購買業務効率化のポイント！購買システムについて解説

購買管理の業務内容とは？

調達・購買管理とは、部材を購入し、必要とする部署まで届ける一連の業務を管理することです。具体的には、下記の点に注目して管理します。

・商品の質
・必要な分量
・必要な時期
・最適な価格

企業にとって購買管理を徹底することは、大幅なコストカットや、利益最大化につながります。そのため企業にとって、購買管理は優先して取り組むべき課題のひとつといえます。

ここからは、購買管理の具体的な業務フローを下記の8ステップで解説します。

１．取引先を選定
２．見積もり依頼
３．比較・検討
４．契約・発注
５．納期管理
６．入荷・検収・検査
７．出荷
８．支払い

それぞれ順番にみていきましょう。

１．取引先を選定
仕入れ先となる取引相手をピックアップします。仕入れる商品によっては取引相手の得意不得意があらわれる可能性も少なくありません。業界内での評判や仕入れルートをチェックします。

２．見積もり依頼
取引相手が決まったら、仕入れたい商品と数量、納期など必要事項を伝えて見積もりを依頼します。見積もりの段階である程度詳細な情報を伝えておくと、発注後のトラブル防止に効果的です。

３．比較・検討
比較対象がなければ、適切な判断ができない可能性があるため、見積もりは複数のサプライヤーに依頼するのが望ましいです。見積もりが出揃った段階で、比較検討に入ります。

４．契約・発注
検討の結果選んだ取引先と契約を結び、発注をかけます。あとから認識のズレが発生しないよう、取引記録を書面で残しておくのが適切です。

５．納期管理
発注から納品までに、取引先に進捗などを確認する工程です。もしも予定外の原因で納期が遅れる場合は、別ルートからの仕入れを検討するなどの対策を講じなければなりません。

６．入荷・検収・検査
入荷先に商品が届いたら、検収・検査して数量や品質に問題がないかチェックします。仮にあとから品質異常が見つかった場合、検査の記録が重要な証拠となるため必要不可欠な工程です。

７．出荷
検査が完了したら、必要な場所まで商品を出荷します。出荷先で商品の到着が確認できれば、購買管理の一連の流れは完了です。

８．支払い
最後に、すべての条件が見積書どおりに完了したのをチェックして、取引先に代金を支払います。取り決めによっては、取引の翌月以降に支払いが発生するケースもあるでしょう。

上記のように、購買管理は全体の流れがスムーズにいくよう調整しながら、多くの人が関係して進められています。そのため、管理用のルールや業務フローをきちんと定めておくことで、誰が担当してもスムーズな購買管理が実現できます。

購買業務の管理方法とは？

ここからは調達・購買業務効率化のための管理方法について、決めておくべきルールと注意点を解説します。

まず、調達・購買管理で決めておくべきルールは、下記2点です。

・調達・購買基準の明確化
・調達・購買管理のシステム構築

それぞれ順番に解説します。

【調達・購買基準の明確化】
担当者によって調達・購買基準にばらつきがあると、調達・購買管理に統一性がありません。項目ごとに採用基準を定めて文書化し、ルールどおりに運用することで、商品の安定供給と個人の裁量による不正防止につながります。

具体的には、下記の項目で基準を設けるとよいでしょう。

・購入先
・価格の幅
・仕様・バージョン
・購入条件

【調達・購買管理のシステム構築】
調達・購買管理をシステム化することで、ルールの遵守が容易になるとともに、業務の効率化につながります。多数の人が毎回手作業で台帳を作っていては、ミスや不正が起こる可能性は少なくありません。

できるかぎりシステム化を進め、効率よく調達・購買管理できる仕組みを整えましょう。
次に、調達・購買管理でルールを決める際の注意点について、下記3点で解説します。

・調達・購買担当者はローテーションさせる
・第三者のチェックを入れる
・発注担当と支払担当は兼務させない

それぞれ順番にみていきましょう。

【調達・購買担当者はローテーションさせる】
調達・購買担当者は定期的にローテーションすることをルールに盛り込んでおきましょう。長年同じ担当者が続くと、取引先との癒着が発生する恐れがあるからです。
調達・購買管理のルールがしっかり定められていれば、担当者が変わったとしても問題なく対応できます。担当者の、最長任期などを定めておくとよいでしょう。

【第三者のチェックを入れる】
不正の防止に役立つのが、ダブルチェックです。第三者目線で内容を精査することで、全員が不正できない環境が整います。

【発注担当と支払担当は兼務させない】
業務をひとりで完結させると、人件費は削減できるものの、不正の発覚を見抜けなくなる可能性があります。発注担当と支払担当は、必ず別の社員を割り当てましょう。

