【簡単解説】検収書の基本知識から作成方法・注意点まで徹底解説
目次 検収の基本知識とその重要性 検収とは？ 検収の重要性 検収の一般的な流れ 検収書の概要と交付の目的 検収書とは？ 検収書とそのほかの書類との違い 納品書との違い 受領書との違い 支払い通知書との違い 検収書を交付する目的 検収書の作成における注意点 不備があった場合の対応方法を用意する 業界や企業ごとのルール・慣習を把握する 検収書の記載項目と作成方法 検収書の必須記載項目 発注内容との照合...
intra-mart Procurement Cloud
SAPとは、SAP社が提供するERP製品のことです。
SAPを導入すれば、購買管理や人事管理などさまざまな業務において効率化が図れます。
しかし、これだけの説明ではどんなことができるのか想像がつかないでしょう。
そこで本記事では「SAPとERPってなに？」の疑問にお答えするとともに、代表的な製品やSAPの特徴、メリット・デメリットについて解説します。
また、SAPのデメリットを解決する別の手段についても触れているため、興味がある方はぜひご覧ください。
SAPとは、コンピュータソフトウェアの開発・販売を行っているSAP社が製造するERP製品のことです。
自動車・銀行・食品・消費財・石油・ガス・エネルギー・小売など、さまざまな業種向けのERP製品を開発・販売しています。
ERPは、エンタープライズリソースプランニングの略です。
ソフトウェアシステムの一種であり、さまざまな業務の自動化と管理を支援します。
ERPシステムは、統合基幹業務システムや業務統合パッケージなどとも呼ばれます。
財務会計管理や予算管理・販売管理・購買管理など、さまざまな機能が搭載されることが多いソフトウェアです。
SAP（エスエーピー／エスエイピー）とは、SAP社が製造したERP製品を指すことが一般的です。
代表的な製品には「SAP ECC」や「SAP S／4HANA」があります。
SAP社はドイツに本社がありますが、日本はもちろん各国にオフィスが存在しており、グローバル企業への対応も可能です。
SAPの保守サポート期限終了を意味する「2027年問題（2025年問題）」があります。
2027年問題とは、SAP社の主製品である「SAP ERP 6.0」および「SAP Business Suite 7」の標準保守サポートが2027年に終了することによって、導入企業に生じる問題のことです。
（「SAP ECC 6.0」の保守サポート終了を指す「2025年問題」といわれていましたが、2027年まで延長になりました）
2027年問題の背景にあるのは、以下の事情です。
・リアルタイム性の欠如
・従来のデータベースではデータ量の増加に対応できないこと
その問題を解決するのが、新たに登場した大量データの高速処理が可能な「SAP S/4 HANA」です。
従来の製品内にあるデータは、自動的に「SAP S/4 HANA」へ移行されます。
SAPのERP製品について詳しく知りたい方のために、代表的な製品をいくつかご紹介します。
連携可能なSAP社の製品にも触れているため、現在お使いのSAP社の製品と連携させたい方も参考にしてください。
「SAP S／4HANA Cloud」は、インメモリデータベース「SAP HANA」上で稼働するSaaS型の製品です。
SaaS型になったことにより、初期コストの削減や運用の負担が減らせるなどのメリットがあります。
また、3か月ごとにアップデートが可能であるため、新機能を駆使することで競合他社との差別化も期待できます。
【データ連携が可能なSAP社のERP製品】
・SAP S／4HANA
・SAP Datasphere
「SAP MM」は、在庫管理・購買管理や請求書照合・請求書支払に特化した製品です。
発注依頼・購買発注・入庫・請求書統合などの機能があり、SAP FIモジュールと連携すれば、発注伝票や請求書データなどを自動で転送できます。
そのほか、SAP BIと連携すれば、各仕入先の購買データの推移の分析、在庫回転率や日数の分析・需給予測・サプライヤーの評価など多岐にわたる情報を管理できます。
【データ連携が可能なSAP社のERP製品】
・SAP FIモジュール
・SAP BI
「SAP ARIBA」は、調達・購買機能と企業間ネットワークの構築が可能なクラウド型システムの製品です。
