば、クラウド型調達・購買管理システムの「intra-mart Procurement Cloud」がおすすめです。

 

購買管理に必要な機能が標準搭載されているため短期・簡単ステップで導入可能なほか、ご希望であれば一部署からのスモールスタートなど無理のない導入もできます。

 

また、マニュアルがなくても使いやすいUIを目指して開発している製品です。

誰でも簡単に使えるデザインを意識しているため、浸透性も高いでしょう。

 

そのほか、金融EDI対応です。

金融EDIは売掛金の消込業務を効率化させるため、手作業で照合する手間も減らせます。

 

詳しく知りたい方は、公式サイトより資料をご請求いただくか、お気軽にお問い合わせください。