購買業務のエクセル管理の問題点

従来は調達・購買管理の管理方法として、広くエクセルが使われてきました。エクセルのメリットには、下記の4点が挙げられます。

・無料で使用できる
・カスタマイズ性が高い
・他の部署と共有できる
・テンプレートが豊富にある

しかし、エクセルでの調達・購買管理にはデメリットもあります。ここからは、調達・購買管理をエクセルで管理する問題点について解説します。

具体的なデメリットの例は、下記5点です。

・業務が煩雑になる
・必要な情報が散らばっている
・入力ミスが発生する
・情報漏洩のリスクがある
・資材や在庫の最新状況が不透明になる

順番にみていきましょう。

【業務が煩雑になる】
エクセルのシートで全体を管理するとなると、毎回手作業で必要事項を入力しなければなりません。
調達・購買管理は状況が変わる頻度が高く、都度対応していては業務が煩雑になります。

【必要な情報が散らばっている】
エクセルは多くの情報を管理できる一方で、情報の検索や取り出し作業には弱い側面があります。
たとえば、必要な情報が複数のシートにまたがって記入されている場合、ひとつひとつから該当の情報を集めなければならず、時間と手間がかかってしまいます。

【入力ミスが発生する】
手入力で対応する以上、自然に発生するのが人為的ミスです。エクセルに入力を間違えると、その先の計算式にもすべて悪影響をおよぼします。
たとえば在庫の数を間違えると、調達・購買担当が在庫不足と判断して補充用の商品を発注してしまう可能性もあるでしょう。
調達・購買管理の「必要な分量」を満たしておらず、管理としては失敗です。

【情報漏洩のリスクがある】
エクセルは簡単にコピーが作成でき、外部に情報を持ち出すのが容易なため、情報漏洩のリスクがあるのもデメリットです。
たとえば漏洩し情報の中に個人情報や社外秘が含まれていた場合、調達・購買管理の担当者以外も関係者への説明に振り回されてしまう可能性があります。

【資材や在庫の最新状況が不透明になる】
最新状況の把握において、すべて手動の管理に委ねられているエクセルは不向きといえます。たとえば担当者が夕方にまとめて1日の動きを記入するのであれば、日中はエクセルを見ても実際の変化を読み取れません。

このように、エクセルでの調達・購買管理にはデメリットと限界があります。

購買システムとは？

購買管理システムとは、調達・購買管理にかかわるさまざまな業務を効率化できるシステムです。
たとえば、注文伝票の作成や見積もり依頼機能など、従来の手作業を簡単に完結できるようになります。
クラウド型のサービスであれば、データを一元管理でき、既存の自社システムにも影響を与えません。
会計システムと連携すれば、調達・購買管理だけでなく経理業務もまるごと効率化が可能です。

購買管理システムのメリット

ここからは、調達・購買管理システムのメリットについて5つ解説します。

・業務を効率化できる
・データを一元管理できる
・人為的ミスや改ざんを防げる
・情報へのアクセスを制限できる
・資材や在庫の状況を可視化できる
・それぞれ順番にみていきましょう。

【業務を効率化できる】
調達・購買管理システムの導入により、面倒な手作業は一気に無くなります。調達・購買管理システムの多くは、請求書発行や支払管理などと紐づいています。部署の垣根を超えて、これまでの仕組みを一気にリニューアルできるのが魅力です。
導入にはコストがかかるものの、調達・購買管理にかかる時間や人件費を考慮すると、コストカットにもつながるでしょう。 

【データを一元管理できる】
調達・購買管理システムのデータはクラウド上で一元管理できます。システムの中に必要な情報はすべて揃っているため、情報の検索や取り出しも簡単です。
また、パソコン上のデータは盗難や紛失の可能性がありますが、調達・購買管理システムならその心配もありません。仮に会社のパソコンが故障しても、データはクラウドに保存されているため、バックアップとしての役割も果たします。

【人為的ミスや改ざんを防げる】
調達・購買管理システムでは、一部の業務を自動化できます。そのため、手入力のように人為的なミスによる損害や、チェックにかかる時間と手間を未然に無くせるのがメリットです。
また、クラウド上の記録が書き換えられれば、必ず記録が残ります。不正や改ざんをしても発覚のリスクが高まることから、社内のコンプライアンス強化にも効果的です。

【情報へのアクセスを制限できる】
調達・購買管理システムを担当者のみが閲覧できるようにすれば、情報そのものを持ち出すことが難しいため情報漏洩のリスクを軽減できます。不審な動きがあればシステムから通知が送られてくる仕組みのサービスもあります。

【資材や在庫の状況を可視化できる】
資材や在庫の状況は、リアルタイムで更新されます。最新の状態が維持されていれば、在庫切れや無駄な発注を防ぐことが可能です。

最後に

調達・購買管理システムは、情報の一元管理、業務効率化、内部統制の強化といった利点があります。

また調達・購買管理以外のシステムと連動することで、法令への対応のほか、社内の仕組みを一気に改善できるのがメリットです。

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請求書発行や請求書受領も備えているため、手間をかけずに業務の効率化が可能です。

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