CIG(Cloud Integration Gateway )という仕組みにより、SAPなどのERPシステムとの連携が可能であり、プロジェクトに関するデータを一元管理できます。
また、SAP S／4HANAと連携することにより、見積・内示・発注・入荷・品質情報・請求など、すべての購買業務を効率できます。
そのほか、購買履歴データをSAP S／4HANAの分析ツールで活用することも可能です。
【データ連携が可能なSAP社のERP製品】
・各ERPシステム
・SAP S／4HANA
「SAP FI」は、企業の経理プロセスを効率的に統合し、リアルタイムで正確な財務情報を提供する財務会計モジュールです。
販売管理・在庫購買管理・生産管理などのモジュールと、リアルタイムでデータが連携できる点が大きな特徴でしょう。
FIモジュール以外で実行された処理は「会計伝票」として転記・記録され、仕訳情報がまとめられます。
【データ連携が可能なSAP社のERP製品】
・販売管理のモジュール
・在庫購買管理のモジュール
・生産管理のモジュール
「SAP FI-AP」は、仕入先との取引に関する情報の管理、請求書の処理や支払いの計画を効率的に行う債務管理のサブモジュールです。
調達・在庫管理（MM）モジュールで仕入れた購買伝票を、SAP FI-APの債務伝票で扱い連携が可能となっています。
【データ連携が可能なSAP社のERP製品】
・調達・在庫管理のモジュール
「SAP 仕入先マスタ」では、経費を支払う場合の仕入れ先の管理や支払い条件の設定・購買組織の情報などが管理できます。
取引先マスタから仕入先を選択すると、仕入先マスタに定義されている名称や取引先担当者などが、自動的に入力される仕組みとなっています。
SAP社の製品は、ID連携・SSO（シングルサインオン）なども可能です。
ID連携によって情報を集中的に管理したり、SSOによって1度IDとパスワードによって認証したりすれば、複数のシステムやサービスに簡単にログインできるようになります。
例えば「SAP IdM」でID連携すれば、複数のSAPやシステムで個別に管理されているさまざまな情報の集中管理が可能です。
そのほかIDや役職・チームごとによってアクセス権限を付与したり制限したりすることもできます。
【ID連携やSSOなどが可能なSAP社のERP製品】
・SAP IdM
・SAP GRC-AC
SAPのERP製品にデータを連携させるには、以下の6つの方法があります。
利用する媒体や連携方法が異なるため、自社に合った方法でデータ連携を実行してください。
・SAP BAPI
・SAP RFC
・API
・iPaas
・EAI
・ETL
SAP BAPIは、SAPシステム内で特定の操作を実行するために標準化されたインターフェイスです。
SAP BAPIにより、SAPに入力したデータを外部システムと同期したり、非同期で連携させたりできることが大きなメリットとして挙げられます。
イメージとしては、SAP BAPIは特定の処理を実行するための「窓口」のようなものです。
SAP BAPIにより、例えばSAPで登録した仕入れ先情報を自動的に購買管理システムに登録させることができます。
RFCとは、リモートファンクションコントロールの略称で、SAPシステム間やSAPシステムと外部システムとの間の通信プロトコルのことです。
イメージとしては、RFCはSAP同士・SAPと他のシステムをつなぐ「通信経路」のようなものです。
RFCを使って、SAPの機能を他のシステムから呼び出したり、データをやりとりしたりできます。
例えば、購買管理システムからSAPに登録されている在庫状況を確認して、発注数量を調整するといった活用法が可能です。
APIとは、ほかのアプリケーションと対話するためにアプリケーションによって提供されるインターフェイスです。
特定の機能を選択的に公開し、さまざまなアプリを許可することで対話を促進します。
これにより、Webサイトとデバイス間やシステム間で相互に効果的な通信が可能になります。
例えば、SAPの購買データをBIツールに連携して、サプライヤーごとの購買金額や納期遅延率などを分析することが可能です。
Integration Platform as a Service (iPaaS) は、クラウド環境とオンプレミス環境で断片化されたアプリケーションやプロセスをつなげる一連のクラウドサービスです。
事前構築済みのコネクターと API 管理ツールを使用すれば、アプリケーションの数がいくつでもどのベンダーのものでも関係なく、統合されたフローを構築、管理、および監視可能になります。
iPaaSを使用してSAPや各種システムを連携させることで、発注から支払いまでの一連の業務を自動化させるなどの活用法があります。
EAIは、「Enterprise Application Integration」の略です。
簡単にいえば、社内で使用されているさまざまなシステムを連携させるための技術です。
EAIを利用すれば、SAP社のERP製品にメール・表計算ソフト・顧客管理システムなどの統合が可能です。
データの連携方法を視覚的に管理できるため、プログラミングの知識がない人でもアプリケーション間でデータ連携ができます。
また、EAIは複数のシステム間でリアルタイムにデータを連携する処理が得意です。
例えば、SAPの購買データとメールシステムを連携して発注書を自動送信することができます。
ETLは、形式や種類が異なるデータを変換したうえでデータベースなどに送信するためのツールです。
EAIと比べて大きな容量のデータを処理できるため、数万件以上の顧客情報や取引データなどを高速で処理し、データベースに格納可能となります。
例えば、SAPの購買履歴データと市場価格データを連携させて、価格の分析に役立てることが可能です。
SAPを導入すれば、業務効率の向上をはじめとした以下のメリットが期待できます。
自社課題の解決に役立ちそうなメリットがあれば、導入を検討してはいかがでしょうか。
・業務効率の向上
・コスト削減
・属人化防止
・コンプライアンス強化
1つ目のメリットは、業務効率の向上です。
SAPを導入すれば、財務・生産・調達・販売・在庫管理などが統合的に管理可能です。
そのため、バラバラに管理されていたデータの一貫性が確保できます。
また、SAPのERP製品はリアルタイムでのデータ収集とダッシュボード・レポート生成も可能です。
これを活用すれば、プロジェクトやビジネスの状態をリアルタイムで把握したうえで迅速な意思決定を行うことにも役立ちます。
2つ目のメリットはコスト削減です。
各部門に配置していた管理者が不要になり人件費が削減できるほか、データ管理を効率よくできるため、担当者への業務負担の軽減になります。
また、空いた時間をほかの業務に充てることもできるため、生産性の向上も期待できるでしょう。
3つ目のメリットは、属人化防止です。
属人化とは、特定の従業員以外には業務の進め方・進捗状況などが把握できない状態を指します。
つまり、担当者の不在中にトラブルが発生すると情報が確認できないほか、異動により担当者が変わった場合に引継ぎが困難となるリスクがあります。
しかし、SAPを導入すればデータ管理の方法やチェック方法が統一可能です。
そのため、属人化を防げます。
4つ目のメリットは、コンプライアンス強化です。
近年ではコンプライアンスが重視される傾向があり、しっかりと対策を取っている企業も多いでしょう。
しかし、海外企業とやり取りする場合は共通認識が異なるため、どのような言動がNGなのか完全に把握できないこともあります。
そこで役に立つのがSAPのERP製品です。
SAPはグローバル企業での導入実績が多く、各国法制度・商習慣に対応しているため、海外企業を対象としたコンプライアンス強化に役立ちます。
また、整備された環境でシステムを運用できるため、社内外からの信頼性向上につながると考えられるでしょう。
SAPを導入すれば以上のようなメリットが得られますが、反対にデメリットが発生することもあります。
・初期費用・運用コストの発生
・機能への理解と担当者のトレーニングが必要
・早期導入・運用が不可能
これらのデメリットを一見すると、企業によっては抵抗を感じることもあるでしょう。
しかし、SAPは世界中に国内法人があるほどシェアが広く好評なシステムです。
搭載された機能や完成度を考えれば、コストや導入におけるデメリットは致し方ないともいえます。
1つ目のデメリットは、初期費用・運用コストが発生することです。
SAPの初期導入には以下の費用がかかります。
・ハードウェア
・ソフトライセンス
・ベンダー費用
・アドオン開発
クラウドの場合はサーバー費用のみが発生します。
しかし、カスタマイズするにはサーバー購入費用やサーバーセッティング費用、サーバーライセンス費用などが必要になるでしょう。
初期費用・運用コストは企業規模によって異なります。
小規模の中小企業の場合は数千万円ですむこともありますが、大規模な企業や機能を大幅に拡張する場合は数十億円かかることもあります。
また、依頼するベンダーによっても金額が異なるでしょう。
そのため、十分な予算を用意したうえで導入を検討する必要があります。
2つ目のデメリットは、機能への理解と担当者のトレーニングが必要であることです。
SAPに搭載されている機能の使い方を把握して理解することはもちろん、使いこなすためには担当者のトレーニングが必要になります。
SAP導入後に使いこなすには人選に注意するほか、システム会社やSAPコンサルタントに相談して説明会や研修会を実施するなど、教育できる環境の整備も必要です。
3つ目のデメリットは、導入期間が長期化しやすいことです。
SAPの導入には、要件定義・設計・開発・テスト・導入・運用といったさまざまな工程があり、導入期間が数ヶ月から数年単位の期間を要することもあります。
そのため、導入後すぐにシステムを導入したい場合には、SAPは適していない可能性が高いです。
「SAPは導入に時間がかかるが、業務効率は向上させたい」
「SAPの導入にはコストも従業員のトレーニングも必要になるため、手軽に導入できるシステムが欲しい」
このようにお考えであれば、購買管理システムの導入がおすすめです。
この章では、intra-mart Procurement Cloudを例に、購買管理システム導入のメリットについて解説します。
購買管理システムはERPやパッケージ製品に比べ、早期導入・運用が可能な点が大きなメリットです。
クラウド上で利用できるクラウド型や、パッケージになっているものなどさまざまな形で展開されているため、自社に合ったものを導入できます。
intra-mart Procurement Cloudは、単一のプラットフォーム上にさまざまな機能を搭載しているため、多機能でありながら手軽に導入できます。
1部署1品目からのスモールスタートも可能です。
大掛かりなシステムを導入して一新するよりも、少しずつ改善を進めたい企業はスモールスタートが可能な製品・企業を検討するとよいでしょう。
購買管理システムが完全なパッケージ版以外の場合、機能の拡張やカスタマイズが可能です。
業務に必要な機能を追加したり、操作性を上げるために配置をカスタマイズできたりするものもあります。
intra-mart Procurement Cloudは、intra-mart Accel Plattformと連携することで、業務に必要な機能を追加したり、既存のワークフローにあわせて画面や帳票を調整したりするなど、カスタマイズが非常に柔軟です。
intra-mart Procurement Cloudは、intra-mart Accel PlattformやiPaaS製品と連携することで人事・販売・在庫・会計などとAPI連携が可能です。
連携可能なシステムであれば、以前から使用しているシステムで管理しているデータをintra-mart Procurement Cloudで利用することも可能です。
既存のシステムに登録されているデータの活用やシステムの移行に悩まれている場合、intra-mart Procurement Cloudで課題を解決できる見込みがあります。
SAPのERP製品はデータ連携によってより便利に使えること、データ連携の方法がいくつかあるため、自社に合った方法を選べる点も魅力的です。
しかし、コストがかかること、早期導入・運用が不可能であることなどのデメリットも存在しています。
現在は、ERPもSaaS型が求められるようになってきています。
従来のERP製品におけるデメリットであるコスト面と導入・運用までのスピードが解決できるケースもあります。
弊社では、購買や調達に関する機能を幅広く搭載したSaaS型購買管理システム「intra-mart Procurement Cloud」を提供しています。
ペーパーレスで調達やサプライヤーに関連する情報を一元管理できるため、導入していただくと調達業務の効率化・コストカット・品質向上などさまざまなメリットを実感できるでしょう。
スモールスタートによる早期導入するため担当スタッフによる導入サポートが充実しています。
初めてご相談いただく方向けの体制も整えておりますので、興味のあるかたは気軽にお問い合わせください。
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